Phần mềm kế toán trực tuyến OnlineSpace ACCOUNTING

1. Giới thiệu tổng quát

Trong rất nhiều những phát triển vượt bậc của ngành công nghệ thông tin (CNTT) nói chung trong thời gian gần đây, chúng ta không thể không nhắc đến mạng internet và các ứng dụng của nó.

Internet đã mở ra một cánh cửa rộng mở cho người dùng là các Tổ chức, Doanh nghiệp và những người sử dụng độc lập có khả năng kết nối với mọi đối tượng khác trên toàn cầu. Internet giúp xóa bỏ khoảng cách về mặt địa lý, giúp chúng ta tiết kiệm được thời gian và chi phí.

Theo xu hướng phát triển mạnh mẽ của internet, OnlineSpace định hướng tập trung và phát triển các sản phẩm phần mềm ứng dụng trên nền tảng web và hoạt động qua môi trường internet, trong đó OnlineSpace ACCOUNTING là hệ thống phần mềm kế toán được xây dựng theo chuẩn mực kế toán Việt nam. Tuy nhiên nhờ nền tảng web, OnlineSpace ACCOUNTING tạo ra sự đột phá mới trong phần mềm kế toán và mang lại nhiều lợi ích cho Doanh nghiệp:

• GIẢM CHI PHÍ ĐẦU TƯ BẢN QUYỀN: dữ liệu tập trung, không giới hạn máy trạm sử dụng
• GIẢM CHI PHÍ TRIỂN KHAI: giao diện web, không cần cài đặt trên máy sử dụng, triển khai nhanh
• GIẢM CHI PHÍ QUẢN LÝ VÀ VẬN HÀNH: điều hành từ xa, xử lý tức thời mọi lúc mọi nơi
• LUÔN NẮM BẮT THÔNG TIN KỊP THỜI VÀ CHÍNH XÁC: dữ liệu theo mô hình tập trung, không phân tán trên từng máy sử dụng
• NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ: tức thời, chính xác, tập trung
• NÂNG CAO KHẢ NĂNG CẠNH TRANH: giảm các chi phí, thực hiện được các chính sách kinh doanh trực tuyến, tức thời

OnlineSpace ACCOUNTING phù hợp để ứng dụng quản lý cho mô hình Tập đoàn, Công ty có nhiều chi nhánh và văn phòng hoạt động ở nhiều nơi khác nhau, ứng dụng cho các đơn vị triển khai mô hình kế toán mở rộng kết nối với các hệ thống khác như quản lý phân phối, bán lẻ, bảo hành, sản xuất,…

2. Nền tảng kỹ thuật và nghiệp vụ của OnlineSpace ACCOUNTING

2.1 Nền tảng kỹ thuật

• Nền tảng công nghệ: Silverlight
• Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: MS SQL server
• Báo cáo: Crystal Report
• Chuẩn font chữ: Unicode
• Kiến trúc: kiến trúc 3 lớp rõ ràng, dễ dàng thay đổi, mở rộng và nâng cấp

2.2 Phạm vi nghiệp vụ

OnlineSpace ACCOUNTING được xây dựng theo chuẩn mực của kế toán Việt nam và luôn được cập nhật theo các Quyết định, Thông tư mới của Bộ tài chính.

OnlineSpace ACCOUNTING bao gồm các phân hệ nghiệp vụ:

• Kế toán tổng hợp
• Kế toán vốn bằng tiền
• Kế toán mua hàng – công nợ phải trả
• Kế toán bán hàng – công nợ phải thu
• Kế toán kho
• Kế toán TSCĐ, CCDC
• Kế toán chi phí giá thành
• Kế toán tiền lương
• Báo cáo thuế
• Báo cáo tài chính
• Báo cáo quản trị

Tất cả các phân hệ nghiệp vụ của OnlineSpace ACCOUNTING cung cấp đầy đủ các chứng từ nghiệp vụ và báo cáo theo chuẩn mực kế toán. Bên cạnh đó OnlineSpace ACCOUNTING còn cung cấp nhiều nghiệp vụ và báo cáo theo hướng quản trị mở rộng.

