Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự

     Để đáp ứng mục tiêu cơ bản là Tin học hoá quản lý, chúng tôi xây dựng chương trình quản lý nhân sự có đầy đủ những ưu điểm sau:

1. Bộ máy quản lý nhân sự gọn nhẹ, chỉ cần số ít nhân viên với hệ thống máy vi tính.

2. Tổ chức quản lý, lưu trữ trên hệ thống máy vi tính làm tăng tính an toàn, bảo mật cao hơn.

3. Phù hợp với các ứng dụng triển khai trên diện rộng.

4. Chi phí ban đầu ít nhất vì chỉ phải triển khai trên máy chủ.

5. Dễ dàng phát triển ứng dụng, tất cả các dịch vụ chỉ phải triển khai trên máy chủ, do vậy dễ dàng bảo trì, phát triển hệ thống.

6. Không phụ thuộc vào phạm vi ứng dụng. Việc mở rộng ít tốn kém nhất.

7. Đào tạo sử dụng chương trình ít tốn kém nhất.

CÁC CHỨC NĂNG PHẦN MỀM

1. Quản lý hồ sơ nhân sự:

1.1. Thông tin nhân sự:

- Theo dõi thông tin về hồ sơ nhân sự, các thông tin liên quan đến nhân sự như Loại nhân sự, Học hàm, Học vị, Chức danh, Chức vụ, Các loại trình độ....

- Theo dõi về tình trạng sức khỏe của nhân sự

- Để hệ thống quản lý nhân sự hoạt động được trong một thời gian ngắn, người dùng có thể nhanh chóng lập danh sách nhân sự với một số trường thông tin cơ bản như: Họ tên, ngày sinh, giới tính, nơi sinh...

- Người sử dụng có thể lập danh sách theo từng đơn vị, phòng ban.

- Sau khi nhập các thông tin xong, phần mềm cho phép tự đánh mã số nhân sự để cho tiện theo dõi nhân sự sau này

- Ngay lập tức người dùng có thể in danh sách nhân sự, in mẫu phiếu để nhân sự điền các thông tin cơ bản liên quan đến từng nhân sự, để giúp nhân sự

- Chức năng này cho phép nhập các thông tin về lý lịch bản thân nhân sự.

- Phần lý lịch nhân sự cho phép quản lý ảnh của nhân sự. Người dùng sẽ quét ảnh (4x6) thông qua Scanner, sau đó chọn file ảnh tương ứng với nhân sự đó.

- Người sử dụng sẽ scan(quét) ảnh (4x6) của nhân sự vào máy tính, file ảnh được đặt tên theo mã nhân sự.

- Cập nhật thư mục ảnh, phần mềm sẽ so sánh tên file ảnh với mã nhân sự để cập nhật ảnh cho nhân sự đó.

1.2. Quan hệ gia đình với nhân sự

- Nhập các thông tin về gia đình có quan hệ gần gũi với CBCC như Bố mẹ, Vợ/chồng, Quan hệ anh, chị, em, con...

- Có thể mở rộng các quan hệ anh, chị, em, con với số lượng không giới hạn trước tùy thuộc vào từng CBCC có số lượng quan hệ khác nhau.

1.3. Lương, Phụ cấp:

- Quản lý hợp đồng lao động của từng nhân sự theo các loại khác nhau như Biên chế, Dài hạn, Ngắn hạn, thời vụ....

- Quản lý các thông tin về ngạch lương bậc lương, hệ số lương của nhân sự...

- Nhập vào ngày xét lên lương lần trước và số năm lên lương, đây là dữ liệu quan trong cho việc xét lên lương tự động.

- Quản lý các hệ số phụ cấp của nhân sự, tùy thuộc vào mỗi nhân sự sẽ có các hệ số phụ cấp khác nhau., Lương chức vụ

- Quản lý toàn bộ diễn biến lương của nhân sự

- Chính sách đóng thuế thu nhập(nếu có)

1.4. Khen thưởng, kỷ luật

- Quản lý các số quyết định khen thưởng của nhân sự trong toàn bộ quá trình công tác tại Đơn vị.

- Các thông tin quản lý khen thưởng bao gồm: Cấp khen thưởng, hình thức khen thưởng, số tháng tăng lương, nội dung khen thưởng...

- Số tháng tăng lương sẽ có ảnh hưởng tới việc tới thời hạn tăng lương kỳ sau.

- Quản lý các thông tin kỷ luật của nhân sự từ khi bắt đầu công tác đến thời điểm công tác. Đây là dữ liệu quan trọng để đánh giá đội ngũ nhân sự.

