Có nên mua máy hủy tài liệu không?
Máy hủy tài liệu là thiết bị quen thuộc trong văn phòng nhưng thực sự chưa là sản phẩm được “trọng dụng” tại thị trường Việt Nam. Sự bảo mật giấy tờ trong văn phòng là cần thiết nhưng khi những tài liệu mật dù là không dùng đến nữa cũng nên sử dụng đến máy hủy tài liệu để đảm bảo thông tin cho công ty. Vậy bài viết hôm nay sẽ đưa ra những lý do bạn nên có máy hủy tài liệu trong văn phòng.
1. Bảo mật thông tin
Với những tờ giấy bị in sai, hoặc không dùng đến chắc chắn bạn sẽ vo nát và ném vào thùng rác. Tuy nhiên đây là việc làm có thể gây hại cho doanh nghiệp. Đôi khi những tờ giấy bạn bỏ đi lại là những thông báo hoặc báo cáo quan trọng của công ty, nếu người xấu có được những tài liệu đó thì có thể sẽ có những ý đồ xấu cho công ty bạn. Thương trường là chiến trường, những tài liệu về tài chính, những số liệu càng quan trọng trong việc bảo mật. Máy hủy tài liệu sẽ giúp bạn hủy tài liệu bằng cách cắt vụn giấy mà không thể định dạng được nữa. Nhờ đó bạn có thể bảo mật nội dung những gì bạn in.
2. Tuân thủ quy định của pháp luật
Bạn nên biết rằng luật pháp cũng có những quy định về việc bảo vệ dữ liệu và những thông tin cá nhân quan trọng. Chính vì vậy việc hủy những tài liệu “nhạy cảm” của công ty là điều cần thiết.
3. Giữ văn phòng gọn gàng
Khi văn phòng có quá nhiều giấy tờ sẽ làm ảnh hưởng đến những công việc khác của bạn. Đặc biệt ảnh hưởng đến sự lưu trữ, và những lúc tìm tài liệu sẽ khó khăn hơn vì sự lộn xộn. Ngay cả những giấy tờ cũ khi bạn hủy đi cũng sẽ giúp văn phòng của bạn gọn gàng hơn.
4. Giảm số lượng rác và thùng rác
Với mỗi lần vo giấy thùng rác của bạn chắc chắn sẽ đầy nhanh hơn. Vì vậy thay vì để thùng rác chất đống với giấy tờ và phải đi đổ nhiều lần thì máy hủy tài liệu sẽ làm vụn giấy giúp bạn. Điều này làm giảm diện tích tích trữ trong thùng rác.
Máy hủy tài liệu rất tiện dụng trong việc giúp bạn hủy những tài liệu không cần thiết cũng như tài liệu cần bảo mật. Không những là giấy mà các loại thẻ cứng hay card đều không “thoát” được khả năng làm vụn của máy hủy. Đây là thiết bị chuyên dụng và cần thiết trong văn phòng. Sau bài viết này, hy vọng các bạn đã thấy được những tiện ích mà máy hủy tài liệu mang đến.