Hội Nghị Truyền Hình - Thiết Bị Họp Trực Tuyến Cần Thiết Cho Các Doanh Nghiệp!

Hội nghị truyền hình hiểu một cách nôm na là hội nghị trực tuyến, Họp trực tuyến, hội nghị truyền hình Online sử dụng công nghệ ký thuật số tiên tiên cho hình ảnh, video và âm thanh trong thời gian thực chuyên nghiệp hơn được nhiều doanh nghiệp, tổ chức,cá nhân...quan tâm lựa chọn. Hội nghị truyền hình mang lại nhiều tính năng, lợi ích cho người dùng cùng những trải nghiệm chất lượng tuyệt vời . Một trong nhữn giải pháp hội nghị truyền hình là dựa trên công nghệ IP với sự hỗ trợ nhiều giao thức và cho phép triển khai hệ thống hội nghị truyền hình tiên tiến mà vẫn tận dụng được cơ sở hạ tầng có sẵn
Hội nghị truyền hình là hệ thống thông tin đa phương tiện cho phép người dùng kết nối với nhau nọi lúc, mọi nơi, ở nhưng nơi khác nhau và có thể trao đổi thông tin bằng hình ảnh, âm thanh hoặc dữ liệu khi tổ chức hội thảo, hội nghị, các cuộc họp hay giảng day/học tập từ xa, tư vấn, chăm sóc, kinh doanh….

Vậy hội nghị truyền hình là gì? tai sao lại là sự lựa chọn hàng đầu để thay thế cho các cuộc họp truyền thống vốn có trước đây? Hội thảo trực tuyến và hội nghị truyền hình có sự khác nhau như thế nào? Thiết bị hội nghị truyền hình của hãng nào tốt nhất hiện nay?.....
Trong bài viết này GTC TECH giúp bạn tìm hiểu sâu hơn về hội nghị truyền hình và các ứng dụng của nó khi sử dụng.
Hệ thống Hội nghị truyền hình được phân làm 2 loại chính.
- Hệ thống phần cứng thiết bị hội nghị chuyên dung gồm: Yealink, Jabra, Plantronics, Cisco, logitech...
- Hệ thống phần mềm gồm: Skype, app trên điện thoại, app trên PC, tablet, web conference,...
>> Với mỗi hệ thống có mức chi phí khách nhau nên doanh nghiệp có thể lựa chọn hệ thống hội nghị truyền hình sao cho phù hợp với tài chính của doanh nghiệp mình.
1. Cách phân loại hình thứ cho phòng họp hội nghị truyền hình
- Hiện nay, nhiều người vẫn sử dụng công cụ gọi video qua zalo, facebook, Skype,... những ững dụng nào được kết nối mọi người với nhau thông qua đường truyền internet nhưng nó có nhiều hạn chế. Hội nghị truyền hình là hình thức gọi video cao cấp hơn, cho phép kết nối hai hoặc nhiều điểm khác nhau, số lượng người tham gia tại mỗi điểm có thể lên đến hàng chục hoặc hàng trăm người...và có thể trao đổi, tương tác, chia sẻ dữ liêu... giữa các bên. Thiết bị hội nghị truyền hình được sử dụng cho các tổ chức, doanh nghiệp, trường học...để tổ chức các cuộc họp trực tuyến nhằm tiếp kiệm thời gian, chi phí cho quá trình di chuyển.
- có 3 cách để phân loại hình thức hội nghị truyền hình ( Họp trực tuyến/online) đó là: theo công nghệ, theo quy mô và theo hình thức
a. Theo công nghệ có 3 hình thức để bạn lựa chọn
- Hội nghị truyền hình (Video conference)
+ Video conference ( hội nghị trực tuyến) là cuộc họp trực tuyến qua video giữa các thành viên tại nhiều vị trí khác nhau. Các thành viên tham gia có thể nói chuyện, nhìn thấy nhau qua màn hình. Thiết bị sử dụng trong hệ thống video conference gồm: phần mềm có tính năng gọi video, hệ thống internet, thiết bị xem hình ảnh và gọi video (laptop, Ipad,smartphone, tablet…).
+ Cách thức hoạt động của video conference(hội nghị truyền hình) khá đơn giản. Đầu tiên, người tổ chức sẽ tạo một phòng họp chung trên phần mềm, thông qua máy chủ để thực hiện cuộc gọi video, hình ảnh đến các thiết bị của các thành viên tham gia. Sau khi được kết nối với các điểm khác với nhau, mọi người có thể nói chuyện, nhận thông tin (âm thanh, hình ảnh, văn bản,...) dễ dàng.

