Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Chi Tiết Và Chuyên Nghiệp Nhất Phát Hoàng Gia

Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Sau khi đã nghiên cứu kỹ và có những chuẩn bị cho sự kiện thì việc tiếp theo cần phải làm đó là lên một bản kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn chỉnh
Sáng tạo ý tưởng, chủ đề sự kiện

♦ Xây dựng kịch bản sự kiện, timeline chương trình

♦ Thiết kế các hạng mục cần thiết cho sự kiện như backdrop, banner, sân khấu…

♦ Chuẩn bị nguồn nhân sự trong chương trình như MC, lễ tân , PG, vũ đoàn…

♦ Lên phương án dự phòng và quản lý rủi ro

Bước 3: Thuyết trình kế hoạch và chỉnh sửa
Đây là bước quyết đinh quan trọng để bản kế hoạch của bạn được thuyết trình trước ban giám đốc, đây là bước bạn sẽ có thể lắng nghe và chỉnh sửa để bản kế hoạch của mình được chỉnh chu nhất trước khi bắt tay vào triển khai.

 

♦ Lễ tân đón khách, check in
♦ Khai mạc chương trình: MC giới thiệu đại biểu, tiết mục mở màn
♦ Tổ chức các hoạt động trong sự kiện: Thuyết trình về sản phẩm dịch vụ, các gameshow, bóc thăm trúng thưởng…
♦ Phục vụ ăn uống
♦ Kết thúc chương trình, tiễn khách và tặng quà

► Kết thúc sự kiện và nghiệm thu
Sau khi sự kiện kết thúc cần tổng hợp lại tất cả các chi phí của các bên liên quan như nhà hàng , supplier để thanh toán và nghiệm thu chương trình
Một bước quan trọng sau khi sự kiện kết thúc đó là tổng kết và đánh giá lại quá trình thực hiện sự kiện từ đó đánh giá hiệu quả sự kiện và rút ra những kinh nghiệm cho các sự kiện lần sau

♦Truyền thông sau sự kiện
♦ Chăm sóc khách hàng sau sự kiện

 

NHỮNG KỶ NĂNG CẦN CÓ CỦA MỘT NGƯỜI TỔ CHỨC SỰ KIỆN
♦ Kỹ năng Sáng tạo
Để trở thành một nhà tổ chức sự kiện giỏi không thể thiếu óc sáng tạo, khi thực hiễn tổ chức chương trình, sự kiện khác nhau đòi hỏi sự sáng tạo không ngừng, xây dựng ý tưởng mới, tạo dấu ấn cho chương trình. Thường xuyên cập nhật thông tin mới, nghĩ ra những ý tưởng độc đáo phục vụ cho các chương trình sự kiện của bạn.
Tất cả các công việc như lựa chọn địa điểm, thiết kế, trang trí, lên kịch bản, tiết mục biểu diễn nghệ thuật cho đến ý tưởng cho việc truyền đạt nội dung, thông điệp của sự kiện, ở tất cả mọi phần của sự kiện, sáng tạo đều đóng một vai trò rất quan trọng.
♦ Sự năng động
Cần tạo thói quen thích ứng với các công việc trong quá trình tổ chức, mọi điều có thể xảy ra bạn cần chuẩn bị những phương án thay đổi khác sao cho phù hợp, khả năng ứng biến nhanh là một trong những yếu tố của một event manager.
♦ Cẩn thận, tỉ mỉ
Tỉ mỉ cẩn trọng trong từng tiểu tiết nhỏ, từ những thứ nhỏ chuẩn bị tốt sẽ tạo nên những mảnh ghép hoàn hảo tạo nên một sự kiện hoàn chỉnh thành công, theo đúng mong muốn yêu cầu khách hàng. Đừng quên công tác chuẩn bị, kiểm tra, dự phòng các tình huống xảy ra.
♦ Sức khỏe và sự nhiệt huyết
Nghề làm event đòi hỏi sức khỏe, chịu vất vả, gian truân để chạy đua với thời gian sao cho kịp với tiến độ chương trình. Chưa kể là sự cạnh tranh ý tưởng giữa các event. Bên cạnh đó, event còn là nghề "đi sớm về khuy".
Để theo đuổi được đam mê bạn nên chuẩn bị cho mình một sức khỏe tốt, tràn đầy năng lượng để sẵn sàng đương đầu với các nhiệm vụ khác nhau, có những sự kiện rất căng thẳng, phải nhịn đói, đứng hàng giờ đồng hồ, áp lực cao, xử lý tình huống khó khăn, sự nguy hiểm,…
♦ Khả năng làm việc nhóm, tinh thần đồng đội
Tổ chức sự kiện không phải là công việc của một cá nhân mà cần sự kết hợp, liên kết hỗ trợ lẫn nhau của các thành viên. Để đảm bảo cho công việc thành công, hiệu quả, cần phải giao tiếp, hiểu ý các thành viên trong team, phối hợp nhịp nhàng, kết nối các thành viên lại để hướng tới mục đích chung.
♦ Khả năng Ngoại ngữ
Ngoại ngữ đang dần trở thành một thứ không thể thiếu, mang lại lợi thế cho bản thân cũng như trong công việc, trong những chương trình có người nước ngoài người tổ chức sự kiện cũng nên biết giao tiếp ngoại ngữ cơ bản để có thể xử lý các tình huống hay đơn giản là giao lưu, hướng dẫn cho khách hàng,…
♦ Kỹ năng Check List
Kỹ năng check – list không có bất kỳ khuôn mẫu nào mà hoàn toàn dựa vào những kỹ năng của bản thân. Trước thực hiện một chương trình người làm sự kiện bắt buộc phải check – list lại với Team tất cả các công việc cần thực hiện, các hạng mục, thiết bị sự kiện, nhân sự sự kiện… một cách chi tiết và chính xác nhất.
Một yêu tố rất cần thiết mà người check – list cần phải làm đó là sự cẩn trọng, tỉ mỉ, cẩn thận, chu đáo, chuyên nghiệp và một cái nhìn bao quát để đảm bảo rằng không xảy ra bất cứ thiếu sót nào trong quá trình sự kiện diễn ra

