Mô tả sản phẩm: Phần mềm quản lý bán hàng đồng bộ ERP Vi-Mart Soft
ERP Vi-Mart Soft là phần mềm quản trị kinh doanh gồm nhiều modules tích hợp, trong đó các module chính là quản lý Kho, Mua hàng, Bán hàng, Đơn hàng, Khuyến mãi, Quản lý giá, Quỹ, Ngân hàng, Công nợ, và Chăm sóc khách hàng... Phần mềm được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý một chuỗi các điểm bán hàng/ các chi nhánh, các đại lý, các nhà phân phối, kinh doanh bán sỉ, bán lẻ, hoặc cả bán sỉ và bán lẻ, hệ thống siêu thị, trung tâm thương mại, ... trong nhiều lĩnh vực khác nhau, giúp nhà quản trị bao quát, quản lýtoàn bộ các nghiệp vụ kinh doanh diễn ra trong doanh nghiệp.
Các trường tim kiếm trong phần mềm cực kỳ thông minh, có thể lọc theo nhiều dạng thông tin khác nhau giúp giảm thời gian, nâng cao hiệu quả trong công việc.
Quản lý giá hàng hóa chi tiết tới từng kho, chi nhánh. Hoặc lập kế hoạch để thực hiện áp giá bántrong khoảng thời gian nhất định.
Các nghiệp vụ mua, bán, nhập, xuất, chuyển kho theo quy trình và có chức năng kiểm duyệt bảo mật cao.
Các chức năng khác như tiện ích như tổng hợp các báo cáo tự động, bảo mật hệ thống, kết nối các chi nhánh công ty hay chức năng tin nhắn, in mã vạch, … tất cả đã tạo nên một phần mềm quản lý đa dạng, hiện đại và hiệu quả.
Danh sách module chính:
o Module Quản lý kho và Mua hàng (Áp dụng quy trình phê duyệt/ xác nhận)
o Module Quản lý bán hàng (bán lẻ/bán sỉ) (Áp dụng quy trình phê duyệt/ xác nhận)
o Module Quản lý đơn hàng (Áp dụng quy trình phê duyệt/ xác nhận)
o Module Quản lý tạm ứng
o Module Quản lý công nợ phải thu
o Module Quản lý công nợ phải trả
o Module Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ (Kế hoạch doanh thu)
o Module Quản lý đối trừ công nợ
o Module Quản lý sổ quỹ tiền mặt
o Module Quản lý sổ ngân hàng
o Module Quản lý khách hàng thân thiết (thẻ KHTT, tích điểm…)
o Module Quản trị hệ thống, phân quyền người dùng
o Module Quản lý chương trình khuyến mãio
o Module chuyển kho nội bộ (Áp dụng quy trình phê duyệt/ xác nhận)
o Quản lý giám sát hành vi người dùng
o Quản lý bảo hành (hỗ trợ bảo hành theo serial/imei)
o Module Báo cáo-thống kê
o Các module khác
Mô tả chi tiết các module:
- 1. Module Quản lý Kho hàng và Mua hàng
- Quản lý danh mục phân nhóm hàng hóa (cho phép định nghĩa mô hình phân cấp- cây thư mục hàng hóa n cấp)
- Quản lý hàng hóa, số serial/ IMEI, hạn sử dụng/ bảo hành của từngserial/IMEI…
- Quản lý gia hạn sử dụng đối với từng chi tiết hàng hóa
- Danh mục nhà cung cấp: đặc biệt nhà cung cấp cũng đồng thời là khách hàng
- Danh mục chi nhánh công ty, kho hàng: Hỗ trợ không giới hạn
- Quản lý xếp hàng trong kho, thẻ kho
- Quản lý kiểm kho: so sánh số liệu thực tế và số liệu trên phần mềm, gợi ý điều chỉnh tăng hoặc giảm để cân đối số liệu.
- Quản lý kế hoạch nhập hàng, định mức, lập dự báo hàng tồn kho, hàng hết hạn sử dụng
- Quản lý sổ kho hàng hóa (dạng Pivote Table): tồn đầu, nhập, nhập trả, nhập nội bộ, xuất nội bộ, xuất bán, xuất trả, tồn cuối)...
- Hỗ trợ barcode (mã vạch)
- 2. Module quản lý Bán hàng (bán lẻ/bán sỉ)
- Giao diện thân thiện và dễ dàng cho thu ngân
- Hỗ trợ nhiều cách khác nhau để thêm mặt hàng vào hóa đơn
- Tìm kiếm mặt hàng nhanh chóng dựa trên công cụ tìm kiếm thông minh
- Cho phép định nghĩa giới hạn nợ, giới hạn số phiếu nợ, giới hạn số ngày nợ đối với từng khách hàng.