- Hội nghị âm thanh(Audio conference )
+ Audio conference(hội nghị âm thanh) hay Voice conference là cuộc họp trực tuyến gọi thoại, sử dụng các thiết bị có khả năng truyền - nhận âm thanh. Các thành viên tham gia chỉ có thể trao đổi qua cuộc gọi mà không thể nhìn thấy nhau cũng như chia sẻ, hình ảnh, xem văn bản trực tuyến. Các thiết bị sử dụng phần mềm có tính năng gọi thoại hoặc điện thoại hội nghị, hệ thống mạng internet. Cách hoạt động giống như video conference. Tuy nhiên, với hình thức này, các thành viên tham gia chỉ có thể gửi và nhận âm thanh.
- Hội nghị trên web (Web conference)
+ Web conference(hội nghị trên web) là cuộc họp được tổ chức trên nền tảng website giúp người dùng trao đổi trực tiếp thông tin (âm thanh, video, dữ liệu, văn bản,...) dễ dàng. Ở hình thức này, các thành viên tham gia có thể chia sẻ trực tiếp các file dữ liệu (word, ppt, excel, pdf,...) với nhau.
+ Thiết bị cho hệ thống web conference gồm có: LCD/PC/Laptop, IPagd, camera, remote, bộ xử lý code, website và hệ thống mạng internet. Người tổ chức sẽ tạo một phòng họp trên website chung, các thành viên tham gia sẽ cùng truy cập vào website đó và tham gia cuộc họp trực tuyến

