| Loại phần mềm | Quản Lý Bán Hàng |
| Chức năng | A. Chức năng trong quản lý:
• Quản lý nghiệp vụ tồn, nhập và xuất hàng hóa vật tư:
. Quản lý kho/cửa hàng (nơi lưu giữ hàng hoá – vật tư)
. Quản lý hàng hoá/vật tư theo từng nhóm hàng hoá – vật tư (HHVT): Số lượng, đơn giá vốn và đơn giá mua bán.
. Xuất nhập bao gồm nhiều hình thức: chuyển kho, trả hàng, xuất/nhập với bộ phận sản xuất.
. Báo động tồn kho dưới tối thiểu.
. Giá vốn tính theo phương pháp bình quân gia quyền.
. Tự động tính toán và phát sinh hhàng loạt các báo cáo: tồn, nhập, xuất và cân đối xuất nhập tồn theo nhiều tiêu chí lọc khác nhau.
. Tự động chuyển danh sách tồn kho sang đầu kỳ kế tiếp.
. Hỗ trợ kiểm kê thông qua thiết bị kiểm kê bằng mã vạch.
• Quản lý kinh doanh mua bán hàng:
. Quản lý từng chứng từ phát sinh mua bán: Bao gồm cả chiết khấu (% hay theo giá trị).
. Chiết khấu chi tiết cho từng mặt hàng.
. Tự động áp dụng chính sách khuyến mãi trong danh sách khuyến mãi mua hàng tặng hàng thiết lập trước.
. Có thể áp dụng hình thức bán sỉ (trả chậm) và bán hàng thu trực tiếp (như siêu thị).
. Thống kê bán hàng theo ca.
. Quản lý doanh số mua bán với nhà cung cấp cũng như khách mua hàng.
. Quản lý doanh số, doanh thu của từng nhân viên kinh doanh bán hàng.
. Cung cấp danh sách khách hàng hoặc nhà cung cấp trong khoảng thời gian (nhiều tháng) bất kỳ không có giao dịch nào.
. Tự phát sinh các báo cáo về lãi lỗ và kết quả kinh doanh, thuế đầu vào và thuế đầu ra cũng như chênh lệch thuế.
. Báo cáo lãi lỗ theo từng phiếu bán hàng, hay theo từng mặt hàng.
. Bảng kê hoá đơn tài chính.
. Tạo các phiếu báo giá và khi bán hàng sẽ tự động lấy giá từ phiếu báo giá.
. Thực hiện in ấn và quản lý thời hạn bảo hành sản phẩm nếu muốn.
. Hỗ trợ thay đổi giá quy định bán cho hàng loạt mặt hàng (tăng/giảm) và cần thiết có thể lấy lại nhanh chóng giá cũ.
• Quản lý quỹ, các phiếu thu chi:
. Quản lý từng phiếu thu chi: giá trị, loại thu chi và thanh toán.
. Tự động phát sinh các báo cáo thu, chi và sổ quỹ: có thể lọc báo cáo theo nhiều tiêu chí như theo loại số chứng từ, loại phiếu, khách hàng hay nhân viên kinh doanh.
. Quản lý thanh toán chi tiết cho từng phiếu mua bán HHVT.
• Theo dõi công nợ nhà cung cấp và khách mua hàng:
. Tự tạo các báo cáo liên quan đến công nợ sau khi tập hợp các thông tin từ phát sinh mua bán hàng và các phiếu thanh toán.
. Có chức năng tạo chứng từ xác nhận xóa/hủy nợ trong các trường hợp nợ khó đòi.
. Ngoài ra còn có các báo cáo công nợ khách hàng theo khoảng thời gian bất kỳ mà người dung mong muốn (từ nhiều tháng liên tục).
. Báo cáo công nợ chi tiết theo từng phiếu mua bán hàng HHVT.
. Theo dõi thời hạn cần thanh toán chi tiết cho từng phiếu kể cả mua và bán.
. Có chức năng báo động khách hàng đã nợ quá mức cho phép đã được người dùng tự quy định trước.
B. Tính năng đáng lưu ý:
• Áp dụng với 3 mức giá bán hàng hoá khác nhau.
• Áp dụng 2 đơn vị tính cho cùng mặt hàng.
• Tạo các toa hàng (gói hàng) với từng chi tiết HHVT định sẵn hỗ trợ nhanh nghiệp vụ xuất lắp ráp hàng hóa hay bán hàng theo toa ví dụ như toa thuốc tây.
• Số lượng mặt hàng lấy chính xác đến mấy số sau dấu thập phân được người dùng tự khai báo cho hệ thống áp dụng.