- Cho phép quản lý bán hàng theo Ca
- Ghi nhận thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng, thanh toán…
- Quản lý giá bán: cho phép lập giá bán giống nhau trên toàn công ty đối với 1 mã hàng hoặc giá bán khác nhau trên từng chi nhánh, hoặc trên từng kho. Có thể lập kế hoạch cho bảng giá bán và tự động áp dụng theo lịch đặt trước.
- Cảnh báo công nợ đến và quá hạn
Tìm kiếm phiếu bán với đa dạng các tiêu chí tìm kiếm
- 3. Module Báo Cáo-Thống kê
Bán hàng
- Báo cáo bán hàng
- Báo cáo hàng bán trả lại
- Tổng hợp bán hàng
- Báo cáo thu tiền hàng
- Báo cáo thu chi chốt ca
- Sổ chăm sóc khách hàng
- Báo cáo tăng trưởng doanh số
-Các báo cáo lợi nhuận, lãi-lỗ
- Công nợ phải thu
- Báo cáo dòng tiền
- Khách nợ đến và quá hạn
- Báo cáo đối chiếu công nợ khách hàng/nhà cung cấp
- Lịch sử mua bán
Mua hàng
- Báo cáo sổ kho: Nhập-Nhập trả,Xuất-Xuất trả, Nhập nội bộ- Xuất nội bộ, Tồn cuối. Có thể xem chi tiết của từng kho hoặc tổng cộng nhiều kho...
- Báo cáo tồn kho, hết hàng, báo cáo Quản lý serial/imei, báo cáo hạn thẻ, theo dõi hàng tồn, công nợ phải trả, báo cáo mua hàng.
Báo cáo khác
- Báo cáo thu chi và sổ quỹ tiền mặt
- Báo cáo động
- 4. Module Quản lý Công nợ phải thu
Công nợ phải thu:
- Quản lý tuổi nợ (aging), công nợ và cảnh báo công nợ quá hạn, có khả năng lập báo cáo dự báo công nợ phải thu quá hạn trong tương lai, xem được các khoản nợ khó đòi (bad-loan).
- Thanh toán công nợ linh động theo từng hóa đơn hoặc thanh toán tự động nợ cũ trả trước, nợ mới trả sau theo tuổi nợ…
- 5. Module Quản lý Công nợ phải trả
Công nợ phải trả:
- Quản lý tuổi nợ (aging), công nợ và cảnh báo công nợ quá hạn, có khả năng lậpbáo cáo dự báo công nợ phải trả quá hạn trong tương lai.
- Thanh toán linh động theo từng phiếu nhập kho, hoặc thanh toán tự động nợ cũ trả trước, nợ mới trả sau theo tuổi nợ…
- Nhắc nợ: chương trình tự động hiển thị nhắc nhở bạn các khoản nợ đến hạn phải thu/phải trả …
- 6. Module Quản lý tạm ứng
Có thể quản lý các khoản tạm ứng sau:
- Tạm ứng tiền lương cho nhân viên
- Tiền khách hàng tạm ứng trước khi nhận hàng
- Tiền ứng trước cho nhà cung cấp trước khi mua hàng
- Và các khoản ứng trước khác…
7. Module Kết nối các chi nhánh công ty
- Kết nối phần mềm máy trạm vào máy chủ ở xa qua Internet (yêu cầu có ADSL)
- Các điểm bán hàng của một doanh nghiệp có thể dùng chung 1 server
- Ưu điểm: chi phí thấp vì module này cho phép kết nối vào máy chủ ở xa mà không yêu cầu có địa chỉ IP tĩnh
- Security (bảo mật) cao. Cơ chế bảo mật xác thực CA (Certificate Authentication)
- 8. Module Quản lý quỹ tiền mặt
- Là công cụ đắc lực cho việc quản lý các khoản thu chi trong doanh nghiệp
- Có riêng module Phiếu chi/ phiếu thu để ghi chép các khoản thu chi phục vụ quản ly doanh nghiệp, và ghi chép các phiếu báo nợ, báo có khi giao dịch với ngân hàng
- Cho phép định nghĩa các lý do thu/ chi một cách dễ dàng và khoa học (tương tự nhu tài khoản kế toán).
- Báo cáo sổ quỹ bao gồm các giao dịch liên quan đến tất cả các chứng từ thu/ chi, số dư đầu kỳ và cuối kỳ. Có thể xem báo cáo theo kỳ hoặc khoảng thời gian bất kỳ. Cho phép hiệu chỉnh số dư quỹ.
