Vẫn đang dùng Microsoft Office Outlook 2007 thì nên biết những thủ thuật nào?

Thiết lập ban đầu cho Outlook Để thiết lập việc truy cập và quản lý tài khoản e-mail từ Outlook, bạn vào Start > Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Outlook 2007 để mở Outlook. Tại hộp thoại Outlook 2007 Startup bạn bấm Next, ở Choose E-mail Service bạn chọn Microsoft Exchange, POP3, IMAP, or HTTP rồi bấm Next. Microsoft Outlook 2007. Tại Auto Account Setup bạn đánh dấu vào Manually configure server settings or additional server types > Next. Microsoft Outlook 2007. Ở Choose E-mail Service bạn chọn Internet E-mail > Next. Microsoft Outlook 2007. Đến đây bạn chính thức bước vào phần khai báo thông tin đăng nhập, bạn khai báo các thông tin chi tiết như sau: – Your Name: Tên của bạn, sẽ được hiển thị khi bạn gửi thư đến cho người khác. – E-mail Address: Địa chỉ e-mail của bạn. – Account Type: bạn chọn IMAP hoặc POP3, trong 3 dịch vụ thư điện tử miễn phí hiện nay thì Gmail có hỗ trợ cả IMAP lẫn POP3 còn Yahoo! Mail và Hotmail chỉ hỗ trợ POP3. Riêng Yahoo! Mail thì bạn phải đăng ký tài khoản bằng Yahoo!Việt Nam với phần mở rộng @yahoo.com.vn, @ymail.com hay @rocketmail.com thì mới có POP3. Để biết thêm về IMAP và POP3 bạn hãy xem tại http://tinyurl.com/ybszt2z. Mặc định Yahoo!Mail, Hotmail đã bật sẵn giao thức POP3, riêng Gmail thì các tài khoản mới tạo sau này mới bật sẵn IMAP. còn với tài khoản có trước đây vài năm thì bạn cần kiểm tra xem giao thức IMAP trong tài khoản Gmail của bạn đã được bật lên chưa. Bạn đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình rồi chọn Cài đặt (Settings) > Chuyển tiếp và POP/IMAP (Forwarding and POP/IMAP), ở phần Truy cập qua IMAP (IMAP Access) bạn kiểm tra nếu Bật IMAP (Enable IMAP) chưa được chọn thì bạn bấm vào đó rồi chọn Lưu Thay đổi (Save Changes) (các từ trong ngoặc áp dụng cho giao diện tiếng Anh). Microsoft Outlook 2007. – Incoming mail server: Với Gmail, ở giao thức IMAP bạn điền vào imap.gmail.com, nếu là Yahoo! Mail bạn nhập pop.mail.yahoo.com.vn và nhập pop3.live.com cho Hotmail. – Outgoing mail server (SMTP): Bạn điền vào smtp.gmail.com cho Gmail, smtp.mail.yahoo.com.vn cho Yahoo! Mail và smtp.live.com cho Hotmail. – User Name: Bạn nhập tên tài khoản Gmail vào, nếu e-mail của bạn có phần mở rộng là @ymail.com, @rocketmail.com và @live.com bạn phải nhập địa chỉ e-mail vào. – Password: Mật khẩu đăng nhập. Bạn phải chắc chắn ô Require logon using Secure Password Authentication (SPA) không được chọn. Microsoft Outlook 2007. Sau đó bạn bấm vào More Settings rồi tại thẻ Outgoing Server bạn đánh dấu vào My outgoing server (SMTP) requires authentication. Microsoft Outlook 2007. Qua thẻ Advanced bạn tiếp tục làm như sau: – Nếu là tài khoản Gmail, ở Incoming server (IMAP) bạn chọn Use the following type of encrypted connection là SSL, lúc này giá trị tại Incoming server sẽ tự động thay đổi thành 993, tương tự tại Outgoing server bạn chọn TLS và gán giá trị là 587 hoặc 465 rồi bấm OK. – Trường hợp bạn dùng Hotmail (Windows Live Mail) thì vẫn thực hiện như trên nhưng đặt giá trị ở Incoming server là 995 và ở Outgoing server là 25 hoặc 587. – Riêng với Yahoo! Mail ở Outgoing server bạn chọn SSL và đặt giá trị là 465. Microsoft Outlook 2007. Trở ra hộp thiết lập, bạn bấm Test Account Settings để kiểm tra xem bạn đã khai báo đúng hết hay chưa? Microsoft Outlook 2007. Nếu kết quả tốt, bạn đóng hộp trạng thái lại rồi bấm Next > Finish là xong. Trường hợp có báo lỗi, bạn bấm chọn thẻ Errors để xem nội dung lỗi rồi thực hiện sửa lỗi, nếu không hiểu nội dung lỗi, bạn kiểm tra lại từng bước đã làm. Khi hoàn tất việc khai báo Oulook sẽ thực hiện tải thư về, phần Mail Folder sẽ xuất hiện thư mục chứa thư của bạn với đầy đủ các thư mục đã tạo ở hòm thư của mình ở cột bên trái. Các thư đến sẽ nằm trong thư mục Inbox. Muốn quản lý cùng lúc nhiều tài khoản, bạn vào trình đơn Tools > Account Settings để mở hộp thiết lập ra. Microsoft Outlook 2007. Tiếp đó, bạn bấm New và thực hiện khai báo tuần tự như ở trên. Microsoft Outlook 2007. Khai báo xong, bạn phải làm thêm thao tác chọn tài khoản mặc định để gửi thư, trong hộp Account Settings bạn chọn tài khoản rồi bấm Set as Default rồi đóng lại.