- Thông tin về kỷ luật bao gồm: Cấp kỷ luật, Hình thức kỷ luật, từ ngày, đến ngày, nội dung, số tháng giảm lương. Thông tin kỷ luật sẽ ảnh hưởng tới thời gian lên lương của nhân sự.

1.5. Quá trình đào tạo, bồi dưỡng:

- Theo dõi Quá trình đào tạo của mỗi nhân sự về tất cả các loại đào tạo: Văn hóa, Chuyên môn, Ngoại ngữ, Tin học, Quản lý Hành chính nhà nước, Lý luận... cùng tất cả các thông tin có liên quan như Trình độ, Bằng cấp, Nơi đào tạo, thời gian  tạo, các thông tin phụ có liên quan khác.

- Các thông tin về quá trình đào tạo sẽ là một trong những cơ sở quan trọng để đánh giá trình độ của các nhân sự.

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch và tổ chức việc đào tạo, bồi dưỡng để tạo nguồn và nâng cao trình độ năng lực của viên chức.

- Lập được danh sách các nhân sự được tham gia đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực theo tiêu chuẩn chức danh chuyên môn nghiệp vụ của nhân sự và theo kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng.

1.6. Quá trình công tác:

- Theo dõi quá trình công tác của nhân sự, các nôi dung theo dõi bao gồm: Nội dung công việc, nơi công tác, chức vụ..

- Đây cũng là dữ liệu quan trọng để đánh giá nhân sự

1.7. Quá trình đi nước ngoài

1.8. Thuyên chuyển (Luân chuyển) nhân sự

- Quản lý toàn bộ quá trình thuyên chuyển của nhân sự như: Nghỉ hưu, Chuyển đi nơi khác công tác, thuyên chuyển nội bộ.

- Phần này sẽ quản lý toàn bộ các diễn biến di chuyển của nhân sự trong nội bộ đơn vị cũng như chuyển sang đơn vị khác ở bên ngoài.

1.9. Bổ nhiệm, miễn nhiệm chức vụ:

Lọc ra những nhân sự công chức đủ các điều kiện như:

- Đạt tiêu chuẩn chung của nhân sự, công chức và tiêu chuẩn cụ thể của từng chức danh bổ nhiệm theo quy định của Đảng và Nhà nước;

- Có đầy đủ hồ sơ cá nhân được cơ quan chức năng có thẩm quyền xác minh rõ ràng, trong đó có kê khai tài sản, nhà, đất theo quy định;

- Tuổi bổ nhiệm (miễn nhiệm)

- Có (không) đủ sức khỏe để hoàn thành nhiệm vụ được giao;

- Không (có) trong thời gian bị thi hành kỷ luật từ hình thức khiển trách đến cách chức.

1.10. Thông tin quản lý các chính sách cho người lao động:

- Hỗ trợ công tác theo dõi quyền lợi của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.

- Theo dõi chế độ nghỉ phép, nghỉ dưỡng sức, ốm đau, thai sản

2. Tra cứu thông tin, kết xuất báo cáo

2.1. Tra cứu thông tin hồ sơ nhân sự

- Phần mềm quản lý nhân sự xây dựng chức năng khai thác thông tin thống nhất, với chức năng này người sử dụng có thể tìm bất kỳ thông tin gì liên quan đến nhân sự.

- Khả năng trình bày kết quả tìm kiếm rất linh hoạt, người sử dụng có thể chọn các nhóm thông tin khác nhau để hiển thị kết quả tìm kiếm, Ví dụ như nhóm thông tin “Lý lịch nhân sự”, “Hồ sơ nhân sự”, “Khen thưởng, kỷ luật” ...

- Người sử dụng có thể tự chọn các trường thông tin khác nhau cần quan tâm, Ví dụ người dùng có thể chọn các trường thông tin như: Mã nhân sự, Họ tên , Ngày sinh, Nơi sinh, Dân tộc, Tôn giáo, Quê quán ....

- Kết quả tìm kiếm được người dùng có thể xuất sang Word, Excel để xử lý cho mục đích riêng khác.

- Kết quả tìm kiếm được người dùng có thể in kết quả ra máy in theo các mẫu báo cáo khác nhau đã được thiết kế ở phần trên

- Người dùng có thể xem thông tin chi tiết về Lý lịch nhân sự, Hố sơ nhân sự...

2.2. Kết cáo biến động nhân sự:

Cho phép tra cứu biến động nhân sự: tăng giam theo thời gian định kỳ và theo từng đơn vị.

