Các thiết bị nào cần phải có trong 1 công ty vừa và nhỏ?

Mình mới lập công ty, chuyện mua sắm các thiết bị văn phòng cũng là 1 bài toán khá nhức đầu vì suy nghĩ lựa chọn các thiết bị với giá cả rẻ nhất mà đáp ứng được cho công việc. Muốn chia sẽ với những bạn đang chuẩn bị thành lập công ty hoặc muốn hiện đại hóa văn phòng làm việc của mình

1. Mạng không dây: $60 (2 x $30)
Chuẩn N trở nên rẻ hơn trước nhiều. Mình đầu tư 2 cái router chuẩn N tầm 30$/ cái (có tính năng repeater) để có thể có sóng wifi khắp nơi. Tại sao phải mua vì với 60$ mình có thể gọi là trang bị cơ sở hạng tầng không dây chất lượng cao nhất để phục vụ cho việc kết nối các thiết bị hiện đại không dây sau này.

2. Máy tính: $1500 (3 x $500)
Laptop Dell màn hình từ 15.6" hoặc 17" Khoảng dưới $500 có Windows bản quyền và xài bộ Open Office cho đỡ phiền hà với luật bản quyền. Mình đầu tư 3 máy và them 3 cái bàn phím dành cho máy để bàn để nhân viên làm việc tốt hơn

3. Máy in: $300 đến $700
- Chọn dòng All in One cho đỡ tốn diện tích văn phòng và cũng dễ dàng kết nối. HP/ Canon/ Ricoh và sản phẩm mình khá thích vì có tính năng in qua mạng mà ko cần phải mua Printserver. Cuối cùng mình chọn dòng Canon 4370DN (In, Photocopy, Scan, Fax) giá $300 dùng cho ở nhà cho tiện và ko chiếm diện tích. Nhiều lúc lười lên công ty thì vẫn có thể làm việc ở nhà. Nếu nhà bác nào rộng rãi thì mình chơi dòng máy chuyện nghiệp hơn với giá cả ko mắc. Vả lại dòng HP hay Canon bơm mực rẻ, phầm mềm sử dụng dễ dàng. Riêng em này thì tớ cũng thiết lập In ấn và Fax ko dây luôn
- Ở văn phòng thì mình mua dòng máy cũ Ricoh (90%) tầm 700$. Nhưng là máy chuyên nghiệp vì có thể in với số lượng lớn. Ban đầu cũng tính thuê thôi vì giá đặt cọc 8tr. Hàng tháng phải trả tiền thuê là 750K trong vòng 18 tháng (Bằng tiền mua cái máy rồi). Vả lại bảo hành 1 năm (khấu hao 1tr/tháng) cũng ổn lúc đó có tiền chơi máy mới. Thật sự mà nói thì dòng này thay mực 1 lần khoảng 500K nhưng dùng được đến hơn 10.000 bản in mới phải bơm lại. Tính ra 1 trang tin chỉ tầm có 50VND. Ngoài ra còn có tính năng in 2 mặt đảo chiều tự động nên tiết kiệm giấy. So sánh với các dòng máy in HP/Canon loại máy dưới 800$ mình nạp mực khoảng 5 lần (80K/lần) thì phải thay 1 cartridge mới (50$). Mà dùng mực bơm cho máy mới thì hãng ko chịu bảo hành…. Mình gặp trường hợp này rồi nên hơi có kinh nghiệm vì hầu hết doanh nghiệp nhỏ đều xài mực bơm hết. Riêng máy in này mình cũng dùng cục Router chuẩn N để thiết lập in không dây luôn

3. Máy điện thoại $120 ($75 + $50)
- Truyền thống: Vì doanh nghiệp nhỏ thì cũng ko cần đến hệ thống tổng đài tốn kém. Mình thiết lập 1 đường điện thoại cố định VNPT (sẽ tích hợp dịch vụ Internet đi kèm, thanh toán thuận tiện 1 lần). Khách hàng của mình thì ở nước ngoài nhiều nên cũng có nhu cầu gọi điện thoại VoIP với giá cước rẻ hơn 90% so với truyền thống. ngai dây nhợ nên mình chơi điện thoại 2 line khoảng tầm $50 (1 line truyền thống, 1 line VoIP, có thể đàm thoại tay 3).
- Điên thoại VoIP: Do sử dụng công nghệ VoIP mình mua em Linksys Adapter giá khoảng 75$. Tương lại em này tích hợp tốt với hệ thống tổng đài mà giá ko mắc.

