Những lưu ý trước khi mua máy hủy tài liệu và máy hủy giấy

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều thương hiệu máy hủy tài liệu, máy hủy giấy khác nhau, có thể kể đến như máy hủy tài liệu Silicon, máy hủy tài liệu Bingo, Dino đến máy hủy tài liệu Nikatei hay GBC, Kobra… Trong đó, máy hủy tài liệu Silicon sử dụng công nghệ Mỹ còn máy hủy tài liệu Nikatei lại áp dụng công nghệ Nhật Bản. Nhìn chung, mỗi thương hiệu đều có ưu điểm và nhược điểm riêng nên việc chọn mua máy hủy tài liệu tốt nhất là điều không hề đơn giản, đòi hỏi cần có sự tư vấn cũng như hiểu biết nhất định. Dưới đây là 7 chú ý khi chọn mua máy hủy tài liệu, máy hủy giấy mà bất cứ ai cũng cần biết.

1. Chọn mua máy hủy tài liệu dựa vào mức độ bảo mật thông tin:

Bạn cần phải xác định mức độ bảo mật thông tin của cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức mình, từ đó chọn mua máy hủy tài liệu phù hợp. Nếu bạn cần hủy các thông tin nhạy cảm như công thức, bí quyết, các giấy tờ chứng từ thuế, tài liệu tài khoản ngân hàng, tài liệu cơ mật quốc gia…thì nên lựa chọn máy hủy tài liệu kiểu hủy vụn. Loại máy hủy vụn này sẽ cắt tài liệu của bạn theo cả chiều ngang và chiều dọc, đảm bảo độ bảo mật cao vì kẻ xấu hầu như không thể lắp ghép các mảnh vụn nhỏ này trở lại như cũ để đánh cắp thông tin.

Còn nếu bạn sử dụng để hủy các dữ liệu kém quan trọng hơn thì có thể dùng máy hủy sợi, loại hủy này sẽ cắt tài liệu thành các sợi nhỏ theo kích thước tùy thuộc vào từng máy hủy. Với loại hủy này, nếu có người muốn ăn cắp thông tin vẫn có thể thu thập và sắp xếp các sợi giấy đó lại với nhau.

2. Chọn mua máy hủy tài liệu phù hợp với diện tích phòng đặt máy:

Việc tiếp theo bạn cần quan tâm khi mua máy hủy tài liệu là không gian đặt máy, diện tích căn phòng mà bạn định đặt máy. Với những căn phòng có diện tích rộng, bạn có thể dễ dàng đặt máy hủy giấy ở bất cứ khu vực nào mà bạn thấy thuận tiện nhưng nếu không gian căn phòng của bạn hẹp thì chỉ nên mua máy hủy giấy có thiết kế gọn gàng để hạn chế sự chật chội khi di chuyển.

3. Chọn mua máy hủy tài liệu tùy theo khối lượng tài liệu cần hủy:

Một máy hủy tài liệu thông thường có khả năng cắt 4 tờ giấy trong một lần cắt nhưng nếu bạn muốn hủy khối lượng nhiều tài liệu hơn thì cần phải mua máy hủy tài liệu có công suất cao hơn, như có khả năng cắt 20, 30 tờ một lúc sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn.
Thêm một lời khuyên cho bạn khi mua máy hủy tài liệu là nên chọn các sản phẩm có công suất hoạt động lớn hơn nhu cầu hủy tài liệu của bạn để tăng tuổi thọ cho máy.

4. Chọn mua máy hủy tài liệu thích hợp với chất liệu bạn muốn hủy:

Tùy thuộc vào loại tài liệu bạn muốn hủy là giấy hay nhựa mà có thể lựa chọn các loại máy hủy tài liệu khác nhau. Trên thị trường hiện nay đã có một số loại máy hủy tài liệu có khả năng phá hủy các đĩa CD, DVD, thậm chí cả thẻ ATM của bạn.
Nếu có điều kiện, chúng tôi khuyên bạn nên đầu tư mua máy hủy tài liệu có khả năng hủy bỏ tất cả các chất liệu kể trên để có thể sử dụng ngay khi cần thiết.

5. Chọn mua máy hủy tài liệu dựa trên độ ồn khi hoạt động:

Chắc hẳn không ai muốn chiếc máy hủy tài liệu của mình cứ hễ hoạt động là lại phát ra tiếng ồn khó chịu đúng không nào? Chính vì thế, bạn cũng cần lưu ý đến điều này khi mua máy hủy tài liệu để tránh ảnh hưởng đến công việc, sinh hoạt của người khác.

6. Chọn mua máy hủy tài liệu có chế độ bảo hành tốt:

Khi mua máy hủy tài liệu của bất kỳ thương hiệu nào bạn cũng cần quan tâm đến chế độ bảo hành của chúng. Ngay cả một máy hủy tài liệu chất lượng tốt cũng có khả năng bị kẹt hoặc bị hỏng hóc sau một vài năm sử dụng. Lúc này, bạn sẽ cần đến các chế độ bảo hành tốt để chiếc máy của mình lại hoạt động như cũ.
Thông thường, các thương hiệu máy hủy tài liệu uy tín đều có các trung tâm bảo hành trên toàn quốc. Ví dụ như máy hủy tài liệu GBC thường có chế độ bảo hành từ 1 – 2 năm nên nếu bạn có thể yên tâm sử dụng máy hủy tài liệu GBC.

7. Chọn mua máy hủy tài liệu phù hợp với khả năng tài chính:

Tùy theo khả năng tài chính và nhu cầu sử dụng của mình mà bạn chọn loại máy hủy tài liệu phù hợp chứ không nhất thiết cứ dùng máy nhiều tiền thì mới chất lượng. Nếu bạn có từ 4-7 triệu thì có thể chọn máy hủy tài liệu Kobra 400S5, Bingo C36 hoặc máy hủy tài liệu Dino C33. Còn nếu bạn muốn sở hữu chiếc máy hủy tài liệu cao cấp hơn thì có thể tham khảo máy hủy tài liệu Inno A500, GBC RLM-11 hay Nikatei PS-2000S.
Trên đây là 7 yếu tố khi chọn mua máy hủy tài liệu, máy hủy giấy để bạn tham khảo và lựa chọn chiếc máy phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng cũng như khả năng tài chính của bản thân.