2.3. Báo cáo chất lượng nhân sự theo chuyên ngành đào tạo

2.4. Báo cáo phân loại nhân sự công chức theo trình độ, lương, độ tuổi, giới tính.

2.5 Các báo cáo khác phục vụ nhu cầu quản lý nhân sự như:

- Danh sách nhân viên hiện đang thử việc

- Danh sách nhân viên hiện chưa có sổ bảo hiểm

- Danh sách nhân viên vào làm việc tại công ty

- Danh sách nhân viên tạm hoãn hợp đồng

- Danh sách nhân viên nghỉ việc

- Thống kê trình độ nhân viên: Trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học

- Danh sách nhân viên hết hạn hợp đồng ..

2.6. Các báo cáo về chính sách tiền lương của nhân sự:

- Bảng tiền lương tạm ứng.

- Bảng thanh toán tiền lương

- Bảng các khoản phụ cấp, thu nhập khác

- Phiếu thu nhập của  từng nhân viên.

- Bảng trích nộp bảo hiểm xã hội.

- Báo cáo nguồn thanh toán lương cho các bộ phận

- Báo cáo tổng hợp thanh toán tiền lương cho toàn công ty...

2.7. Hệ thống báo cáo động:

Phục vụ mục đích tra cứu đa dạng theo các yêu cầu tra cứu thống kê do người lập báo cáo quy định. Việc tra cứu dựa trên tất cả các thông tin của nhân sự.

3. Quản trị hệ thống người dùng:

Hệ thống  phân quyền thành 3 cấp.

- Quản trị hệ thống.

- Trưởng các đơn vị, phòng ban.

- Các chuyên viên của các đơn vị.

Hệ thống  cho phép phân quyền tới từng chức năng trong hệ thống.

Hệ thống  cho phép phân quyền quản lý tới từng đơn vị.

Phân quyền cho người dùng.

- Chỉ có những người được Admin và trưởng các bộ phận cấp quyền mới sử dụng được phần mềm.

- Phần mềm phân cấp người sử dụng theo:

- Chức năng quản lý

- Theo phòng ban, đơn vị quản lý

- Phân quyền sử dụng các chức năng cho các phòng ban khác nhau.

4. Giải pháp sao lưu dự phòng:

Chúng tôi đề xuất việc sử dụng hệ thống sao lưu dữ liệu dựa trên các chức năng Bakup toàn bộ cơ sở dữ liệu và hệ thống sử dụng backup off-line trên nền công cụ có sẵn của Microsoft SQL Server 2000. Phương pháp này đơn thuần chỉ sử dụng các công cụ của hệ điều hành và hệ Quản trị CSDL. Các thông tin sao lưu được lưu ra các thiết bị sao lưu như tape-backup, CD-ROM, DVD

Có thể backup database  theo các cách sau:

- Export/Import: Kết xuất toàn bộ database vào một file.

- Cold/Off-line Backups – Sao lưu nguội. Tắt CSDL và backup toàn bộ dữ liệu, nhật ký (log), và các file điều khiển.

- Hot/On-line Backups – Sao lưu nóng (online). Khi CSDL ở trạng thái sẵn sàng thiết lập các tablespaces tablespaces theo mode backup và sao lưu các tệp dữ liệu. Nên sao lưu cả files điều khiển và lưu trữ các file nhật ký.

Ngoài ra, Phần mềm quản lý nhân sự có chức năng cho phép sao lưu đột xuất toàn bộ dữ liệu của phần mềm.

5. Yêu cầu kỹ thuật cấu hình phần cứng:

Hệ thống mạng cục bộ (LAN)

Cấu hình máy chủ (Server):

- Hệ điều hành Windows Server 2K

- CPU Pentium IV, tốc độ 3.x Ghz,

- Bộ nhớ 512 MB RAM

- Đĩa cứng tối thiểu 80Gb.

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MSSQL Server 2000

Cấu hình máy trạm (Client):

- Hệ điều hành Windows(XP/Server/Vista/Win7

- CPU Pentium IV hoặc cao hơn

- Bộ nhớ 512 MB RAM

- Đĩa cứng tối thiểu 40Gb.

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ATEC VIỆT NAM
Địa chỉ: P.1506, Tòa nhà CT2, Khu đô thị Văn Khê, Hà Đông, Hà Nội
Tel: 04 66 609 479 - 04 63 252 169 | Fax: 04 22 602 312
Website: www.atec.vn | Email: atecvietnam@atec.vn