Hướng Dẫn Sử dụng Tổng Đài Panasonic KX-TA616BX

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG ĐIỆN THOẠI NỘI BỘ TỔNG ĐÀI PANASONIC KX-TA308BX/KX-TA616BX/KX-TES824 MỤC LỤC 1. Cách thực hiện cuộc gọi: 2 2. Cách chuyển tiếp cuộc gọi đến một máy lẻ khác: 2 3. Tự động báo rỗi: 3 4. Nhấc hộ máy: 4 5. Chờ giữ máy 4 6. Dịch vụ chuyển tiếp cuộc gọi Call forwarding 5 7. Dịch vụ khóa mã:(mã số gồm 4 chữ số) 7 8. Dịch vụ thoại hội nghị 3 bên: 7 9. Dịch vụ tự động báo thức: 8 TRANG DÀNH RIÊNG CHO NGƯỜI QUẢN TRỊ HỆ THỐNG 9 MỘT SỐ LƯU Ý TRONG QUÁ TRÌNH SỬ DỤNG HỆ THỐNG 12 1. Cách thực hiện cuộc gọi: a. Gọi nội bộ: Lưu ý: trường hợp đặc biệt gọi đến máy chủ (số 101) thì máy nội bộ chỉ cần bấm số 0 là hệ thống sẽ tự động đổ chuông đến máy 101. b. Gọi ra ngoài: Nhấc máy bấm số 9 để chiếm trung kế -> nghe thấy âm tu mời quay số thì bấm tiếp số máy cần gọi đi. Ví dụ: số máy 101 muốn gọi đến số máy ở HN là 04.7565795 thì thao tác như sau: Nhấc máy -> bấm số 9 -> nghe âm tu -> bấm tiếp 7565795. Lưu ý: Nếu máy lẻ không được quyền gọi ra ngoài thì khi bấm số 9 sẽ nghe thấy âm báo tút tút liên tục. Trường hợp máy lẻ được quyền gọi ra ngoài nhưng khi bấm số 9 cũng có âm báo tút tút liên tục thì nghĩa là khi đó đường trung kế gọi ra đang bận -> đặt máy để gọi lại sau. c. Goi lại số vừa gọi: 2. Cách chuyển tiếp cuộc gọi đến một máy lẻ khác: Khi ta đang nói chuyện và muốn chuyển cuộc gọi này đến một số máy lẻ khác thì thao tác như sau: bấm phím FLASH (hoặc bấm nhanh vào khóa tổ hợp rồi thả tay ra) khi đó sẽ nghe thấy âm tu thì bấm tiếp số máy lẻ cần chuyển đến. Ví dụ: ông A đang nói chuyện với ông B và ông B yêu cầu ông A nối máy cho ông C có số máy lẻ là 105 để ông B nói chuyện với ông C thì ông A thao tác như sau: bấm phím FLASH (hoặc dập nhanh khóa tổ hợp) lúc này ông A sẽ nghe thấy âm báo mời quan số (âm tu) -> ông A bấm tiếp số máy lẻ của ông C là 105, lúc này ông B sẽ nối thông với ông C. Lưu ý: - khi ông A thao tác bấm nút FLASH thì ông B sẽ nghe được một bản nhạc báo đợi. - Riêng máy chủ 101 muốn chuyển tiếp cuộc gọi đến một máy lẻ khác thì chỉ cần bấn nút đã gán sẵn trên máy lập trình hoặc bấm phím TRANSFER rồi bấm tiếp số máy lẻ cần chuyển tới. 3. Tự động báo rỗi: Chức năng này cho phép hệ thống sẽ đổ chuông báo cho ta biết máy lẻ bị gọi hoặc trung kế gọi ra từ trạng thái bận đã chuyển sang trạng thái rỗi. Thao tác rất đơn giản là khi ta nghe thấy âm báo bận thì bấm số 6 rồi đặt máy. Ví dụ 1: ông A gọi cho ông B (cuộc gọi nội bộ) nhưng máy ông B bận, ông A muốn tổng đài tự động báo chuông cho ông A ngay khi ông B rỗi thì ông