Giới Thiệu Phần Mềm Quản Lý Khách Sạn

CÔNG TY CP PHẦN MỀM THÀNH TÂM

ĐC: 147C Nguyễn Du – TP Vinh – Nghệ An

SĐT: 0912.292.696           Website: http://topsoft.vn 

GIỚI THIỆU PHẦN MỀM

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN TOPSOFT

Thành phố Vinh tháng 7 năm 2014

A -   GIỚI THIỆU CHUNG

I.    Công nghệ và các giải thưởng đã đạt được

-    Công nghệ 

Phần mềm "Quản  lý khách sạn" là sản phẩm  viết  trên  ngôn  ngữ VB.NET  và cơ sở dữ liệu SQL 2008 với khả năng ứng dụng rộng rãi cho các hệ thống khách sạn lớn.

-   Các giải thưởng đạt được

          +  Giải Sao Khuê năm 2012: Phần mềm TOPSOFT HOTEL là sản phẩm phần mềm Việt Nam duy nhất thuộc lĩnh vực quản lý nhà hàng,khách sạn đạt giải Sao Khuê 2012

         +  Giải “Sản phẩm tin cậy Việt Nam 2014” : Phần mềm quản lý nhà hàng,khách sạn TOPSOFT HOTEL được trao huy chương vàng “Sản phẩm tin cậy Việt Nam 2014”.Giải thưởng có ý nghĩa quan trọng,thiết thực kích hoạt thương hiệu các doanh nghiệp có uy tín,có nhiều thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh,đóng góp tích cực cho cộng đồng,được xã hội và người tiêu dung công nhận.Chương trình nhận được sự bảo trợ-hỗ trợ của nhiều cơ quan ban ngành:Cục sỡ hữu trí tuệ Việt Nam-Bộ Khoa học và Công nghệ Việt Nam,Hội sỡ hữu trí tuệ Việt Nam,Viện quản trị Quốc tế…

        +  Giải “Sáng tạo Khoa học và Công nghệ” năm 2012-Tĩnh Nghệ An: Công ty cổ phần phần mềm Thành Tâm vinh dự được trao giải ba(Gồm bằng khen,Cúp Bông sen sáng tạo KH-CN cùng tiền thưởng) cho công trình phần mềm quản lý nhà hàng,khách sạn TOPSOFT.VN

 II.   Khả năng ứng dụng và các chức năng chính

-     Phần mềm  “Quản  lý khách sạn” quản  lý  tuần  tự quy  trình  từ khi khách hàng bước  vào: Thuê  phòng  (CheckIn)  ->  Gửi  tài  sản  ->  Nhận  phòng  ->  Sử  dụng  các  dịch  vụ (MiniBar, gặt  là, gửi xe ô  tô qua đêm,  thư giãn …)  -> Trả phòng  (CheckOut)  ->  In hóa đơn (Theo từng phòng, theo từng đoàn)

-  Phần mềm quản lý chức năng Đặt phòng (Booking) rất linh hoạt và hiệu quả

-  Phần  mềm  xem  nhanh  theo  sơ  đồ  trực  quan  hiện  trạng  phòng  tại  1  thời  điểm  bất  kỳ (Phòng trống, Phòng bận, Phòng quá hạn thuê, Phòng vừa CheckOut trong ngày)

-  Phần mềm quản lý chức năng khai báo tạm trú chi tiết từng đoàn, từng phòng và từng cá nhân cụ thể theo quy định của cơ quan công an.

-  Các sổ sách, báo cáo phần mềm đưa ra:

Doanh số phòng:

-  Quản lý doanh số phòng theo ca

-  Quản lý doanh số phòng theo dãy nhà

-  Quản lý doanh số phòng theo tầng

-  Quản lý doanh số phòng theo Loại phòng

-  Quản lý doanh số phòng theo nhân viên lễ tân

Doanh số dịch vụ:

-  Quản lý doanh số dịch vụ theo nhóm mặt hàng

-  Quản lý doanh số dịch vụ theo từng mặt hàng

-  Quản lý doanh số dịch vụ theo từng loại phòng

Đặt phòng(Booking):

-  Quản lý số liệu đặt phòng (Booking) theo khoảng thời bất kỳ

-  Quản lý số liệu hủy đặt phòng theo khoảng thời bất kỳ

Tạm trú:

-  Quản lý danh sách khách trọ theo đoàn

-  Quản lý danh sách khách trọ theo phòng

-  Quản lý danh sách khách trọ theo thứ tự tên

-  Quản lý danh sách khách trọ theo thứ tự ngày CheckIn

Doanh số đối tác:

-  Quản lý doanh số theo người môi giới, dẫn đoàn …….

