Phần Mềm Tổ Chức Đại Hôi Cổ Đông Bằng Hệ Thống Mã Số Mã Vạch

GIỚI THIỆU PHẦN MỀM TỔ CHỨC ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG

1. 
   I.                   GIỚI THIỆU CHUNG

         Mùa Đại Hội Cổ Đông thường niên sắp đến gần, đây là một trong những sự kiện trọng đại thường niên của năm, nó quan trọng không chỉ bởi tính pháp lý bắt buộc phải tổ chức, mà nó quan trọng vì đây là cơ hội xây dựng hình ảnh thương hiệu của Công ty ra công chúng, là ấn tượng đẹp trong lòng các cổ đông đến dự.

Để chuẩn bị cho sự kiện này quý đơn vị phải tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức, nào là nhận dữ liệu từ trung tâm chứng khoán gửi về, in ấn tài liệu và thư mời tham dự cho các cổ đông, gửi thư và chốt danh sách đăng ký…. Với số lượng cổ đông lớn công việc trở nên khó khăn và khó kiểm soát, dễ sai sót trong chuyện gửi thư mời. Phức tạp nhất là những vấn đề biểu quyết phát sinh trong đại hội và áp dụng quy tắc bầu dồn phiếu. Nguy hiểm hơn là sai sót trong khâu kiểm phiếu biểu quyết và bầu cử dẫn đến tình trạng thiếu chính xác và thiếu tính minh bạch.

Hiểu được những khó khăn đó, ATO với những kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức Đại hội cổ đông đã xây dựng và phát triển phần mềm “Tổ chức quản lý đại hội cổ đông”. Sản phẩm là sự kết hợp giữa kinh nghiệm tổ chức, cập nhật liên tục về luật chứng khoán cộng với việc ứng dụng công nghệ mã vạch trong công tác gửi thư mời và thống kê cổ đông. Giờ đây những khó khăn và vướng mắc của quý đơn vị vào những dịp như thế này sẽ được giải tỏa hãy giao nhiệm vụ đó cho chúng tôi. Dưới sự hỗ trợ của phần mềm tổ chức đại hội cổ đông chúng tôi sẽ làm toàn bộ phần việc của quý đơn vị để có một đại hội cổ đông thành công tốt đẹp.

  Phần mềm tổ chức đại hội cổ đông thực hiện các chức năng sau:
- Nhận dữ liệu từ trung tâm chứng khoán gửi về đến thời điểm chốt danh sách,
- In giấy triệu tập và các tài liệu liên quan có in mã vạch nhận dạng,
- Gửi thư đến từng cổ đông căn cứ vào danh sách,
- Tổ chức đón khách và thống kê tỷ lệ cổ phần tham dự, cổ phần ủy quyền,…
- Thống kê kết quả biểu quyết, bầu cử trong đại hội nhờ mã vạch,
- Lập báo cáo và biên bản đại hội.

Kết quả sản xuất kinh doanh là yếu tố quan trọng nhất để khẳng định uy tín của công ty nhưng tổ chức Đại hội cổ đông khoa học và ấn tượng áp dụng công nghệ thông tin sẽ để lại một cảm nhận tốt về mã chứng khoán của bạn.

Chúng tôi đã tổ chức cho Tổng VINAVICONEX mã chứng khoán VCG, Công ty VINAVICO mã chứng khoán CTN, Công ty Icom Mã chứng khoán CTM…

Chúng tôi mong muốn mùa Đại hội cổ đông này ATO sẽ vinh hạnh được đồng hành cùng các bạn.