• Toàn bộ hệ thống hỗ trợ khách hàng nếu có thiết bị quét mã vạch. Đặc biệt có thể nhanh chóng xuất danh sách hàng cần in mã vạch để in tem. Hỗ trợ phương pháp tự động phát sinh mã hàng 13 ký tự nếu bạn không muốn tự mình xây dựng bộ mã theo cách riêng.
• Người dùng có thể tra tồn kho và tra nợ với khách hàng lập tức tại những nghiệp vụ cần thiết nếu được phân quyền.
• Người dùng có thể tra nhanh mã hàng (mã khách) thông qua cách nhớ 1 phần tên hàng (tên khách) để hoàn thành thuận lợi phiếu bán hàng hay xuất nhập vật tư….
• Số chứng từ tự động phát sinh chính xác và khoa học.
C. Những chức năng liên quan đến an toàn và bảo mật thông tin:
• Hệ thống có thể làm việc trên máy đơn hoặc máy nối mạng.
• CSDL được bảo mật bằng mật khẩu và thêm 1 lớp bảo vệ bằng lập trình.
• Các dữ liệu quan trọng được mã hóa.
• Người truy cập phải được phân quyền do người admin phụ trách: quyền truy cập chia làm nhiều tầng: quyền cho tầng nghiệp vụ (xuất, nhập, tồn, bán hàng, quản lý kinh doanh, quản trị dữ liệu…), quyền cho tầng các giá trị đặc biệt (cho hoặc không cho xem giá mua vào, giá bán ra…), quyền cho tầng chi tiết cuối cùng (xem, sửa, xóa, in, xuất sang excel…). Bổ sung chức năng phân quyền cho nhân viên quản lý cụ thể từng kho /cửa hàng.
• Tự động sao lưu dữ liệu sau mỗi phiên làm việc, hệ thống sao lưu thứ tự liên tục 10 phiên làm việc cuối cùng dự phòng.
• Ngoài ra còn có chức năng sao lưu/nạp trả/xóa dữ liệu hàng tháng với bên ngoài.
• Chức năng nạp dữ liệu kiểu nối cho phép nối dữ liệu từ nhiều cơ sở kinh doanh ở các vị trí địa lý khác nhau vào 1 máy chính và người quản lý có thể quản lý được hoạt động của toàn bộ dữ liệu của tổng công ty.
• Ngoài ra Shoppro còn hỗ trợ tính năng tự dò tìm các sai sót liên quan đến các bộ mã khách, mã hàng, mã kho… một khi người dùng không tuân thủ các quy định như sửa xoá các mã này…Đặc biệt với chức năng xóa hoặc sửa các loại mã Shoppro luôn truy tìm xem ngày gần nhất bạn sử dụng mã này là ngày nào… nếu không tìm thấy mới cho xoá sửa.
D. Quyền sử dụng và tính không phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm:
• Mỗi một máy tính dung bản Full khách hàng hàng sẽ được cung cấp 1 khoá, với khóa này khách hàng sẽ không phụ thuộc vào nhà cung cấp Shoppro: chỉ cần lấy CD cài đặt Shoppro và sau đó copy khoá vào là chương trình lại làm việc ngay.
• Nếu khách hàng tạo bản GHOST cho ổ có cài đặt Shoppro thì chỉ cần giải nén file GHOST là hệ thống lại như ban đầu, không e ngại một loại virus nào.
• Dùng Shoppro khách hàng không cần cài bất kỳ phần mềm nào ngoài hệ điều hành Windows (tốt nhất là WinXP) và OfficeXP hoặc Office 2003 (tốt nhất là OfficeXP). Đây thực sự là giải pháp giảm chi phí tối đa cho khách hàng, câu hình máy rất đơn giản chi cần PIII chạy được MS-OfficeXP là chạy được chương trình. Không cần phải cài Framework, không cần cài SQL-Server (chúng tôi không muốn Công ty Kiến Đỏ và Bạn vi phạm sâu vào luật bản quyền sản phẩm của Microsoft bới chúng tôi cũng chính là công ty sản xuất phần mềm)...
E. Tin mới cho khách hàng đó là Shoppro-Center (bộ cài riêng cho doanh nghiệp có nhiều cửa hàng và kho nhưng không kết nối chung 01 mạng LAN):
• Hệ thống này được cài vào máy trung tâm, thực hiện chức năng tổng hợp:
- Nhận dữ liệu từ các cửa hàng về qua file gửi kèm email và tự động nạp vào máy trung tâm.