3. Những điểm nổi bật của OnlineSpace ACCOUNTING

• Phân quyền chặt chẽ và nhanh chóng: OnlineSpace ACCOUNTING cho phép phân quyền sử dụng theo nhóm quyền, phân quyền theo ngày, phân quyền theo thứ trong tuần và phân quyền theo giờ, cho copy quyền sử dụng giúp thao tác phân quyền nhanh chóng.
• Nhập dữ liệu nhanh: OnlineSpace ACCOUNTING cho phép định nghĩa các trường thông tin mặc định trong chứng từ giúp giảm bớt thao tác nhập dữ liệu, cho phép copy từ excel giúp nhập chứng từ hàng loạt một cách tự động.
• Tạo phân nhóm đa cấp: OnlineSpace ACCOUNTING cho phép định nghĩa các nhóm theo đa cấp nhằm cung cấp các báo cáo có tính phân tích dữ liệu cao.
• Định khoản tự động: OnlineSpace ACCOUNTING cho phép thiết lập chứng từ nghiệp vụ theo loại và khai báo sẵn bút toán định khoản theo loại chứng từ, giúp cho các bộ phận khác ngoài kế toán có thể cập nhật dữ liệu phát sinh dễ dàng mà không cần phải nắm cách định khoản. Bên cạnh đó, việc thiết lập định khoản tự động theo loại chứng từ giúp người dùng cập nhật dữ liệu phát sinh nhanh chóng hơn và chính xác hơn.
• Import dữ liệu từ excel: Tất cả các dạnh mục số dư và đặt biệt là chứng từ nghiệp vụ OnlineSpace ACCOUNTING đều cho phép copy dữ liệu trực tiếp từ excel theo từng phiếu hoặc nhiều phiếu cùng một lúc. Giúp cho các doanh nghiệp có thể nhập lại dữ liệu cũ đã phát sinh.
• Export dữ liệu ra excel: Tất cả các danh mục, bảng kê chứng từ và báo cáo đều cho phép xuất ra excel theo hai dạng là dữ liệu thô và theo mẫu biểu tạo sẵn trên tập tin excel.
• Báo cáo động và tiện ích: Hệ thống báo cáo trong OnlineSpace ACCOUNTING được xây dựng rất linh hoạt, trong một báo cáo, người dùng dễ dàng thay đổi điều kiện lọc, thay đổi cách thức trình bày dữ liệu như phân nhóm, dễ dàng thiết kế lại mẫu in báo cáo theo ý người dùng.
• Giao diện đa ngôn ngữ: giao diện được xây dựng theo hướng mở và đa ngôn ngữ (tiếng Việt, tiếng Anh và tiếng Khác), người sử dụng có thể tự thay đổi ngôn ngữ dễ dàng trên từng chứng từ và chọn lựa ngôn ngữ thể hiện theo từng người sử dụng.
• Dễ dàng nâng cấp và mở rộng: OnlineSpace ACCOUNTING được xây dựng theo mô hình 3 lớp rõ ràng dễ dàng cho sự nâng cấp và mở rộng chương trình.

4. Những lợi ích khi triển khai OnlineSpace ACCOUNTING

Khác hẳn với hầu hết các phần mềm kế toán đang có mặt trên thị trường, OnlineSpace ACCOUNTING là sản phẩm mang tính đột phá về mặt công nghệ phù hợp với xu hướng phát triển mạnh mẽ của công nghệ hiện tại và trong tương lai tới.

Dựa vào thế mạnh và sự đột phá về mặt công nghệ, OnlineSpace ACCOUNTING sẽ mang lại nhiều lợi ích cho Doanh nghiệp trong sử dụng và vận hành hệ thống.

4.1 Nâng cao khả năng điều hành và quản lý

• OnlineSpace ACCOUNTING cho phép quản lý nhiều đơn vị (Công ty, Chi nhánh, Của hàng, Nhà máy) trong cùng một hệ thống. Cho phép xây dựng mô hình phân cấp của các đơn vị, cho phép định nghĩa các dữ liệu dùng chung và dữ liệu dùng riêng giữa các đơn vị.
• OnlineSpace ACCOUNTING cho phép tương tác với các hệ thống khác một các trực tuyến qua môi trường internet, phù hợp với xu hướng phát triển trong tương lai. Như kết nối trực tuyến với các dịch vụ giao dịch, thanh toán trực tuyến (Cơ quan thuế, Ngân hàng, Điện lực,…)
• OnlineSpace ACCOUNTING được hoạt động theo mô hình tập trung vì vậy tất cả các dữ liệu luôn được cập nhật tức thì về máy chủ, giúp Doanh nghiệp luôn nắm bắt được thông tin chi tiết từ các đơn vị cấp dưới hoạt động ở mọi nơi.
• Dễ dàng áp các chính sách về giá, khuyến mãi, kiểm soát công nợ, tồn kho, khách hàng thân thiết,…cho các đơn vị vì chỉ cần thay đổi trực tiếp trên máy chủ mà không cần phải cập nhật tại từng đơn vị như trước đây.
• Người sử dụng có thể cập nhật dữ liệu, xem báo cáo mọi lúc mọi nơi có internet

4.2 Giảm chi phí đầu tư

• OnlineSpace ACCOUNTING được xây dựng trên nền tảng web, hoạt động tập trung và trực tuyến qua môi trường internet, chỉ cần cài đặt trên một server duy nhất giúp giảm chi phí đầu tư bản quyền của các phần mềm liên quan.
• Các máy tính sử dụng không cần phải cài đặt chương trình và kết nối với máy chủ từ mọi nơi qua mạng internet mà không cần phải đầu tư mạng riêng ảo.
• Giảm chi phí cài đặt và thiết lập chương trình trên từng máy tính sử dụng.

4.3 Giảm chi phí sử dụng

• Không giới hạn số máy sử dụng, số người sử dụng
• Không cần phải cài đặt, cập nhật, sửa chữa trên từng máy tính sử dụng
• Không phải chờ đợi nhà cung cấp chỉnh sửa chương trình, cấp bản quyền sử dụng khi có sự cố về máy tính như hư hỏng, vi rút,… vì ta có thể sử dụng bất kỳ máy tính khác để làm việc.
• Có thể làm việc ở mọi nơi và bất kỳ khi nào cần sử dụng chương trình vì vậy có thể giải quyết công việc kịp thời.

4.4 Giảm chi phí vận hành và bảo trì hệ thống

• Chỉ cần quản lý chương trình trên server không cần phải quản lý trên từng máy tính sử dụng
• IT và Nhà cung cấp có thể xử lý các sự cố liên quan từ mọi lúc mọi nơi ngay lập tức tiết kiệm thời gian chờ đợi của người dùng và thời gian di chuyển của IT và Nhà cung cấp, tiết kiệm các chi phí phát sinh.