Soạn thảo thư trong Outlook Để soạn thảo một bức thư mới, bạn có 3 cách là vào trình đơn File > New > Mail Message, bấm vào nút New trên thanh công cụ hoặc dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + N. Có thể thấy phần soạn thảo của Outlook là phiên bản thu gọn của Microsoft Office Word, vì vậy ở đây xin giới thiệu sơ lược. – Định dạng thư: Tại thẻ Message, bạn có thể chọn font, cỡ chữ, màu chữ… qua phần Basic Text, phần Clipboad là nơi chuyên cho việc copy nội dung, định dạng. Nếu cần định dạng đầy đủ hơn, bạn chọn thẻ Format Text để có hệ thống định dạng tương đương với Microsoft Word 2007. – Chèn bảng, ký tự đặc biệt, hình ảnh, biểu đồ…:Điểm vượt trội khi sử dụng Microsoft Outlook là bạn dễ dàng chèn hình ảnh, biểu đồ, text box, công thức toán học…. vào nội dung thư. Tại thẻ Insertbạn thực hiện chèn các thành mình muốn vào bức thư. – Chèn tập tin đính kèm vào thư: Để chèn một tập tin đính kèm vào thư, tại thẻ Message bạn bấm Attach Filetrong phần Include rồi chọn tập tin để đính kèm lên. Bạn cần chú ý giới hạn dung lượng cho tập tin đính kèm với Gmail, Yahoo!Mail là 25MB và với Hotmail là 10MB. Nếu đang ở thẻ Insert bạn cũng có thể bấm vào nút Attach File. – Chèn chữ ký: Điều không kém phần quan trọng làm gia tăng bức thư của bạn chính là chữ ký, ở một số doanh nghiệp còn yêu cầu nhân viên đặt chữ ký bên dưới cho e-mail. Để tạo chữ ký, trong phần soạn thảo thư bạn chọn thẻ Message, sau đó trong phần Include bạn bấm vào nút Signature và chọn Signatures. Tiếp đó, tại Signatures and Stationery bạn chọn thẻ E-mail Signature và bấm New, ở trường Type a name for this signature bạn đặt tên cho chữ ký rồi bấm OK. Bước tiếp theo tại Edit signature bạn soạn thảo thông tin và định dạng font, cỡ chữ, màu chữ, chèn hình ảnh, liên kết. Ở Choose default signature bạn bấm chuột vào danh sách ở trường New messages và chọn tên chữ ký bạn đã đặt. Tương tự bạn thực hiện với trường Replies/forwards. Nếu muốn chữ ký cho hai trường hợp khác nhau, bạn tạo thêm một chữ ký khác. Trong trường hợp sử dụng nhiều tài khoản, tại E-mail Account bạn chọn và đặt chữ ký cho từng tài khoản. Trong quá trình soạn thảo bạn cũng luôn chú ý nhấn Ctrl + S để lưu các nội dung đã soạn thảo lại. – Gửi thư đi: Để gửi một lá thư việc đầu tiên bạn tiến hành viết tiêu đề thư tại Subject, soạn thảo nội dung và chọn tập tin đính kèm (nếu có). Bước cuối cùng bạn mới nhập địa chỉ thư người nhận vào phần To, mục đích chính của việc làm này là để tránh được các sai sót như quên tiêu đề, quên đính kèm tập tin. Trường hợp gửi đến đồng thời cho nhiều người, tại To bạn có thể nhập nhiều địa chỉ cùng lúc bạn có thể nhập các địa chỉ cách nhau bằng dấu chấm phẩy (;). Cc là nơi bạn có thể lựa chọn gửi một bản sao e-mail cho một hay nhiều người, người nhận sẽ biết bạn đã gửi e-mail cho những ai. Nếu bạn có lưu địa chỉ liên lạc trong sổ địa chỉ thì bấm vào nút To rồi chọn các địa chỉ cần gửi đi (chi tiết cách tạo sổ địa chỉ bạn có thể xem ở phần sau). Với các địa chỉ nhận được bản copy bạn chọn địa chỉ đó rồi bấm Cc. Trường hợp không muốn người khác biết bạn đã gửi cho những ai, bạn chọn người nhận rồi bấm Bcc. Xong, bạn bấm OKlà hoàn tất. Cuối cùng bạn bấm Send để gửi đi, nếu có nhiều tài khoản và không gửi bằng địa chỉ đã chọn làm mặc định như trong phần thiết lập, bạn bấm vào nút Accountrồi chọn tài khoản. – Hẹn giờ gửi thư: Vấn đề này được rất nhiều người quan tâm vì hầu như ai cũng có nhu cầu gửi thư đúng vào một giờ nhất định. Bạn có thể dùng một thiết lập nhỏ trong Outlook để hẹn giờ gửi thư đi. Trong Microsoft Outlook 2007, bạn soạn thảo thư bình thường. Tại thẻ Options bạn bấm vào Delay Delivery trong phần More Options. Tại Do not deliver before bạn chọn ngày, giờ mà khi đồng hồ đi qua thời gian đó thư mới được chuyển đi. Chọn xong bạn bấm Closeđể đóng hộp thiết lập lại.

Nhận thư Khi cần nhận, gửi thư bạn chỉ cần khởi động Outlook lên, Outlook sẽ thực hiện truy vấn và báo số lượng thư chưa đọc ở Inbox. Nếu bạn sử dụng nhiều tài khoản thì tại Personal Folder cũng có thư mục Inbox chứa tất cả thư chưa đọc của các tài khoản này. Để đọc thư nào, bạn bấm chuột vào thư đó và theo dõi nội dung ở khung xem trước. Muốn xem ở cửa sổ mới thì bấm đúp chuột vào thư đó. Một lưu ý quan trọng là bạn phải chờ Oulook tải xong thì mới mở thư, trong lúc đang tải nếu bạn bấm đôi chuột vào đó, thư sẽ bị đánh dấu là thư rác và đưa vào thư mục Junk E-mail. Với thư có chứa các tập tin đính kèm định dạng của Microsoft Office, Outlook cho phép bạn xem nội dung mà không cần tải về. Khi mở thư bạn có thể thấy Outlook chia thành 2 phần là Message và phần chứa tập tin đính kèm. Bạn bấm vào tập tin đính kém và chọn Preview file để xem.

Trả lời thư Để trả lời thư, bạn bấm Reply trên thanh công cụ hoặc bấm tổ hợp phím tắt Ctrl + R rồi thực hiện soạn thảo thư. Trường hợp thư được gửi đi cho nhiều người cùng lúc, bạn có thể trả lời cho tất cả mọi người bằng cách bấm Reply to All hoặc Ctrl + Shift + R. Những thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần 3) Tiêu đề sẽ được tự động thêm RE: trước tiêu đề cũ, bạn có thể thay đổi hoặc giữ lại.

Chuyển tiếp thư Khi cần chuyển tiếp nội dung thư cho một người nào đó, bạn mở thư ra rồi bấm Forward trên thanh công cụ (tổ hợp phím Ctrl + F), nếu trường hợp trả lời thư tiêu đề sẽ có thêm RE: thì khi chuyển tiếp sẽ là FW:.