Phần mềm quản lý khách sạn SmartHotel

Integrated SmartHotel Management Solutions

• SmartHotel được thiết kế theo Modules có thể chạy độc lập hoặc kết nối với nhau khi có yêu cầu do vậy đáp ứng linh hoạt cho mô hình kinh doanh đa điểm – mô hình đặc thù của resort, khách sạn.

• Báo cáo linh hoạt, thân thiện với người dùng.

• Giải pháp tích hợp
Ngành công nghiệp kinh doanh dịch vụ lưu trú – Sản phẩm kinh doanh chính là dịch vụ, tiện nghi phòng ở và các tiện ích cho khách hàng. Dịch vụ khách hàng được nâng lên tầm chuyên nghiệp cao.

•Tại sao chọn SmartHotel?
 Tài nguyên
Với mô hình client-server, sử lý dữ liệu chỉ tập trung tại server do vậy các
máy trạm không cần cấu hình cao. Khách hàng có thể tận dụng máy đã có
sẵn hoặc đầu tư máy trạm không tốn nhiều chi phí.

 Công nghệ
SmartHotel được xây dựng trên công nghệ tiên tiến nhất của Microsoft .NET 2005, hệ quản trị dữ liệu SQL Server Studio Express 2005 không tính phí bản quyền của Microsoft linh hoạt, khả năng lưu trữ dữ liệ lên tới 15 năm mà vẫn đảm bảo tốc độ truy cập.

Với công nghệ mới chúng tôi đã xây dựng SmartHotel có tính mở rộng rất cao. Đáp ứng nhu cầu nâng cấp hệ thống trong tương lai.

 Kết nối trực tuyến
Cho phép khách sạn, resort đăng ký PA18 trực tuyến. Mọi thông tin khách hàng kế thừa từ bộ phận tiền sảnh khi cập nhật thông tin check in khách.

Kết nối không giới hạn các đơn vị trực thuộc của đơn vị không phụ thuộc vào khu vực địa lý.

 Tích hợp thiết bị ngoại vi
SmartHotel có khả năng tích hợp với thiết bị PDA, Touch Screen, hệ thống tổng đài.

Tích hợp tổng đài chuyên nghiệp như Alcatel, Philips, Simen, Panasonic, Erison...Hệ thống có khả năng khóa điện thoại trên phòng khách khi khách check out cũng như mở điện thoại khi check in cho khách.

Cập nhật trạng thái phòng, DND, minibar, giặt ủi qua điện thoại bàn hoặc qua phần mềm SmartHotel.

Đặt phòng, kiểm tra trạng thái phòng, nhận phiếu order và tách phiếu đến các bộ phận pha chế, chế biến qua thiết bị PDA.

Tích hợp cập nhật hóa đơn & chuyển sang check out bill cho các điểm POS dùng màn hình Touch Screen.

 Vận hành và quản lý
SmartHotel được thiết kế theo mô hình dữ liệu tập trung, các ứng dụng trên máy trạm(client) truy cập dữ liệu tới server do vậy giúp quản trị hệ thống đơn giản và dễ dàng hơn. Với mô hình này việc backup, bảo mật dữ liệu được an toàn hơn, giảm chi phí vận hành.

 Giảm chi phí
Chi phí triển khai & bảo trì hệ thống thấp, do chỉ cần thiết đặt tại máy chủ,
các máy trạm bạn chỉ cần cài đặt SmartHotel Client mà không cần thiết đặt gì
thêm.

 Khả năng truy cập
SmartHotel được thiết kế cho mô hình đa người dùng, đa điểm kinh doanh.
Các máy trạm trong hệ thống mạng LAN có thể truy cập dữ liệu & xử lý thông
tin tức thời với tốc độ và bảo mật rất cao.

SmartHotel có thể nâng cấp lên mô hình mạng WAN hoặc truy cập qua
Internet. Bạn có thể truy cập vào hệ thống tại bất kỳ đâu với hệ thống bảo
mật chặt chẽ & an toàn.

 Dịch vụ hỗ trợ
Chúng tôi luôn hiểu rằng trong môi trường cạnh tranh không chỉ về chất lượng sản phẩm mà còn về chính sách hỗ trợ sau bán hàng. Để trở thành đơn vị cung cấp sản phẩm có uy tín trên thị trường SmartHotel đã xây dựng đội ngũ chuyên nghiệp trong quá trình triển khai cũng như hỗ trợ khách hàng.
Công nghệ, nhu cầu mở rộng cũng như nghiệp vụ của khách hàng thay đổi liên tục do vậy SmartHotel luôn hướng tới một sản phẩm đáp ứng nhu cầu thay đổi đó. Ngay khi có phiên bản mới chúng tôi sẽ gửi thông báo cập nhật tới khách hàng.

•Đặc điểm & tính năng nổi bật
* Đặt phòng
SmartHotel cung cấp khả năng đặt phòng thuận tiện, linh hoạt và đơn giản. Hệ thống hỗ trợ ngay tức thì thống kê số lượng phòng trống theo từng loại phòng ngay trong màn hình đặt phòng của nhân viên kinh doanh mà không cần thêm bất kỳ một thao tác nào.

Ngoài ra SmartHotel còn đưa ra hệ thống dự báo tình hình hoạt động kinh doanh, hệ thống phân tích theo đối tượng khách hàng, phân tích theo nguồn kinh doanh.