- 9. Module Quản lý đơn hàng
- Đơn đặt hàng(SO-Sale Order): khách đặt hàng trước khi chuyển thành phiếu xuất bán, theo dõi trạng thái SO (hàng đã/chưa shipped, đã/ chưa lập hóa đơn Invoice, đã bị hủy (cancelled)…).
--> Cho phép áp dụng quy trình phê duyệt/ xác nhận: nhân viên sale lập phiếu SO → quản lý duyệt → kế toán xuất hóa đơn → kho xuất hàng.
- Đơn mua hàng(PO-Purchasing Order): đặt hàng của nhà cung cấp trước khi chuyển thành phiếu nhập kho, theo dõi trạng thái SO (hàng đã/chưa shipped, đã/ chưa lập hóa đơn Invoice, đã bị hủy (cancelled)…) .
--> Cho phép áp dụng quy trình phê duyệt/ xác nhận: nhân viên kho lập phiếu PO → quản lý duyệt → kế toán gửi đơn mua hàng → kho nhập hàng.
10. Module In mã vạch
- Module này sẽ giúp các công ty là nhà sản xuất, hoặc các công ty kinh doanh theo mô hình bán lẻ siêu thị nhanh chóng in ra được mã vạch để dán lên sản phẩm/ hàng hóa của mình.
- Khi in mã vạch, bạn có thể lựa chọn nhiều tiêu chí khác nhau sao cho phù hợp với nghiệp vụ quản lý của mình. Ví dụ, có in header, có in footer, có in giá, có in tiêu đề là thương hiệu của công ty…
- Có hỗ trợ da dạng các hình thức chọn đến mã hàng cần in, và đặc biệt là có thể in từ các phiếu nhập kho để có số lượng mã vạch chính xác bằng số lượng hàng nhập vào kho.
- Có hỗ trợ in bằng máy in Laser và in bằng máy in chuyên dụng… với số lượng cột tùy chọn trên trang in.
11. Module Quản lý khách hàng thân thiết
- Quản lý thẻ khách, hạng thẻ của khách hàng (Thẻ vàng, thẻ bạc,…), ngày sinh nhật của khách, hình thức nhận tin mà khách ưa thích(SMS,E-mail, Call,…), ngày tạo mã khách trên hệ thống, nhóm khách, thông tin cá nhân, thông tin công ty…
- Quản lý lịch sử giao dịch với khách hàng: số lần mua hàng, tổng tiền mua hàng, chi tiết từng lần mua, quá trình thanh toán…
- Quản lý việc in và cấp thẻ khách hàng thân thiết (thẻ đã in, đã trả, đã in nhưng chưa trả,…)
- Trích lọc thông tin khách hàng thân thiết theo ngày sinh, tháng sinh, theo ngày hết hạn thẻ…
- Gửi email cho nhóm khách được chọn: kết xuất địa chỉ email trực tiếp sang môi trường Outlook hoặc gửi thẳng qua hệ thống mail service của phần mềm
12. Module Quản trị hệ thống, phân quyền người dùng
- Quản trị nhóm user: cho phép thêm, sửa, xóa các nhóm user trong hệ thống
- Quản trị user: cho phép thêm, sửa, xóa các user. User được phân quyền vào nhóm nào thì sẽ có toàn quyền mà nhóm user đó được phân. Ngoài ra, hệ thống còn cho phép 1 user nằm trong 2 hoặc nhiều nhóm (trong trường hợp user được kiêm nghiệm nhiều công việc của các nhóm khác nhau, khi đó quyền cao nhất của các nhóm đó sẽ được áp dụng cho user).