A phải bấm tiếp số 6 rồi đặt máy. Khi ông B đặt máy (rỗi) thì lập tức tổng đài sẽ tự động đổ chuông cho ông A đồng thời cũng đổ chuông tiếp cho ông B để kết nối cuộc gọi giữa ông A và ông B. Ví dụ 2: ông A muốn gọi ra ngoài nên phải bấm số 9 để chiếm trung kế, nhưng sau khi bấm số 9 thì ông A lại nghe thấy âm báo bận tức là các trung kế đang bận, ông A muốn tổng đài tự động báo chuông cho ông A ngay khi có một trung kế rỗi thì ông A phải bấm số 6 rồi đặt máy. Khi có một trung kế rỗi lập tức tổng đài sẽ tự động đổ chuông báo cho ông A, lúc này nếu ông A nhấc máy thì sẽ nghe thấy âm mời quay số và ông A chỉ cần việc bấm số máy gọi đến là được (không cần phải bấm số 9 đầu nữa). Hủy dịch vụ: Giả sử ông A đã kích hoạt dịch vụ báo rỗi tự động (bằng việc bấm số 6 khi nghe thấy tín hiệu bận) và ông A muốn hủy dịch vụ báo tự động đi thì ông A chỉ việc nhấc máy lên rồi đặt lại máy là dịch vụ tự hủy. 4. Nhấc hộ máy: hoặc : Dịch vụ này cho phép máy lẻ “nhấc hộ” máy cho một máy lẻ khác. Ví dụ ông A nghe thấy chuông máy ông B là 105 đang kêu nhưng ông B không có trong phòng nên không có người nghe máy, ông A muốn trả lời hộ ông B từ máy của mình mà không cần phải vào phòng ông B ông A thao tác như sau: nhấc máy của mình bấm số #41 rồi bấm tiếp số máy của ông B là 105 khi đó ông cuộc gọi đến ông B sẽ được chuyển vào máy ông A. Một cách khác ông A cũng có thể “nhấc hộ” máy cho ông B bằng việc: nhấc máy -> bấm #40 -> cuộc gọi đến ông B sẽ được chuyển vào máy ông A 5. Chờ giữ máy Dịch vụ cho phép máy lẻ tạm bỏ máy (không phải kết thúc cuộc gọi) để người gọi chờ. Ví dụ ông A đang nói chuyện với ông B và ông B yêu cầu ông A giữ máy để chờ ông B (tìm sổ ghi số máy điện thoại chẳng hạn) thì ông B dập nhẹ vào khóa tổ hợp rồi đặt máy ra ngoài, khi đó ông A sẽ nghe thấy một bản nhạc chờ. Khi ông B muốn nối lại cuộc thoại với ông A thì ông B chỉ việc dập nhẹ khóa tổ hợp một lần nữa là cuộc gọi được kết nối lại. 6. Dịch vụ chuyển tiếp cuộc gọi Call forwarding Tính năng: Dịch vụ này sẽ thực hiện tự động chuyển cuộc gọi gọi đến máy A sang máy B khi máy A kích hoạt dịch vụ Call forwarding từ A sang B. Kiểu chuyển tiếp Mô tả dịch vụ All Calls Tất cả các cuộc gọi đến máy A đều được chuyển tiếp ngay tới máy B Busy or No Answer Cuộc gọi sẽ được chuyển tới máy B khi máy A không trả lời hoặc bận To Outside (CO) Line Cuộc gọi tới máy A sẽ được chuyển đến máy B (trường hợp này máy B không phải là máy nội bộ mà là một máy thuộc mạng điện thoại công cộng) Cách cài đặt dịch vụ: • All Calls: o Bước 1: Nhấc máy bấm phím FWD/DND (với máy chuyên dụng như bàn