- Đồng bộ hóa các danh mục của tất cả các cửa hàng.
- Khai thác thông tin chi tiết của từng cửa hàng tương tự như mỗi máy riêng biệt ở cửa hàng.
- Tập hợp thông tin của tất cả các cửa hàng làm báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn kho và kết quả kinh doanh.
F. Giải pháp cho lãnh đạo truy xuất thông tin khi đi công tác xa thông qua internet của hệ thống Shoppro:
- Kết nối máy làm việc với internert
- Kết nối máy của Sếp với internet
- Thông qua 1 phần mềm remote desktop do chúng tôi tư vấn Sếp sẽ dễ dàng truy xuất dữ liệu vào máy làm việc như mình đang ngồi trên máy làm việc vậy.
G. Điều kiện cho hệ thống làm việc ổn định:
• Nếu các máy của khách hàng làm việc trên mạng LAN yêu cầu đường truyền dữ liệu phải ổn định và đủ tốc độ tối thiểu không gây tình trạng làm việc chậm.
• Trong tình trạng các phần mềm nền cũng như hệ điều hành không có bản quyền và virus truyền từ mạng rất nhiều nên bắt buộc các máy phải có cài các phần mềm chống virus và phải tạo bản GHOST cho từng máy đề phòng khi bị tấn công.
H. Thiết bị đi kèm:
- Máy tính PIII hoặc PIV
- Máy in laser A4 hoặc máy In kim A4: không khuyên khách hàng mua máy in kim khổ nhỏ vì giá cao (260USD) mà không thể in được các báo cáo chi tiết hoặc tổng hợp theo kổ A4. Nếu khách hàng muốn in nhiều liên nên mua máy in kim và đặt mua giấy in liên tục (EPSON LQ300+ giá khoảng 200USD), nếu in 1 liên khách hàng nên mua máy in laser để đỡ ồn và tốc độ in nhanh và chất lượng bản in đẹp và rõ ràng (Giá khoảng trên 100USD là có). Với máy khổ in A4 nhưng chúng tôi sẽ thiết kế bill in ra cho khách vào những khổ nhỏ hơn A4 một cách nhanh chóng và đơn giản.
- Nếu khách hàng có nhu cầu sử dụng máy quét mã vạch để bán hàng cho nhanh và chính xác thì cần thiết bị HandScaner (giá khoảng 190USD). Loại rẻ hơn không thể đọc được 1 số loại mã vạch. Khách hàng dùng Shoppro sẽ tiết kiệm không phải mua máy in mã vạch (giá máy in chuyên dụng này từ 400-600USD) bởi từ Shoppro qua máy in laser khách hàng có thể in được mã vạch lên giấy khổ A4 (Chúng tôi sẽ tư vấn cho khách hàng địa chỉ mua giấy decal in mã vạch). Shoppro làm việc rất tốt với Handscaner.
- Nếu khách hàng dư giả có thể trang bị thêm màn hình dành cho khách (Để khách quan sát tổng số tiền, màn hình nhỏ) giá khoảng từ 85-125USD. Shoppro làm việc luôn với thiết bị này.
- Để kiểm kê nhanh hàng hóa khách hàng có thể trang bị thiết bị kiểm kê bằng mã vạch: Dùng thiết bị này đến từng quầy và quét vào mã vạch của sản phẩm… máy sẽ cộng dồn số lượng các mặt hàng cùng mã và tạo thành 1 file trong máy. Máy này được nối vào máy tính và Shoppro sẽ nhận số liệu kiểm kê vào 1 các dễ dàng và cho ra báo cáo chênh lệch giữa tồn trên số sách và tồn thực tế.
Đặc điểm nổi trội:
- Giao diện đơn giản, không đòi hỏi người dùng biết nhiều về tin học cũng như nghiệp vụ bán hàng.
- Tính an toàn và bảo mật cao.
- Có nhiều phiên bản khác nhau cho các loại hình kinh doanh đặc thù. Khách hàng mua bản chính thức được Công ty hỗ trợ thiết kế mẫu in phiếu bán hàng theo mẫu và khổ giấy do khách yêu cầu miễn phí.
- Dữ liệu được lưu trữ liên tục theo từng phiên làm việc đảm bảo sự an toàn cao nhất... có thể tách dữ liệu hàng tháng ra lưu trữ bên ngoài hệ thống, cũng như có thể nạp lại khi nào khách có nhu cầu.
- Export dữ liệu sang Excel để phục vụ các báo cáo riêng của khách hàng.
- Sửa đổi một số phần theo ý khách hàng qua thoả thuận. |