Trân trọng./

 

1. 
   II.                NHỮNG LỢI ÍCH DO PHẦN MỀM MANG LẠI

-          Giao diện đẹp, thân thiện, dễ sử dụng, hỗ trợ nhiều phím tắt,

-          Các chức năng được thiết kế dựa trên sự phân tích chuyên sâu các nghiệp vụ xử lý dữ liệu trong ĐHCĐ và dựa trên những kinh nghiệm quý báu trong quá trình hỗ trợ, phục vụ nhiều mùa ĐHCĐ của nhiều đơn vị,

-          Hỗ trợ đầy đủ trong công tác chuẩn bị dữ liệu và tài liệu cho Đại Hội, được tư vấn và hỗ trợ bởi đội ngũ kỹ thuật giàu nhiệt huyết và kinh nghiệm trong quá trình tổ chức Đại Hội,

-          Hệ thống báo cáo chi tiết và đầy đủ được tính toán theo yêu cầu của mỗi đơn vị,

-          Hệ thống tìm kiếm thông minh, chính xác, nhanh chóng, thuận tiện,

-          Ứng dụng công nghệ mã vạch, tem mã vạch, quét mã vạch, nên phần mềm tổ chức ĐHCĐ sẽ mang đến cho quý đơn vị sự nhanh chóng trong khâu đăng ký dự đại hội, chính xác trong quá trình kiểm phiếu, hoàn toàn công khai minh bạch trong công tác tìm kiếm xem lại kết quả bầu cử/ kiểm phiếu khi có bất cứ nghi ngờ của cổ đông, đồng thời rất dễ xử lý trong công tác in lại phiếu bầu cử/ biểu quyết khi nội dung các vấn đề Đại Hội bị thay đổi. Do tính ưu việt của công nghệ mã vạch nên khi dùng phần mềm TCĐHCĐ sẽ không tốn quá nhiều thời gian và quá nhiều nhân lực trong quá trình tổ chức góp phần nâng cao hiệu quả làm việc và nâng cao uy tín của quý đơn vị trước các cổ đông.

•  Công nghệ hoá toàn bộ quá trình chuẩn bị dữ liệu, tài liệu cho Đại Hội từ việc cập nhật danh sách các CĐ từ Trung tâm lưu ký chứng khoán, tới việc in thư mời, phiếu biểu quyết, phiếu bầu cử, thẻ đại biểu….
•  Nhờ tính ưu việt của mã vạch nên quá trình đăng ký, kiểm tra tư cách cổ đông diễn ra nhanh chóng thuận tiện dựa vào việc ứng dụng công nghệ đọc mã vạch 1 chiều mã hoá mã Cổ Đông in trên thư mời/ thẻ đại biểu     (chỉ mất khoảng 30s/ đại biểu đăng ký). Phần mềm cho phép đăng ký trong tất cả các trường hợp đến tham dự, kể cả các trường hợp có uỷ quyền.
• Kiểm phiếu bầu cử/ biểu quyết nhanh chóng và chính xác bằng cách in sẵn các phiếu biểu quyết, sau đó in tem mã vạch 1 chiều mã hoá mã cổ đông đăng ký phát cho các đại biểu khi đăng ký và ứng dụng công nghệ đọc mã vạch 1 chiều để xử lý dữ liệu khi kiểm phiếu. Nếu trong quá trình Đại hội nếu các vấn đề bị thay đổi vẫn có thể xử lý nhanh chóng dễ dàng bằng cách in lại phiếu bầu cử/biểu quyết để Cổ Đông tự dán tem mã vạch của mình lên mà không mất thời gian đi tìm từng cổ đông sở hữu số cổ phần bao nhiêu ngồi tại địa điểm nào…
• Tự động thống kê tỷ lệ tham dự đại hội sau khi đăng ký tham dự cho các Cổ Đông bao gồm các thông tin như sau:

ü  Tổng số cổ phần lưu hành

ü  Tổng số cổ đông đến tham dự

ü  Tổng số cổ phần tham dự đại hội

ü  Tỷ lệ tham dự đại hội đến thời điểm hiện tại (Điều kiện để bắt đầu ĐH)

-          Tiết kiệm chi phí đáng kể nhờ việc thuê phần mềm và thuê các thiết bị ngoại vi khác:

• Việc đầu tư để được sở hữu vĩnh viễn phần mềm cũng như đầu tư để có được các thiết bị ngoại vi phục vụ quá trình tổ chức Đại Hội là khá tốn kém và không cần thiết.
• Do tính chất Đại hội chỉ diễn ra 1 năm 1 lần, và mỗi lần chỉ tổ chức trong một thời gian ngắn nên cách tốt nhất là thuê phần mềm QLTCĐHCĐ và các dịch vụ kèm theo.
• Khi thuê phần mềm và các dịch vụ khác, quý đơn vị có thể tiết kiệm chi phí đầu tư, không tốn chi phí bảo hành, bảo trì, nâng cấp các phiên bản mới, không tốn nhân lực, không tốn thời gian vào quá trình tổ chức Đại Hội.