4. Máy Fax:
Có thể mua máy in màu không dây tích hợp với máy Fax với giá tầm 100$. Thật sự cũng không cần thiết lắm vì hiện giờ ít công ty nào làm việc qua fax mà dung email là chủ yếu. In fax thì đâu có nhiều đâu nên cũng ko lo tốn mực. Mình ko xài fax nên cũng ko đầu tư.

5. Điện thoại di động VoIP không dây $300 (6 x $50)
Có thể dung PPC/PDA/Iphone/Nokia để thiết lập điện thoại voip nhưng nhược điểm là ko thể online wifi cả ngày được vì pin kém. Mình chọn giải pháp mua điện thoại VoIP ko dây $50, phát cho nhân viên. Ban đầu chỉ dám đầu tư 6 cái thôi. Sau này có điều kiện sắm mỗi nhân viên 1 cái. Giờ quán cà phê, tòa nhà nàocũng wifi miễn phí cả nên tiết kiệm chi phí khá nhiều.
Riêng về dịch vụ VoIP mình dùng VoipDiscount, với mỗi lần mua thẻ 10E, mình được gọi miễn phí mỗi tuần 300 phút đến điện thoại bàn hay di động của hơn 40 nước trên toàn thế giới trong vòng 4 tháng. Sau 4 tháng thì họ tính 180VND/ phút tùy theo từng nước. Nếu bạn mua thẻ mới bạn lại nhận được 4 tháng gọi miễn phí.

….

Ban đầu với hơn khoảng $3000 mình đã trang bị 1 văn phòng làm việc hiện đại với công nghệ gọi là nhất thế giới hiện nay rồi. Mọi thứ đều kế nối không dây và chi phí hoạt động hầu như tốn rất ít tiền. Sau này có dời văn phòng chỉ có việc rút công tắc ra mà đi nơi khác. Chỉ cần cắm vào là hệ thống tự động kết nối mà ko cần phải có chuyên viên vi tính đến tận nơi. Không cần phải đi dây mất tính thẩm mỹ và thời gian..

Giờ thì mình có thể kiểm soát mọi công việc ngay cả mình đang ở nước ngoài

Nếu bạn chỉ đầu tư nâng cấp cho hệ thống mạng lên chuẩn N thì chỉ cần tốn có $30 mà thôi. Nhưng chuẩn N là cơ sở hạ tầng để các dịch vụ ko dây khác phát triên

Bác nào có kinh nghiệm nào tốt hơn thì chia sẽ với mọi người nhé. Mình mong qua bài viết này giúp ích cho các bác trong việc hạn chế chi phí đầu tư ban đầu. Ngoài ra, ai có nhu cầu nâng cấp văn phòng hiện đại cũng có 1 bài tham khảo bổ ích

1. Bàn ghế tủ cần thiết, quạt điện, hệ thống chiếu sáng, cây cảnh và đồ trang trí....

camera, báo động (nếu cần)

2. Thiết bị văn phòng (máy tính máy in, mạng + điện thoại...)

3. Kho và phòng trưng bày, hàng hóa trưng bày

Tùy theo quy mô và nhu cầu mà chủ DN cân nhắc thêm bớt sao cho hiệu quả và hợp lý nhất. Có thể tìm hỏi đồ cũ, thanh lý còn tốt sẽ tiết kiệm được khoảng 50%