 II.  Tính thân thiện, linh hoạt khi sử dụng

 -  Giao diện đồ họa được thiết kế thân thiện, dễ hiểu, đẹp mắt

-  Tất cả các chức năng của chương trình đều có thể sử dụng bằng chuột hoặc phím nóng

 (Giao diện chính của  phần mềm)

III.   HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

 1.  Khai báo chung:

a.   Khai báo khu nhà, dãy nhà

     Do yêu cầu quả lý nhiều khách sạn đã phân ra khu vực riêng biệt để dễ điều hành, mở

phần mềm chọn mục Khai báo chung -> Chọn Khai báo khu nhà thêm mới các khu

nhà (Ví dụ Hình vẽ)

 b.   Khai báo khu nhà, dãy nhà

     Mỗi khách sạn có nhiều loại phòng khác nhau, đơn giá khác nhau nên người sử dụng

phải khai chi tiết ra để quản lý. Mở phần mềm chọn Khai báo chung -> Khai báo loại

phòng , thêm mới các loại phòng gồm Loại phòng, Đơn giá Ngày, Mô tả chung………

(Ví dụ Hình vẽ)

c.   Khai báo phòng

      Mở phần mềm chọn Khai báo chung -> Chọn Khai báo phòng khách sạn, Thêm mới

các phòng với các thông tin đầy đủ sau: Loại phòng , Khu nhà, Số phòng, Số tầng, Số

điện thoại (nếu có) , Ví dụ Hình vẽ

 d.   Khai báo đơn giá theo giờ

   Để quản lý khách hàng CheckIn sớm, CheckOut muộn hơn thời gian quy định trả phòng

hoặc khách hàng muốn thuê nghỉ theo 1 số giờ nhất định, người sử dụng phải khai đơn

giá nghỉ theo giờ. Mở phần mềm chọn Khai báo chung -> Chọn Khai báo loại phòng

khai chi tiết : Giá theo ngày là bao nhiêu, Vào sớm, ra muộn 1 tiếng thì bao nhiêu tiền, 2

tiếng thì  bao nhiêu tiền … hoặc khai báo tính tiền theo giờ đối với những khách hàng

muốn nghỉ theo giờ. Phần mềm tự động tính ra số tiền khi làm thủ tục trả phòng (Ví dụ

Hình vẽ)

 e.    Khai báo đối tác khách hàng

+  Trong quá trình hoạt động có những đối tác thường xuyên đưa đoàn đến nghỉ, hoặc

giới thiệu khách thường xuyên, phần mềm có chức năng thông kê lại doanh số của

những đối tác đó.

+ Trong đoàn khách cần khai báo tạm trú, tạm vắng cũng cần khai báo cụ thể để cập nhật

vào phần mềm

  Mở phần mềm chọn Khai báo chung -> chọn Khai báo đối tác thêm mới : Tên khách

hàng, Địa chỉ , số điện thoại, Quốc tịch, ID Card …. (ví dụ Hình vẽ )

f.     Khai báo hàng hóa MiniBar trong phòng nghỉ (Tính vào hóa đơn tiền phòng)

Khách hàng khi nhận phòng thông thường đều có sẵn các đồ uống trong phòng vậy phải khai báo để tính vào hóa đơn. Mở phần mềm chọn Khai báo chung -> Khai báo hàng

hóa, dịch vụ thêm mới: Nhóm hàng hóa, Mã hàng, Tên hàng , Đơn vị tính, Giá bán …

(Ví dụ Hình vẽ)

2.  Thiết lập thông số làm việc:

   Mở phần mềm chọn Hệ thống -> Chọn Thông số làm việc và in báo biểu (Hình vẽ trên)

+ Trong phần thông tin chung người sử dụng có thể thay đổi chiều rộng, chiều cao của

các biểu tượng trên sơ đồ phòng để tiện quan sát.

+ Đặt thời điểm tính tiền phòng theo quy định của doanh nghiệp mình, ví dụ 12 giờ trưa,

0 giờ …

+ Đặt thời gia giao ca để phần mềm tự động chuyển doanh số sang ca khác, ví dụ 4h

sáng, 6 giờ sáng …

Trong phần Quản trị người quản trị có thể thiết lập các chức năng quản lý để người sử

dụng chỉ việc cập nhật

+ Cho phép được sửa tiền phòng hay không

+ Cho phép thay đổi giá mini bar hay không

+ Cho phép cập nhật lại dữ liệu sau khi Checkout hay không

+ Tự động tính lại giá Checkin sớm hay là tự cập nhật  vào

(Hình vẽ dưới)

+ Thông tin cơ sở dữ liệu (Hình vẽ)

 3.   Phân quyền sử dụng

     Vào mật khẩu admin Mở phần mềm chọn Hệ thống -> chọn Khai báo người sử dụng

thêm mới các nhân viên sử dụng phần mềm song song với việc cấp cho họ những phần

hành phù hợp (Hình vẽ)

 4.  Cập nhật (CheckIn)

     Mọi thao tác đều trên một giao diện  Trung tâm điều hành

     Mở phần mềm chọn Cập nhật -> chọn Trung tâm điều hành người sử dụng sẽ thấy giao diện trực quan về hệ thống khu nhà, tầng, phòng. Kiểm tra được các phòng đang trống, phòng đang có khách, phòng vừa Checkout, Phòng ở quá thời gian quy định bằng

thao tác click chuột vào ô tương ứng.

