Khác biệt cơ bản của ERP so với việc duy trì nhiều PM quản lý rời rạc?
Khác biệt cơ bản của ERP so với việc duy trì nhiều PM quản lý rời rạc?
Điểm phân biệt cơ bản nhất của ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác (như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành...) là tính tích hợp. ERP chỉ là một phần mềm duy nhất và các modules của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc nhưng các modules này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính "Tổng thể hữu cơ" do các modules có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của các công ty phần mềm và cách hiểu về phần mềm ERP của chúng ta cũng khác đi so với cách hiểu về phần mềm thông thường. ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình.
Cách tổ chức nhân sự theo phòng ban của tất cả các doanh nghiệp hiện nay là cách tổ chức nhân sự theo từng nhóm mà doanh nghiệp cho là tốt nhất để có thể dễ dàng tác nghiệp và quản lý phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cách tổ chức theo phòng ban này cũng rất khác nhau từ doanh nghiệp này sang doanh nghiệp khác kể cả với các doanh nghiệp hoạt động trong cùng ngành nghề. Có một khái niệm khác trong hoạt động của doanh nghiệp là khái niệm quy trình. Nếu như cơ cấu tổ chức theo phòng ban của doanh nghiệp được thể hiện theo chiều dọc thì các bước của quy trình lại được tổ chức theo chiều ngang. Một quy trình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin (hoặc dữ liệu) đầu vào và có kết quả là hệ thống thông tin (hoặc dữ liệu) đầu ra, thông tin đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bước trước và thông tin đầu ra của bước này cũng là thông tin đầu vào của bước kế tiếp... Một điều dễ nhận ra là một quy trình hoạt động của doanh nghiệp đặc biệt là các quy trình chính có thể liên quan đến nhiều phòng ban của doanh nghiệp, tức là để cho quy trình hoạt động đến các bước sau cùng thì cần có sự tham gia về nhân sự từ nhiều phòng ban. Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự...) và như một "ốc đảo" đối với các phần mềm của phòng ban khác. Các công việc chuyển thông tin từ phòng ban này sang phòng ban khác được thực hiện một cách thủ công (như theo hình thức chuyển văn bản, copy file...) với năng xuất thấp và không có tính kiểm soát. Các modules của ERP cũng phục vụ cho các phòng ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng xuất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp.
Như vậy, ngoài cách nhìn nhận doanh nghiệp theo cơ cấu tổ chức phòng ban, cách thứ hai để phân tích hoạt động của doanh nghiệp là tìm hiểu về các quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, bạn sẽ thấy rõ nét nhất về các quy trình. Với mỗi doanh nghiệp, các quy trình được phân ra thành các quy trình sản xuất kinh doanh chính và các quy trình phụ trợ. Các quy trình sản xuất kinh doanh chính là đối tượng đầu tiên được mô phỏng trên hệ thống ERP. Một điều cần nói là rất nhiều doanh nghiệp Việt nam cho dù đã hoạt động nhiều năm nhưng vẫn không có các tài liệu về các quy trình hoạt động của mình và các tài liệu này chỉ được xây dựng dưới sự giúp đỡ của các công ty tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO.