PO) hoặc bấm số 71 với máy điện thoại thường. o Bước 2: Bấm phím số 1 o Bước 3: Nhập vào số máy lẻ cần chuyển đến rồi bấm phím # để lưu việc thiết lập, khi này ta sẽ nghe thấy âm xác nhận rồi đặt máy. Ví dụ: Tại máy lẻ số 101 ta muốn cài dịch vụ chuyển cuộc gọi đến máy lẻ số 105, thì tại máy lẻ 101 (bàn PO dùng máy KX7730) ta thao tác như sau: Nhấc máy -> bấm phím FWD/DND -> bấm phím số 1 -> bấm tiếp 105 -> bấm phím # -> Có âm báo xác nhận dịch vụ đã được thiết lập thành công -> đặt máy. • Busy or No Answer: o Bước 1: Nhấc máy bấm phím FWD/DND (với máy chuyên dụng như bàn PO) hoặc bấm số 71 với máy điện thoại thường. o Bước 2: Bấm phím số 2 Bước 3: Nhập vào số máy lẻ cần chuyển đến rồi bấm phím # để lưu việc thiết lập, khi này ta sẽ nghe thấy âm xác nhận rồi đặt máy. • To Outside Line: o Bước 1: Nhấc máy bấm phím FWD/DND (với máy chuyên dụng như bàn PO) hoặc bấm số 71 với máy điện thoại thường. o Bước 2: Bấm phím số 3 o Bước 3: Nhập vào số 9 rồi nhập tiếp số máy cần chuyển đến trong mạng điện thoại công cộng rồi bấm phím # để lưu lại. Đặt máy kết thúc. Cách hủy dịch vụ: (dùng chung cho cả 3 kiểu - thực hiện tại máy đã cài dịch vụ) • Bước 1: Như trong cách thiết lập kiểu All Calls • Bước 2: Bấm phím số 0, sau đó bấm tiếp phím #, đặt máy kết thúc. 7. Dịch vụ khóa mã:(mã số gồm 4 chữ số) Khóa: Mở: Dịch vụ này cho phép máy lẻ tự đặt mã khóa máy để ngăn ngừa không cho người khác sử dụng máy của mình gọi ra ngoài. Sau khi khóa máy lẻ chỉ sử dụng được để gọi nội bộ và lưu ý là khi đã thực hiện khóa thì ta phải nhớ mã khóa (gồm đúng 4 chữ số do ta tự đặt ví dụ: 0321) bởi nếu quên mã khóa thì ta sẽ không sử dụng được chính máy của ta nữa. Trường hợp quên mã khóa thì phải lập trình lại trên tổng đài để xóa mã do máy lẻ tự đặt đi. 8. Dịch vụ thoại hội nghị 3 bên: Dịch vụ này cho phép một máy lẻ thiết lập cuộc nói chuyện đồng thời với 2 máy khác (có thể là máy lẻ nội bộ hoặc máy ở ngoài), tức là cả 3 người đều nghe thấy cuộc chuyện trò (vì lý do này người ta đặt tên là cuộc thoại hội nghị). Cách thiết lập như sau: Giả sử ông A đang nói chuyện với ông B, ông A muốn ông C cùng tham gia câu chuyện từ máy của ông C thì ông A thao tác như sau: dập nhẹ khóa tổ hợp -> bấm số gọi đến máy ông C, khi ông C nhấc máy ông A dập nhẹ tiếp khóa tổ hợp rồi bấm phím 3, sau âm báo xác nhận cuộc thoại hội nghị đã được thiếp lập thì cả 3 ông A, B, C đều có thể tham gia cuộc đàm thoại. Bất cứ ông nào muốn rời khỏi cuộc thoại thì đơn giản là chỉ cần hạ máy. 9. Dịch vụ tự động báo thức: Dịch vụ này cho phép máy lẻ đặt báo thức trên máy của mình. Khi