b. Hội nghị truyền hình theo quy mô nhỏ bao gôm 3 hình thức
- Hội nghị trực tuyến cá nhân
+ Hội nghị truyền hình cá nhân (Personal) là cuộc họp có quy mô nhỏ, chỉ được sử dụng với 2 cá nhân kết nối với nhau. Thiết bị  sử dụng trong hệ thống gồm: phần mềm có chức năng tổ chức cuộc họp hội nghị truyền hình, cùng các trang thiết bị hỗ trợ khác (tai nghe, webcam,...)
- Hội nghị trực tuyến Studio
+ Hội nghị Studio (Middle Class) là cuộc họp có quy mô trung bình, thường sử dụng cho một nhóm người, một phòng ban. Các thành viên tham gia đều phải chuẩn bị cho mình các thiết bị hỗ trợ như: camera, micro, tai nghe, phần mềm họp trực tuyến và mạng internet.
- Hội nghị truyền hình quy mô lớn
+ Hội nghị truyền hình quy mô lớn (Classroom) là hình thức tổ chức hội nghị chuyên dụng, dành cho các hội nghị, cuộc họp có quy mô rộng, nhiều chi nhánh. Số lượng trang thiết bị sẽ nhiều hơn, phần mềm họp trực tuyến đa điểm và quy mô lớn hơn.
c. Hội nghị truyền hình theo hình thức có 3 loại để bạn lựa chọn
- Hội nghị truyền hình điểm – điểm (point – to – point)
+ Đây là dạng hội nghị truyền hình rất phổ biến, với 2 điểm trực tiếp tham gia.
+ Tuy nhiên vẫn có thể tổ chức với các quy mô khác nhau.
+ Quá trình kết nối của dạng hội nghị truyền hình này sẽ do một đầu chủ động quay số. Những thông số kết nối sẽ được quy định trước tại 2 đầu hoặc một đầu để đặt chế độ Auto Accept.
- Hội nghị truyền hình điểm – đa điểm (point – to – Multi point)
+ Dạng hội nghị truyền hình này có nhiều điểm tham gia cùng một lúc. Trong đó, sẽ có một điểm giữ vai trò là trung tâm và giữ quyền chủ tọa.
+  Những điểm khác khi tham gia vào mạng thì được kiểm soát dưới sự quyền điểm chủ tọa.
- Hội nghị truyền hình đa điểm (Multi point)
• Đây là dạng hội nghị truyền hình có quy mô tổ chức khá phức tạp và ít nhất phải có nhiều hơn 3 điểm cùng tham gia.
• Thiế bị sẽ gồm: MCU, Gatekeper, Gateway… sẽ đóng vai trò là trung tâm xử lý cho hội nghị truyền hình đa điểm.
• Dạng hội nghị này còn có thể liên lạc bằng Video hoặc Voice, với mục đích là tiết kiệm được chi phí tốt hơn.
2. Lợi ích của Hội nghị truyền hình trong kinh doanh
- Hội nghị truyền hình là một bước phát triển đột phá của công nghệ thông tin, nó cho phép những người tham dự tại nhiều địa điểm từ những quốc gia khác nhau có thể nhìn thấy và trao đổi trực tiếp với nhau qua màn hình tivi như đang họp trong cùng một hội trường. Công nghệ này đã được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt trong hội họp và hội thảo. Ngoài ra, hội nghị họp trực tuyến truyền hình còn được ứng dụng trong giáo dục đào tạo (e-learning), an ninh quốc phòng, y tế và chăm sóc sức khỏe.
- Bên cạnh đó thiết bị hội nghị trực tuyến còn giúp doanh nghiệp:
+ Kết nối được nhiều người, ở mọi địa điểm cùng lúc, xóa bỏ khoảng cách địa lý.
+ Tiết kiệm thời gian di lại giữ các chi nhánh, văn phong....
+ Tiết kiệm được nhiều chi phí như đi lại quá xa....
+ Thực hiện, kết nối cuộc họp trực tuyến, từ xa giữa nhiều địa điểm khác nhau
+ Kết nối nhanh chóng tổ chức cuộc họp trực tuyến tốt nhất
+ Lưu trữ toàn bộ nội dung cuộc họp
+ Đảm bảo An toàn bảo mật thông tin
+ Chất lượng Cuộc họp hội nghị luôn ổn định
+ Các quyết định và nội dung trao đổi được đưa ra kịp thời và đúng lúc
+ Ứng dụng trong nhiều lĩnh vực: kinh doanh, y tế, giáo dục, quốc phòng…