- Khi phân quyền cho user, hệ thống còn cho phép lựa chọn các kho mà user đó được quyền truy nhập. Trong trường hợp user được phân quyền can thiệp vào dữ liệu của các kho nằm trên nhiều chi nhánh khác nhau. Khi đó, tại thời điểm đăng nhập vào hệ thống, user sẽ được nhắc là chọn chi nhánh nào cho phiên làm việc hiện hành (điều này sẽ giảm thiểu được sai sót khi user thực hiện các thao tác nhập liệu, vd: user không thể lập 1 phiếu xuất mà chọn được 2 kho của 2 chi nhánh khác nhau)
13. Module quản lý chương trình khuyến mãi
- Lập chương trình khuyến mãi, phần mềm cho phép lập khuyến mãi theo các yêu cầu như sau:
- Khuyến mãi bằng tiền/ giảm giá/ chiết khấu
- Khuyến mãi tặng hàng
- Khuyến mãi bằng cả tiền và hàng
- Bán 1 mã có thể khuyến mãi tặng nhiều mã
- Nhập theo giá khuyến mãi hoặc % khuyến mãi
- Import toàn bộ chương trình khuyễn mãi từ Excel (Nhập)
- Có thể khóa tức thời cả chương trình khuyến mãi (Khóa/ Dừng KM)
- Có thể khóa 1 mặt hàng trong trương trình khuyến mãi (Hủy)
- Tự động kết thúc đợt khuyến mãi khi hết thời gian khuyến mãi (đến ngày)
- Cho phép khuyến mãi theo giờ(Khuyến mãi Giờ vàng…)
- Chia sẻ chương trình khuyến mãi giữa các chi nhánh
14. Module quản lý chuyển kho nội bộ
- Chuyển giữa các kho trong cùng 1 chi nhánh công ty
- Chuyển kho giữa các chi nhánh khác nhau trong công ty
- Chuyển kho yêu cầu phải xác nhận (Approved), hoặc không yêu cầu xác nhận
- Điều phối viên chuyển kho có thể quản lý được trạng thái các phiếu chuyển trên toàn công ty (không chỉ trong 1 chi nhánh).
- Điều phối viên căn cứ vào báo cáo chuyển kho để nhắc nhở các thủ kho thực hiện duyệt/ xác nhận đã nhận đủ hàng theo đúng quy trình
- Nếu admin cấu hình chuyển kho giữa các chi nhánh trong công ty yêu cầu phải duyệt/ xác nhận trên hệ thống thì trước khi thủ kho nhập xác nhận, số lượng trong kho nhập sẽ chưa tăng lên, trong khi kho xuất số lượng đã giảm(có thể hàng đang trên đường được chuyển đến kho nhập…)
15. Module Bảo mật hệ thống
- Quản lý tài khoản sử dụng để đăng nhập vào chương trình
- Phân quyền người dùng: ai - được sử dụng module nào, tính năng gì, phạm vi ra sao (thêm-sửa-xóa-tìm-in-xuất)
- Log: Theo dõi tình hình đăng nhập, nhật ký sử dụng chương trình giúp bạn dễ dàng tìm ra các hành vi nghi vấn, sai phạm của người sử dụng chương trình
- Quản lý truy cập: thiết lập cửa hàng nào, với license key nào được phép truy cập vào hệ thống
- Chống tấn công từ chối dịch vụ (DOS): tự động thẩm định và từ chối quyền truy cập của các kết nối nghi vấn
- Cấu hình chính sách toàn hệ thống: cho phép tắt hoặc bật chế độ ngăn cấm việc nhập dữ liệu sai ngày tháng; sửa giá, xem giá vốn, sửa chiết khấu, sửa thuế, sửa/ đổi mặt hàng khuyến mãi đi kèm mã hàng khi bán. Chức năng này sẽ giảm thiểu được sai sót của người sử dụng và ngăn chặn được hành vi cố tình gian lận.
- Thay đổi các thông số chương trình
- Sao lưu và phục hồi dữ liệu
16. Module Tiện ích gửi email
Gửi email theo nhóm nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp được chọn: có 2 lựa chọn: kết xuất (export trực tiếp) địa chỉ email ra Outlook hoặc gửi trực tiếp qua hệ thống mail service của hệ thống
17. Module Tổng hợp báo cáo tự động (Auto-Reporting Service)
- Gửi báo cáo dưới dạng file đính kèm vào mail
- Đặt lịch để hệ thống sinh và gửi các báo cáo một cách tự động từ máy chủ tới các nhà quản lý
- Tạo sổ địa chỉ(tên, e-mail)
- Lựa chọn các mẫu báo cáo theo nhu cầu
- Chọn kiểu file để gửi attachment trong mail (Excel, PDF,HTML)
18. Module Quản lý sổ ngân hàng
- Cho phép định nghĩa nhiều tài khoản khác nhau tại nhiều ngân hàng khác nhau
- Quản lý giấy báo nợ, giấy báo có ngân hàng. Các giấy báo nợ và báo có sẽ tương tác với sổ quỹ tiền mặt một cách trực tiếp mà không cần thao tác trung gian.
- Xem và in sổ ngân hàng. Có thể xem các giao dịch với ngân hàng phát sinh trên một chi nhánh, hoặc xem trên toàn công ty.