dịch vụ được kích hoạt thì vào đúng thời điểm báo thức tổng đài sẽ tự động đổ chuông đến máy lẻ đó. Đặt báo thức: Giải thích các tham số: hh: giờ (từ 01đến 12); mm: phút (từ 00 đến 59); o: buổi sáng, 1 buổi chiều; 1: chỉ báo thức một lần, 2: báo thức hàng ngày (cứ đúng đến giờ đó hàng ngày là đổ chuông báo thức). Ví dụ: ông A muốn đặt báo thức vào 1h30 chiều ông A thao tác như sau: nhấc máy bấm 76013011# rồi đặt máy. Hủy báo thức: (chỉ có hiệu lực trước thời điểm báo thức) TRANG DÀNH RIÊNG CHO NGƯỜI QUẢN TRỊ HỆ THỐNG Chỉ thao tác được tại máy lập trình Panasonic (VD: KX-T7030; KX-T7730) và máy ở chế độ đặt máy (không được nhấc máy hoặc bấm vào nút SP-PHONE). Khi thao tác với Program thì ở máy 7730 chỉ cần bấm nút PROGRAM còn với dòng máy 7030 thì gạt nút MEMORY về vị trí Program, sau khi cài đặt xong thì phải chuyển về chế độ ban đầu bằng cách bấm nút PROGRAM (với máy 7730) lần nữa hoặc gạt nút MEMORY về vị trí SET (với máy 7030). Trừ thao tác cài đặt mục 3 còn lại các thao tác cài đặt dưới đây đều yêu cầu thủ tục Program. 1. Đặt lại ngày giờ cho hệ thống: Bấm số 0 rồi nhập vào lần lượt năm tháng ngày thứ giờ phút (nếu buổi sáng thì bấm tiếp số 0 còn buổi chiều thì bấm số 1) sau đó bấn phím AUTO DIAL/STORE để ghi lại. Lưu ý: năm chỉ nhập 2 số cuối ví dụ năm 2004 thì chỉ nhập vào là 04, tháng 2 số từ 01 đến 12, ngày từ 01 đến 31, thứ: 1 là thứ hai, 2 là thứ 3, 3 là thứ 4, 4 là thứ 5, 5 là thứ 6, 6 là thứ 7 và 0 là chủ nhật; giờ gồm 2 số từ 01 đến 12; phút từ 00 đến 59. Ví dụ: để đặt năm 2004 tháng 05 ngày 03 thứ hai, 01 giờ 30 phút chiều ta làm như sau: đầu tiên bấm nút PROGRAM sau đó bấm số 0 rồi nhập vào lần lượt 040503101301 rồi bấm nút AUTO DIAL/STORE để ghi lại, kết thúc bấm nút PROGRAM để thoát. 2. Ghi âm lời chào cho hệ thống Thông thường ta chỉ sử dụng bản tin lời chào nhằm tự động trả lời khi có cuộc gọi đến hệ thống ví dụ “xin chào mừng quý khách đã gọi điện đến công ty ABC, xin mời quý khách bấm tiếp số xxx để gặp phòng kinh doanh, bấm số yyy để gặp phòng kế toán, bấm số zzz để gặp lãnh đạo công ty hoặc bấm số 0 để gặp lễ tân.Xin cảm ơn!” và lưu ý là bản tin chỉ ghi được trong thời lượng là 60 giây. Thao tác: Bấm nút PROGRAM và bấm số 9 sau đó nhấc máy bấm số 1 sau rồi bấm số 1 tiếp sau tiếng bíp hãy đọc vào lời chào cần ghi, sau khi đọc xong bấm nút AUTO DIAL/STORE để ghi lại. Để nghe lại lời chào ta Bấm nút PROGRAM bấm số 9 sau bấm số 2 rồi bấm số 1. Nếu thấy chưa hài lòng với lời chào vừa ghi thì ta thực hiện ghi lại theo thao tác như trên, nếu thấy đạt yêu cầu thì hạ máy và bấn nút PROGRAM để thoát. 