Phần mềm quản lý văn thư tác nghiệp eDoc

• Phần mềm quản lý văn thư tác nghiệp eDoc® là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ các ứng dụng quản lý công văn, văn bản nội bộ và bên ngoài vào một hệ thống duy nhất.
• Phần mềm quản lý văn thư tác nghiệpeDoc® được ESC xây dựng và phát triển dành riêng cho các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ văn thư ở các công ty kinh doanh và cơ quan hành chính sự nghiệp. Đây là phương tiện hiện đại, sử dụng CNTT để quản lý tất cả các hoạt động hành chính, tiến tới một văn phòng không giấy.
• Phần mềm quản lý văn thư tác nghiệp eDoc® được xây dựng trên nền Web - based với các công nghệ tiên tiến nhất hiện nay và một hệ quản trị cơ sở mạnh giúp cho việc triển khai một cách dễ dàng và có tính bảo mật cao.

Lợi ích đạt được:

1. Đối với công tác văn thư:

• Quản lý và theo dõi hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ qua hệ thống phần mềm. Khắc phục được tình trạng khó kiểm soát các văn bản đang ở đâu, quá trình sử dụng chúng như thế nào? Những ai đang lưu giữ.
• Số hóa văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ vào máy tính qua hệ thống phần mềm giúp lưu trữ văn bản một cách khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm văn bản. Dễ dàng quản lý các loại giấy tờ công văn. Tránh những sai sót có thể phát sinh.
• Phân phối, luân chuyển văn bản giữa các phòng, ban, bộ phận thực hiện qua phần mềm, giúp giảm thiểu công sức và tăng hiệu quả công việc của văn thư.
• Lưu vết quá trình luân chuyển, xử lý văn bản đồng thời biết được nơi đang lưu trữ văn bản gốc.
• Tìm kiếm, tra cứu nhanh chóng và kịp thời văn bản khi có yêu cầu.
• Theo dõi, kiểm soát được tình trạng công văn mình gửi đi.
• Lập và thống kê các báo cáo chính xác;
• Tổng hợp, thống kê các văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ theo nhiều tiêu chí, các mẫu báo cáo, thống kê được thiết kế theo tiêu chuẩn ngành văn thư – lưu trữ.

2. Đối với công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo:

• Thực hiện chỉ đạo xử lý văn bản và giao việc trực tiếp qua hệ thống phần mềm một cách nhanh chóng, kịp thời giúp giảm công sức và tiết kiệm thời gian công việc. Tránh những sai sót có thể phát sinh.
• Theo dõi được một cách toàn diện tình hình xử lý công việc, hỗ trợ quá trình ra quyết định của lãnh đạo. Xử lý kịp thời tình trạng chỉ thị mình ban ra.
• Nhận công văn và phê duyệt dễ dàng.
• Tự động nhắc việc các đơn vị cấp dưới giải quyết công việc theo đúng thời hạn yêu cầu.
• Hỗ trợ lãnh đạo cơ quan và đơn vị cấp dưới trong việc đưa ra các thống kê về quá trình giải quyết công việc của các nhân viên. Các mẫu báo cáo thống kê được thiết kế theo tiêu chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

3. Đối với các đơn vị tham gia xử lý công việc được giao:

• Nhận việc, xem xét ý kiến chỉ đạo và nội dung công việc trực tiếp trên phần mềm hoặc thông qua email một cách nhanh chóng, kịp thời.
• Theo dõi được toàn diện các công việc được giao để có phương án thực hiện kịp thời. Phản hồi lại ý kiến một cách thuận tiện.
• Tiết kiệm các chi phí văn phòng, giảm được sự nhầm lẫn.
• Người sử dụng dễ dàng làm việc, sắp xếp và quản lý được công việc của mình.
• Phần mềm tự động nhắc nhở khi có công việc mới hay công việc đã quá hạn hoàn thành.
• Tra cứu văn bản, đọc văn bản trực tiếp trên máy tính.