-          Được linh hoạt lựa chọn các gói sản phẩm phù hợp theo nhu cầu của quý Đơn Vị.

1. 
   III.             CÁC CHỨC NĂNG CỤ THỂ

•  
  
  
  1. Chuẩn bị dữ liệu và tài liệu cho Đại hội Cổ đông (Trước ngày diễn ra Đại Hội)
• Cập nhật danh sách Cổ đông có quyền tham dự Đại hội Cổ đông.
• Cập nhật các danh mục (Quốc tịch, CMND, vấn đề biểu quyết, loại Cổ đông, số cổ phần…).
• Cập nhật dữ liệu về ủy quyền đối với các Cổ đông đã gửi trước thư uỷ quyền về Ban QLCĐ trước khi tiến hành Đại hội.
• Tìm kiếm Cổ đông.
• 
   

Hình 1: Giao diện danh sách cổ đông

• In thư mời, giấy ủy quyền.
• In thẻ đại biểu Cổ đông.
• In sẵn các phiếu bầu, phiếu biểu quyết cho từng vấn đề.

1. 
   2.      Đăng ký đại biểu đến dự Đại hội Cổ đông (Trong ngày diễn ra Đại Hội)

• Ghi nhận thông tin Check-in nhanh chóng bằng cách đọc mã vạch 1 chiều in trên thẻ Đại biểu/thư mời Cổ đông hoặc cập nhật bằng tay qua việc tìm kiếm Cổ đông trong CSDL theo các thông tin: mã số Cổ đông, họ và tên, số CMND/hộ chiếu…
• Cập nhật tại chỗ dữ liệu về ủy quyền đối với các Đại biểu được uỷ quyền nhưng chưa gửi trước thư uỷ quyền về Ban QLCĐ trước khi tiến hành Đại hội.
• 

Hình 2: Giao diện đăng ký dự đại hội

• Thống kê và hiển thị liên tục số lượng Đại biểu đã đến dự và số lượng cổ phần mà họ đại diện để xác định tính hợp pháp và thời điểm có thể bắt đầu tiến hành Đại hội theo quy định của Luật Chứng khoán.

Hình 3: Thống kê tỷ lệ tham dự đại hội 

• In biên bản kiểm tra tư cách cổ đông theo đúng mẫu biên bản của đơn vị theo từng thời điểm báo cáo trước đại hội.

2.      Kiểm phiếu biểu quyết

Hình 4: Mẫu phiếu biểu quyết

• Sử dụng máy đọc mã vạch để quét các vấn đề được biểu quyết đã được mã hoá bằng mã vạch in trên phiếu biểu quyết.

• In biên bản kiểm tra tư cách cổ đông theo đúng mẫu biên bản của đơn vị theo từng thời điểm báo cáo trước đại hội.

Hình 5: Giao diện kiểm phiếu biểu quyết

• Thống kê những phiếu bầu không hợp lệ
• Thống kê những phiếu bầu có ý kiến khác
• 

Hình 6: Giao diện kiểm phiếu biểu quyết không hợp lệ và thống kê ý kiến khác

Phiếu Bầu Cử.

Hình 7: Mẫu phiếu bầu cử

• Sử dụng máy đọc mã vạch để quét phiếu bầu cử đã được mã hoá bằng mã vạch in trên phiếu bầu cử.
• Giám sát, thống kê và hiển thị số liệu kiểm phiếu bầu cử.

• .

Hệ thống báo cáo kết quả kiểm phiếu bầu cử/ biểu quyết

• Hiển thị các báo cáo bầu cử/ biểu quyết chính xác, rõ ràng, minh bạch.
•