3. Chuyển đổi chế độ hoạt động Ngày/Đêm Chuyển về chế độ ngày: Nhấc máy bấm 781# nghe âm xác nhận thì đặt máy. Chuyển về chế độ đêm: Nhấc máy bấm 782# nghe âm xác nhận thì đặt máy. Chuyển về chế độ tự động: Nhấc máy bấm 780# nghe âm xác nhận thì đặt máy. Để biết hệ thống đang hoạt động ở chế độ nào thì bấm phím # màn hình sẽ hiển thị chế độ hoạt động trong 3 giây (nếu hiển thị chữ DAY tức là chế độ ngày, chữ NIGHT tức là đêm). 4. Xóa mã khóa cho toàn bộ máy lẻ Khi thực hiện chức năng này thì toàn bộ mã khóa do người sử dụng tại các máy lẻ tự đặt sẽ bị xóa hết. Chỉ thực hiện thao tác này khi người sử dụng tự đặt mã khóa cho máy của họ nhưng lại quên mất mã khóa để mở. Thao tác: bấm nút PROGRAM sau đó bấm số 8 rồi nút AUTO DIAL/STORE để ghi lại, bấm nút PROGRAM để thoát. 5. Gán số máy lẻ vào phím tắt DSS Bấm nút PROGRAM sau đó bấm phím gán DSS (nằm trên phía cạnh phải của máy sau đó bấn số 1 bấm tiếp số máy lẻ cần gán bấm nút AUTO DIAL/STORE đi ghi, làm lặp lại tương tự để gán cho bất kỳ phím DSS nào khác. Kết thúc bấm nút PROGRAM để thoát. Sau khi gán xong để gọi đến máy lẻ nào đó chỉ cần nhấc rồi máy bấm nút DSS đã gán là được. Khi thực hiện chuyển cuộc gọi cũng vậy, chỉ cần bấm nút DSS là cuộc gọi sẽ được chuyển đến máy lẻ đã gán. Lưu ý là: không được gán hết các nút DSS cho máy lẻ. Thường nếu tổng đài dùng n trung kế vào thì hệ thống sẽ tự động gán cho n nút DSS (tính từ dưới hắt lên) do đó ta chỉ nên gán tiếp từ nút DSS thứ n+1 trở lên cho máy lẻ. MỘT SỐ LƯU Ý TRONG QUÁ TRÌNH SỬ DỤNG HỆ THỐNG Bảo quản hệ thống: - Luôn giữ cho tổng đài ở nơi thoáng mát, sạch sẽ có nguồn điện lưới cấp ổn định, định kỳ vệ sinh lau chùi giữ tổng đài sạch sẽ. - Khi điện lưới không ổn định (ví dụ khi dùng khoan, máy hàn điện) hoặc khi trời mưa có sét thì nên tắt tổng đài và rút hẳn dây nguồn ra khỏi ổ cắm. - Không để tổng đài gần các nguồn sinh điện từ trường như loa, thiết bị thu phát sóng... - Không để tổng đài gần các nguyên liệu lỏng như hóa chất, xăng dầu, nước.... [b]Xử lý khi có sự cố:[/b] - Trường hợp bị mất liên lạc ra ngoài hoặc từ ngoài không gọi vào hoặc các cuộc gọi ra ngoài, gọi đến có hiện tượng ù rè khó nghe thì hãy kiểm tra tín hiệu của trung kế vào (theo số liệu bên thi công lắp đặt bàn giao) nếu không có tín hiệu hoặc tín hiệu bị ù rè từ đường dây do bên Bưu điện cung cấp thì liên hệ với Bưu điện để kiểm tra đường dây. - Trường hợp máy lẻ bị mất liên lạc hoặc nghe bị ù rè hãy kiểm tra máy đó xem còn tốt hay không bằng việc dùng một máy đang dùng tốt cắm thế vào. Nếu vẫn ù rè thì kiểm tra tiếp xúc tại đầu cắm dây. -%-