Cách Sắp Xếp Hóa Đơn, Chứng Từ Kế Toán.

Rất nhiều bạn kế toán đã đi làm còn băn khoăn về sổ sách hóa đơn chứng từ, chúng ta chưa biết cách sắp xếp làm sao cho dễ tìm và hiệu quả nhất khi cần đến. Để giải quyết những khó khăn đó cho các bạn, từ những kinh nghiệm thực tiễn và trải nghiệm nhiều năm trong dịch vụ kế toán, công ty Luật Newvision xin đúc kết lại và chia sẻ với các bạn một số kinh nghiệm như sau:

1.SỔ KẾ TOÁN : (hình thức nhật ký chung)

– Sổ nhật ký chung

– Sổ nhật ký thu tiền

– Sổ nhật ký chi tiền

– Sổ nhật ký mua hàng

– Sổ nhật ký bán hàng

– Sổ cái tài khoản: tất cả các TK phát sinh

– Sổ chi tiết tài khoản

– Sổ quỹ tiền mặt

– Sổ tiền gửi ngân hàng (chi tiết từng ngân hàng)

– Bảng trích khấu hao tài sản cố định

– Thẻ tài sản cố định

– Bảng phân bổ CCDC

– Bảng chi tiết nhập xuất tồn hàng hóa

– Thẻ kho

– Sổ chi tiết công nợ phải thu

– Sổ chi tiết công nợ phải trả

– Biên bản đối chiếu công nợ đến hết năm tài chính

– Sổ chi tiết tiền vay

Các sổ khác theo yêu cầu quản lý của DN

2. HỒ SƠ KHAI THUẾ NĂM

– Báo cáo tài chính

– Quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp

– Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân

QUÝ

– Tờ khai thuế Thu nhập doanh nghiệp tạm tính

– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

– Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân

THÁNG

– Tờ khai thuế giá trị gia tăng

HÓA ĐƠN

Nếu là hóa đơn đặt in cần có:

– Hợp đồng in hóa đơn (kèm biên bản hủy kẽm,biên bản giao nhận hóa đơn, thanh lý hợp đồng…)

– Thông báo phát hành hóa đơn

CÁC HỒ SƠ KHÁC:

– Giấy phép đăng ký kinh doanh

– Tờ khai thuế môn bài

– Mẫu 08 về đăng ký tài khoản ngân hàng

– Mẫu 06 về đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp thuế GTGT khấu trừ (đối với

DN có doanh thu dưới 1 tỷ năm 2012 đến 2013)

– Giấy nộp tiền và bảng kê các khoản phát sinh và nộp ngân sách nhà nước

3. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN:

Các chứng từ thu và chi nên để riêng, phiếu chi – thu phải đánh số thứ tự theo ngày tháng phát sinh chi phí và để trên rồi kẹp hóa đơn và các chứng từ liên quan đến chi phí ở sau. Hóa đơn được trả bằng tiền mặt thi đi kèm với phiếu chi. Nếu trả bằng tiền gửi ngân hàng thì đi kèm ủy nhiệm chi. sắp xếp theo thứ tự số phiếu chi và nên xếp theo từng tháng

Chứng từ gốc mua vào (hóa đơn mua vào từ 20 triệu trở lên kẹp với ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt), bán ra xếp theo thứ tự kê khai của

tờ khai thuế GTGT.

Ngoài ra hóa đơn mua vào, bán ra phô tô để kẹp với các chứng từ khác :

– Phiếu thu: kẹp với liên 3 của hóa đơn GTGT, cuống séc rút tiền TK ngân hàng vàcác chứng từ liên quan khác…

– Phiếu chi: kẹp với hóa đơn mua vào, giấy nộp tiền vào TK ngân hàng, đề nghị tạm

ứng và các chứng từ liên quan khác

– Phiếu nhập kho (hàng hóa): kẹp với hóa đơn mua vào là hàng hóa

– Phiếu xuất kho (hàng hóa): kẹp với hóa đơn bán ra liên 3

– Phiếu kế toán khác

– Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn 01/TNDN

– Sổ phụ tài khoản ngân hàng

(Tất cả các phiếu đều được đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn)

4.HỒ SƠ LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG:

– Hồ sơ của người lao động

– Hợp đồng lao động

– Các quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương…

– Bảng chấm công

– Bảng thanh toán tiền lương

– Đăng ký giảm trừ gia cảnh

– Bảng cam kết 23/CK-TNCN nếu có HĐLĐ dưới 3 tháng mà không khấu trừ 10% thuế TNCN

– Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN

– Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động

– Bảng thông báo bảo hiểm và chứng từ nộp tiền BH

*CHÚ Ý:

5. HỢP ĐỒNG:

– Hợp đồng mua vào
– Hợp đồng bán ra
– Tờ khai hải quan (nếu có hàng hóa xuất khẩu).
– Hồ sơ dự toán quyết toán công trình kèm theo bản photo các chi phí liên quan (nếu là DN xây dựng)
– Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu.

Tùy theo thực tế của mỗi doanh nghiệp mà có thêm các hồ sơ chứng từ khác

Bạn sắp xếp sao cho khi quyết toán Cán bộ thuế hỏi đến cái gì là có thể biết ngay nó ở đâu và tìm ra một cách nhanh nhất!
Đây là một số kinh nghiệm cá nhân của mình, chia sẻ cùng các bạn!

Cần tách riêng HĐ, PT, PC, PN, PX và xếp theo số thứ tự của nó là để:

– Cùng loại nên chúng cùng kích cỡ, dễ xếp cho ngay ngắn.

– Đối chiếu với sổ cái tài khoản dễ dàng (vào sổ có trùng hay sót tờ nào không …).

– Hóa đơn đầu ra, đầu vào nên xếp theo thứ tự đã khai trên tờ khai hàng tháng để sau này Thuế kiểm tra được nhanh, mà trước khi Thuế kiểm tra mình phải tự kiểm đếm lại xem có sai sót tờ nào không …

…
Riêng hóa đơn đầu ra đầu vào thì nên cặp lại theo từng tháng tương ứng với tờ khai mỗi tháng; còn các

loại phiếu khác thì tùy theo nhiều ít mà cặp lại theo từng tháng hay từng quý hoặc năm.

Mỗi kế toán sẽ có một cách sắp xếp sao cho thuận lợi nhất để khi cần đến là mình có thể xác định ngay được giấy tờ mình cần.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

     Hãy liên ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí

     Phòng Tư Vấn Kế Toán - VP Luật Newvision Law

     Địa chỉ:  Ngõ 6 - Phạm văn Đồng, Q.Cầu Giấy, TP. Hà Nội .

     Điện thoại: 04.6682.7986 / 6682.8986

      Email: hanoi@newvisionlaw.com.vn 

     Hỗ Trợ 24/7 : Skype : nguyendat235 & yahoo : luatsutraloi 

    Hotline: 0985 928 544 - Luật Sư Nguyễn Văn Tuấn 

Công ty Luật chúng tôi chuyên tư vấn giải quyết  :  tư vấn ly hôn đơn phương , dịch vụ ly hôn đơn phương , thủ tục ly hôn đơn phương ,luật sư bào chữa,luật sư tranh tụng, luật sư tư vấn , mua bán doanh nghiệp , mua bán công ty