♦ Kỹ năng viết kịch bản
Kịch bản chương trình là một yếu tố bắt buộc phải có trong bất kỳ sự kiện nào. Không phải bất kỳ ai cũng có thể lên được một kịch bản chương trình hoàn thiện. để viết được một kịch bản tốt thì người viết cần có sự tư duy, có đầu óc sáng tạo và có sự am hiểu cũng như trí tưởng tượng phong phú để có thể hình dung sự kiện đó phải chạy như thế nào từ đó có thể đưa ra những ý tưởng thiết thực và độc đáo nhất
Kỹ năng viết cũng là một điều đáng phải lưu. Dù ý tưởng có tốt tới đâu, óc tư duy và trí tưởng tượng bao quát như thế nào nhưng nếu không thể diễn đạt ý tưởng đó ra thì đều vô ích.
♦ Kỹ năng viết Proposal
Proposal có thể nói là một hình thức trình bày trang trọng phần ý tưởng của những người làm sự kiện đến các khách hàng của mình.
Khi trình bày proposal cần phải thể hiện được tất cả các ý tưởng của mình về chương trình sự kiện đó bao gồm nội dung, hình ảnh, thiết kế…
Điều quan trọng là cung cấp cho người đọc proposal cho sự kiện một cách tổng quan nhất về sự kiện sắp diễn ra. Một Proposal hay, đầy đủ và thuyết phục sẽ giúp khách hàng của mình hình dung một cách tổng quan và rõ nét về chương trình sự kiện đó.
Phần trình bày Proposal cần phải đầy đủ, chi tiết và chính xác tuy nhiên cần ngắn gọn dễ hiểu. Sắp xếp và trình bày một cách có khoa học tránh làm người đọc bị rối.
♦ Kỹ năng triển khai và giám sát thực hiện
Triển khai và giám sát là hai kỹ năng bao hàm nhiều tố chất cần thiết nhất. Để hoàn thành tốt việc triển khai và giám sát hoạt động cần có những yếu tố như:
- Khả năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp là yếu tố vô cùng quan trọng. người làm sự kiện cần có khả năng giao tiếp tốt để có thể giao tiếp trao đổi thông tin với khách hàng và điều phối nhân sự, phân chia công việc và điều hành luồng công việc diễn ra một cách hiệu quả nhất.
- Khả năng quản lý thời gian: Việc lên một kế hoạch thật chi tiết và cụ thể sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian một cách tốt nhất, có thể giúp tiết kiệm một khoảng thời gian lớn cho toàn bộ ekip
- Tập trung vào từng chi tiết:



♦ Kỹ năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề và khắc phục sự cố
Đây có thể nói là kỹ năng quan trọng mà không phải bất cứ ai cũng có thể làm được. Để một chương trình sự kiện diễn ra suôn sẻ người làm sự kiện lúc nào cũng phải tập trung 100% cho sự kiện đó. Việc xảy ra sự cố trong một chương trình sự kiện nào đó đương nhiên là điều không thể tránh khỏi chính vì vậy người làm sự kiện cần có một cái đầu tỉnh tảo để có thể nhanh nhạy xử lý được những tình huống đó tránh gây ảnh hưởng đến chương trình và phiền lòng tới khách hàng của mình.
Và sau khi chương trình kết thúc người làm sự kiện cũng cần có thái độ biết nhận lỗi về những sự cố trong quá trình chương trình diễn ra, và cũng cần có những lập luận lý lẽ để giải thích và trình bày cho khách hàng hiểu về nguyên nhân của những sự cố đó.
Nếu bạn sỡ hữu những tố chất nêu trên Phát Hoàng Gia tin rằng bạn đã sẵn sàng trở thành người tổ chức sự kiện góp mặt tại các event chương trình quan trọng. Chúc bạn thành công!