 +   Để cập nhật khách hoặc đoàn khách vào nghỉ ta thao tác như sau: Chọn vào ô Phòng

trống để biết thời điểm hiện tại những phòng nào còn trống. Click chuột nút CheckIn sẽ

xuất hiện giao diện cập nhật thông tin khách hàng (Hình vẽ )

+   Điền các thông tin cần thiết về Tên (Nhóm) khách hàng, phần mềm tự động lấy thời

gian checkIn, người sử dụng nhập vào thời gian mà khách dự định checkout để có kế

hoạch nhắc nhở khi hết thời gain thuê phòng

+   Chọn đơn vị nào giới thiệu hay là khách nghỉ thông thường để sau này phần mềm

thống kê doanh số người giới thiệu.

+   Bấm nút Lưu lại -> bấm vào nút Chọn xuất hiện giao diện các phòng còn trống để

người sử dụng phân bổ phòng cho khách hoặc đoàn khách, phòng nào còn trống sẽ

sáng lên (Hình vẽ)

+   Sau khi chọn xong bấm nút Chấp nhận để quay về giao diện CheckIn bấm nút Lưu lại

+   Tiếp tục chọn vào nút Phân bổ Phòng để phân bổ các khách trong đoàn vào cho đúng

phòng, tiện cho công tác kiểm tra hộ khẩu tại thời điểm bất kỳ (Hình vẽ)

+   Khi khách đã nhận phòng có nhu cầu gửi tài sản lại lễ tân thì chọn Tên người gửi,

phòng nào sau đó chọn dịch vụ gửi tài sản -> thêm mới Tên tài sản, ghi chú, số lượng..

bấm nút Lưu lại, In ra biên bản gửi tài sản để khách hàng ký vào (hình vẽ)

+   Trong quá trình lưu trú khi khách hàng có yêu cầu sử dụng thêm dịch vụ khác như :

giặt là, ủi đồ … thì  chọn Tên khách hàng , phòng nào mở dịch vụ khác  thêm mới Tên

dịch vụ, số lượng, đơn giá để phần mềm tự tính vòa hóa đơn tiền phòng.

 5.   Cập nhật (CheckOut)

+  Khi khách hàng trả phòng thì mở phần mềm chọn Cập nhật -> chọn trung tâm điều

hành -> chọn phòng cần thanh toán bấm nút Dọn phòng phần mềm đã tự động tính ra

tiền phòng, tiền checkout muộn, checkin sớm nếu có.

+  Lấy thông tin tự bộ phận dọn phòng để biết khách hàng đã sử dụng những dịch vụ mini

bả nào, cập nhật vào để in lên hóa đơn.

+  Tiến hành In hóa đơn từng phòng, Hóa đơn cả đoàn cho khách hàng đối chiếu

+  Sau khi đối chiếu hóa đơn xong bấm vào nút ChekOut (Nếu là nghỉ 1 phòng), hoặc

chọn nút Sửa  vào giao diện CheckIn ->  bám nút CheckOut cả đoàn kết thúc .

 6.   Tính cước Tổng đài

      Phần mềm có tích hợp tính cước tổng đài (Hình vẽ)

+  Khai báo các vùng cước theo quy định của viễn thông

+  Khai báo đầu số, mã vùng

+  Khai báo các thông số kết nối (Hình vẽ)

    Phần mềm tự động tính cước điện thoại mà khách hàng đã liên lạc đưa vào hóa đơn

thanh toán.

 7.  In ấn thống kê tống hợp

  + In sơ đồ phòng từng ca : Chọn giao diện Trung tâm điều hành  chọn thời điểm ca Từ

ngày, đến ngày bấm vào nút In sơ đồ phòng  để có sơ đồ tình trạng phòng trong ca đó,

doanh số khai thác tiền phòng trong ca để bàn giao lại cho ca sau (Hình vẽ)

+ In ấn thống kê từ ngày giờ đến ngày giờ: Mở phần mềm, chọn Cập nhật  -> chọn In ấn

Xuất hiện giao diện các báo cáo cần in, chọn thời gian Từ ngày, Đến ngày muốn In báo

biểu nào thì để con trỏ vào tên báo biểu bấm nút  In báo cáo hoặc click đúp chuột vào

trực tiếp báo biểu đó.

+ Danh sách báo biểu được chia làm các nhóm chính:

a.  Doanh số khai thác tiền phòng

…..

b.  Doanh số đã thu trong kỳ

…..

c.  Doanh số mini bar và dịch vụ khác

……

d.  Số liệu booking trong kỳ

……

e.  Danh sách lưu trú của khách hàng trong kỳ

……

f.  Báo cáo khác…

Giao diện In báo cáo

IV.  Báo giá sản phẩm

KÍNH GỬI:  QUÝ KHÁCH HÀNG

Chúng tôi xin trân trọng gửi đến Quý đơn vị nội dung chi tiết báo giá như sau: