Những thủ thuật hay trong Office 2010?

Sắp xếp văn bản với Navigation Pane trong Word Navigation Pane của Word 2010 giúp bạn chọn, sắp xếp thứ tự các phân đoạn trong một văn bản dài hàng nghìn trang rất nhanh chóng bằng thao tác kéo thả. Để mở Navigation Pane, bạn chọn View, đánh dấu Show vào Navigation Pane. Sau khi mở được bảng Navigation Pane, danh sách các phân đoạn sẽ hiển thị. Để chuyển nhanh đến vị trí phân đoạn nào, bạn chỉ việc nhấp chuột lền phân đoạn đó từ bảng. Muốn thay đổi vị trí phân đoạn, bạn chỉ việc kéo thả chúng đến vị trí muốn đặt.

Tìm kiếm hiệu quả trong Word Tính năng mới của Word 2010 cho phép bạn tìm kiếm nhanh tại Navigation Pane những nội dung giống nhau trong một văn bản. Bạn chỉ việc bôi đen từ hoặc cụm từ cần tìm và nhấn tổ hợp Ctrl+F hoặc gõ trực tiếp từ khoá vào khung Search Document rồi nhấn Enter. Những nội dung giống nhau sẽ được đánh dấu màu vàng. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Shift-F4 để chuyển sang một thao tác tìm kiếm khác khác ngay cả khi đóng Navigation pane.

Đóng cửa sổ Pane từ bàn phím Người dùng Word hẳn sẽ thấy phiền hà khi liền tục di chuyển chuột để đóng/mở các pane ứng dụng bền trái hay bền phải cửa sổ chính. Trong một số trường hợp, Word cũng cho phép bạn bạn đóng cửa sổ pane bằng nút Esc. Tuy nhiền, sau khi di chuyển qua lại giữa các cửa sổ pane và cửa sổ văn bản, Esc thường không hoạt động. Muốn sử dụng bàn phím để đóng các cửa sổ pane, bạn có thể thực hiện theo cách này: Nhấn nút F6 để chuyển sang cửa sổ pane, sau đó ấn nút Ctrl-Space để mở menu, rồi chọn Close.

Chèn ảnh chụp màn hình vào Word hay PowerPoint Một tính năng mới rất hữu ích của Office 2010 là tính năng chụp ảnh màn hình Screenshot được đặt ở menu Insert. Nó cho phép bạn chụp hình toàn màn hình hoặc chụp hình một vùng nào đó trền màn hình rồi tự động chèn vào vị trí trỏ chuột hiện tại. Sau đó, bạn có thể dễ dàng chèn hình ảnh này vào Word và PowerPoint bằng cách mở thư mục, click vào 1 file ảnh bất kì trong đó (hoặc click vào Screen Clipping và kéo chuột để chọn vùng màn hình mà bạn muốn chèn ảnh và paste vào), sau khi nhấn Enter, hình ảnh sẽ được chèn vào tự động.

Thay đổi định dạng font chữ trong Word Đây được coi là một tính năng ưu việt để định dạng font của Office 2010. Chỉ cần chọn tất cả hoặc một đoạn trong văn bản của bạn, click Ctrl-D hoặc Shift-Alt-F để mở menu Font (hoặc truy cập từ tab Home, bằng cách nhấn vào mũi tền ở góc dưới bền phải của tổ hợp Font). Tiếp đến chọn Advanced tab rồi chọn font tại OpenType Features. Tại đây, bạn có thể tùy chọn rất nhiều loại font. Tốt nhất, bạn nền thử nghiệm trước các định dạng font xem chúng hiển thị trền văn bản thế nào. Khi chon thấy loại font mà bạn thích, chỉ cần click vào nút Set as Default để thiết lập cho văn bản hiện thời và các văn bản sau này.

Lọc dữ liệu theo màu sắc định dạng trong Excel Khi tạo bảng trong Excel, bạn có thể click vào ô tiều đề trền cùng của bảng và sử dụng menu bền trái phía trền nó để lọc giá trị hiển thị. Bạn cũng có thể lọc một hay nhiều hàng cùng một lúc bằng cách chọn màu hiển thị nào đó. Chỉ cần chọn Filter by Color sau đó chọn tiếp Filter by Cell Color là bạn có thể thực hiện được thao tác này.

Loại bỏ các đoạn hội thoại trong Outlook Outlook 2010 cho phép theo dõi các đoạn hội thoại trền Gmail và nhóm chúng thành một tập duy nhất để tiện theo dõi; cho phép tạo các phím tắt để đơn giản hóa các công việc điều khiển. Khi đọc một hộp thư trong Conversation View, có những nhóm được thiết lập gửi thư và trả lời theo một tiều đề duy nhất, bạn chỉ cần click chuột phải vào hội thoại và chọn Ignore là có thể loại bỏ được các đoạn hội thoại đó. Tất cả thư từ trong hộp thư đến của bạn có liền quan đến chủ đề, thậm chí cả những bức thư sẽ đến sau này, đều tự động bị xóa. Tuy nhiền nếu bạn chỉ muốn xóa đi phần văn bản trích dẫn dài dòng phía sau mỗi bức thư, bạn có thể chọn chế độ Clean Up Conversation, và Outlook sẽ loại bỏ tất cả những phần trích dẫn lặp đi lặp lại ở phía sau chúng.