Với SmartHotel có thể hỗ trợ cho mô hình kinh doanh đa điểm. Phân hệ đặt phòng có thể nằm trong cùng địa điểm như lễ tân, kinh doanh cũng có thể ở các địa điểm vật lý khác nhau.

* Quản lý tiền sảnh
Với sơ đồ buồng phòng hiển thị nhiều chế độ, theo ngày, theo tháng, sơ đồ phòng chi tiết, trực quan giúp thao tác hàng ngày của lễ tân đơn giản và thuận tiện hơn. SmartHotel không những tạo ra quy trình chuẩn về check in, check out đồng thời hỗ trợ rất nhiều tiện ích khác nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng tại mọi thời điểm.

* Quản lý thu ngân
SmartHotel cho phép thực hiện tính năng lên hóa đơn một cách nhanh chóng, thuận tiện. Khi in check out bill cho khách, mọi dịch vụ khách hàng tại các điểm bán hàng đều tự động chuyển ngay lập tức về bộ phận lễ tân mà không cần thêm một thao tác nào khác.

SmartHotel có thể phân tách hóa đơn hoặc điều chỉnh khoản thanh toán theo nhu cầu khách hàng một cách đơn giản và nhanh chóng.

Với cơ chế hỗ trợ đa đơn vị tiền tệ. Các khoản phải thanh toán có thể tính theo nhiều đơn vị tiền tệ khác nhau, hệ thống tự động chuyển đổi theo tỷ giá được cập nhật tự động ( khi có kết nối internet) qua tỷ giá thông báo tại ngân hàng chỉ định.

Phân hệ này cung cấp cho thu ngân & kế toán theo dõi quá trình thanh toán cũng như theo dõi công nợ khách hàng.

* Thiết đặt giá
SmartHotel hỗ trợ tạo ra các gói giá khác nhau: Walkin rate, Corporate rate, Internet rate...cũng như cơ chế tính giá phòng theo giờ( Days use), cơ chế tính tiền quá giờ check out, giá bao gồm VAT, phí dịch vụ hoặc chưa bao gồm VAT, phí dịch vụ.

Không những vậy SmartHotel còn đưa ra cơ chế thiết đặt giá theo khoảng thời gian, nhiều đơn vị giá như USD Rate, VND Rate.

* Kiểm toán đêm
Đây là tính năng hết sức quan trọng và không thể thiếu trong đơn vị khách sạn, resort chuyên nghiệp. Tính năng kiểm toán đêm chủ yếu tập trung vào kiểm tra số liệu cuối ngày, cập nhật & điều chỉnh folio trong ngày, in báo cáo thống kê cuối ngày, điều chỉnh trạng thái phòng, chuyển sang ngày.

Chuyển trạng thái tự động hoặc có điều chỉnh sang phân hệ buồng phòng.

Khi kết thúc công việc kiểm toán hệ thống tự động backup dữ liệu và kết chuyển dữ liệu sang phần mềm kế toán sẵn có tại đơn vị.

Kiểm toán đêm giúp quản lý chặt chẽ và tránh sai sót về dữ liệu đồng thời khi kết thúc kiểm toán mọi giao dịch trong ngày sẽ bị khóa lại. Nếu còn sai sót người dùng phải dùng nghiệp vụ điều chỉnh lại sai sót đó(rebate)

* Quản lý buồng phòng
Phân hệ quản lý trạng thái phòng, cập nhật phiếu minibar, giặt ủi, đền bù vật dụng, quản lý bảo trì và quản lý tài sản, hàng đặt phòng.

Trạng thái phòng được kế thừa từ phân hệ lễ tân như check in->occupied, check out->vacant dirty, khách dự kiến check out->due out....Ngoài ra người dùng có thể cập nhật các trạng thái phòng khác như Out of order, out of service, repaire, dirty...

Với việc hỗ trợ hiển thị theo sơ đồ trực quan, hệ thống báo cáo đầy đủ & linh hoạt sẽ giúp trực buồng lên kế hoạch làm việc nhanh chóng & chính xác.
Cập nhật phiếu minibar, giặt ủi & báo cáo doanh thu cuối ngày.

* Quản lý kinh doanh & marketing
Mọi thông tin khách hàng đều được lưu trữ theo cơ chế chánh trùng lặp dữ liệu, thống kê lịch sử khách đặt phòng và hệ thống phân tích báo cáo đầy đủ, chi tiết điều này giúp trưởng bộ phận, nhà quản lý đưa ra đánh giá về khách hàng một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác nhất.

Ngoài ra hệ thống đưa ra báo cáo tổng hợp, phân tích dự kiến công suất phòng, bảng theo dõi số lượng đặt phòng, theo dõi tình hình hoạt động. Điều này giúp người dùng lên kế hoạch kinh doanh hiệu quả hơn.

* Tích hợp hệ thống tổng đài
Không chỉ tích hợp tính cước tổng đài một cách tự động và chuyển ra hóa đơn thanh toán cho khách khi check out. Hệ thống còn tích hợp các tính năng chuyên biệt như khóa chiều gọi khi khách check out, mở chiều gọi khi khách check in, cập nhật phiếu minibar, trạng thái phòng qua điện thoại bàn. Tính năng này giúp quá trình cập nhật phiếu minibar, giặt ủi & trạng thái phòng một cách nhanh chóng, chính xác mà không cần gọi bộ đàm đến trực buồng hay lễ tân.