3. Cách chọn thiết bị hội nghị truyền hình cho doanh nghiệp
Bước 1. Xác định nhu câu kết nối hội nghị truyền hình cho doanh nghiệp mình
-  Điểm - Điểm: Hội nghị truyền hình Điểm - Điểm có thể lựa chọn theo 2 cách như giao tiếp điểm - điển hoặc đa điểm
+ Giao tiếp điểm - điểm là kết nối hai điểm với nhau ở bất cứ đâu, bất cứ nơi nào trên toàn thế giới.
+ Giao tiếp đa điểm có thể kết nối 3 vị trí hoăc nhiều vi trí khác nhau tham gia vào cuộc họp trực tuyến.
Bước 2. Xác định thiết bị sử dụng để kết nối
- Máy Tình - Thiết bị yêu cầu
+ Thiết bị yêu cầu: Laptop/PC + phần mềm hội nghị truyền hình + camera hội nghị truyền hình
+ Camera hội nghị truyền hình: camera chuyên dụng có tích hợp micro
- Hệ thống phòng (H.323 & SIP)
+ Mô hình kết nối: Tương tự như mô hình của máy tính.
+ Thiết bị yêu cầu: Màn hình (có thể là tv, máy chiếu, máy tính)  + bộ thiết bị hội nghị truyền hình
>> Lưu Ý: Tùy thuộc vào không gian phòng họp, số lượng người tham gia của bạn mà lựa chọn thiết bị hội nghị truyền hình sao cho phù hợp.
- Thiết bị di động
+ Yêu câu: điện thoại/máy tính bảng/Ipad + phần mềm hội nghị truyền hình (zoom meeting, ... )
Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hội nghị truyền hình
- Phần mềm cho hội nghị truyền hình:
+ Hiện nay, có nhiều nhà cung cấp phần mềm hội nghị có bản dùng thử 14 đến 30 ngày để bạn có thể trải nghiệm cách nền tảng của họ hoạt động cho doanh nghiệp của bạn.
+ Các phần mềm cho họp trực tuyến tốt nhất hiện nay: Zoom coud meeting,Skype for Business, Google Hangout Meet, Lifesize, Gotomeeting, ...
- Phần cứng hội nghị truyền hình: Phần cứng là hệ thống sử dụng đồng bộ các hệ thống hội nghị trực tuyến của cùng 1 nhà cung cấp như Yealink, Jabra, Cisco, Sangoma, Polycom, Aver... giải pháp này ít được ưa chuộng hơn bởi cài đặt khá phức tạp và đòi hỏi kỹ thuật.
4. Làm thế nào để bạn tổ chức một cuộc họp hội nghị trực tuyến
- Quy định thời gian và ngày tháng
- Lựa chọn thiết bị bạn sẽ sử dụng
- Lập kế hoạch chương trình
- Đừng để mọi người tham gia hội nghị bị phân tâm

5. Các bước tổ chức Hội nghị truyền hình hiệu quả
- Sử dụng video
- 5 phút đầu tiên cho phòng họp ảo mọi người có thể nói chuyện với nhau, thay phiên nhau nói chuyên điều này có thể giúp bạn điều chỉnh phòng họp thích hợp cho mọi người lắng nghe và kết nối với nhau.
- Phân công nhiệm vụ
- Cấm sử dụng chức năng”tắt tiếng”
- Phạt những người làm việc “đa nhiệm”:
Hội nghị truyền hình họp trực tuyến đã và đang là xu hướng hội họp trong hiện nay và cho tương lai. Việc đầu tư một phòng họp trực tuyến rất cần thiết cho các doanh nghiệp.

GTC Tech là đơn vị chuyên cung cấp, thi công lắp đặt hệ thống thiết bị hội nghị truyền hình trực tuyến HD, Full HD đến từ các thương hiệu nổi tiếng như: Yealink, Jabra, Polycom, Sony, Aver, OneKing, Fanvil, Cisco,... Đến với chúng tôi quý khách hàng sẽ được tư vấn những giải pháp hiệu quả nhất, chi phí thấp nhất và chất lượng tốt nhất. Với đội ngũ kỹ sư được đào tạo và am hiểu rõ về hệ thống hội nghị kết hợp với đội ngũ kỹ thuật lắp đặt nhanh gọn và chính xác

Thông tin chi tiết Tổng đài xin liên hệ
CÔNG TY CP LIÊN KẾT  CN TOÀN CẦU - GTC
Địa chỉ: Tầng 7, Số 49 Trung Kính - Cầu Giấy - Hà Nội
Điện thoại: 024 777 99 777
E- mail: contact@gtctelecom.vn
https://lapdattongdaidienthoai.com 

Xem Thêm: hội nghị truyền hình là gì, Yealink ra mắt dòng tai nghe bluetooth BH7X, giải pháp Yealink dành  giáo dục, Tai nghe không dây WH6 series DECT, Khai giảng online năm hoc mới 2021 -2022, đánh giá loa hội nghị Yealink MSpeech, Làm việc tại nhà với thiết bị Yealink, Zoom Cloud Meetings, Tổng đài 1900, tổng đài 1800, Tổng đài điện thoại, tổng đài nội bộ,