19. Module Công ty
- Quản lý thông tin công ty
- Quản lý thông tin các kho hàng, các chi nhánh, cửa hàng
- Các ngân hàng, tài khoản ngân hàng
- Các lý do nhập, xuất, thu, chi
- Định nghĩa các loại ngoại tệ có giao dịch trên hệ thống
- Quản lý thông tin/ danh sách nhân viên
20. Module Tin nhắn
- Module này cho phép gửi thông báo nhanh đến 1,2,… hoặc toàn bộ các users trong hệ thống, có thể gửi tin nhắn kèm theo lý do cụ thể để người nhận biết loại tin nhắn một cách nhanh chóng.
- Người nhận có thể lập tức reply lại hoặc forward tin nhắn cho các thành viên user khác
- Module này rất hữu dụng cho các công ty có nhiều nhân viên làm việc trên hệ thống và có hoạt động tác nghiệp.
21. Module Quản lý đối trừ công nợ
- Đối trừ công nợ với khách hàng: Khi khách trả lại hàng, hệ thống cho phép nhà quản lý thực hiện việc đối trừ với các phiếu xuất để cân đối công nợ cho khách, đồng thời khi đưa ra báo cáo đối chiếu công nợ, mọi thông tin về việc đối trừ được thể hiện rõ và chi tiết.
- Đối trừ công nợ với nhà cung cấp: tương tự khi thực hiện đối trừ công nợ với khách hàng.
22. Module In VAT
Module này cho phép user in VAT trực tiếp từ hóa đơn bán hàng trong phần mềm một cách linh động và nhanh chóng. Cho phép user tùy chỉnh lại format (kích thước, font, số dòng, số cột,…) trên mẫu in.
23. Quản lý bảo hành (hỗ trợ bảo hành theo serial/imei)
Module bảo hành quản lý toàn bộ công việc bảo hành và dịch vụ sửa chữa:
- Quản lý hàng bảo hành/ sửa chữa
-Quản lý thu tiền dịch vụ sửa chữa
- Quản lý giao việc cho kỹ thuật sửa chữa
- Quản lý các loại lỗi/ bệnh theo từng ngành hàng
-Quản lý linh kiện thay thế, bổ sung
- Quản lý chi tiết trạng thái của hàng bảo hành sửa chữa (nhận hàng, kiểm tra, đang sửa, sửa xong, trả khách, ghi nhận chi tiết ngày giờ). Theo dõi trạng thái sửa được/ không sửa được, test chạy tốt/ test chạy không tốt của nhân viên kỹ thuật; trạng thái đã trả lại/ chưa trả lại khách của nhân viên lễ tân.
- Quản lý chuyển hàng bảo hành từ chi nhánh tới trung tâm bảo hành của công ty
24. Quản lý giám sát hành vi user
- Module này đảm bảo an toàn dữ liệu cho hệ thống, cho phép giám sát ngầm mọi tác động (Actions) (Login, Logout, Thêm, Sửa, Xóa dữ liệu) vào các chức năng của phần mềm, ghi nhận lại các tác động đó, có thể phát hiện những hành vi cố tình gian lận của nhân viên trong quá trình sử dụng.
- Có thể khôi phục lại toàn bộ dữ liệu của các chứng từ ngay cả khi đã bị xóa.
25. Module Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ
- Lập kế hoạch áp doanh số cho khách hàng, theo dõi tiến độ thực hiện và đánh giá khả năng hoàn thành kế hoạch đặt ra, từ đó có cơ sở định mức chiết khấu, thanh toán thưởng cho khách hàng.
- Có biểu đồ chart và bar minh họa.
- Lập kế hoạch và áp doanh số cho Nhân viên và Nhà cung cấp cũng tương tự với khách hàng. Căn cứ vào % hoàn thành kế hoạch của nhân viên để có hướng khen thưởng kỷ luật…
- Căn cứ vào % hoàn thành doanh số với nhà cung cấp để có cơ chế đẩy hàng và hoàn thành doanh số được giao.
- Hệ thống cho phép áp các mức doanh số theo các tháng trong năm, và tự động tính tổng doanh số cả năm
Nền tảng công nghệ
- Hệ quản trị CSDL MS SQL Server 2005/2008
- Báo cáo Crystal Report
- Công nghệ mã vạch
- Công nghệ mã hóa cao cấp
- Chuẩn font Unicode, hoàn toàn bằng tiếng Việt
- Công nghệ Webservices ( truy nhập tới máy chủ Web/ở xa)
- Hỗ trợ Client/ Server (máy trạm kết nối tới máy chủ)
- Cho phép quản lý trên quy mô mạng LAN, WAN, hoặc Internet
