Khi chọn mua máy in cho doanh nghiệp cần có những lưu ý gì?

Khi chọn mua máy in cho văn phòng thì chúng ta nên cân nhắc những yếu tố sau để có được chiếc máy in phù hợp nhất với nhu cầu, mang lại hiệu quả công việc kinh doanh.

Chọn máy in đơn năng hay đa năng

Hiện nay, Máy in không đơn thuần là chỉ có tính năng in ấn mà còn cung cấp các chức năng quét, sao chụp và fax. Những mẫu máy in đa chức năng, thường được gọi là máy in AIO (all-in-one hay tất cả-trong-một) và còn có thể quét rồi gửi e-mail hoặc lưu vào USB, thẻ nhớ mà không cần kết nối đến máy tính.

Máy in đa năng đang dần thay thế những thiết bị chuyên dụng khác.

Vì vậy nên cân nhắc vào nhu cầu mà bạn có thể chọn máy in đa chức năng thay vì chọn mua từng thiết bị chuyên dụng riêng biệt ấy. Với máy in đơn năng, máy in đa năng khi sử dụng kỹ thuật phức tạp hơn và kích thước cồng kềnh hơn, nhưng quan trọng là văn phòng nhỏ của bạn sẽ trông chuyên nghiệp và gọn gàng hơn với một cỗ máy duy nhất thay vì một loạt thiết bị in ấn, quét, sao chụp và fax trên bàn.

 Xác định những tài liệu cần in

4 loại tài liệu chính hiện nay mà hầu hết văn phòng làm việc đều cần in là văn bản, báo cáo thuyết trình, đồ họa hay hình ảnh. Nhưng hãy xác định loại tài liệu nào mà doanh nghiệp của bạn cần in nhiều nhất. Hãy lên kế hoạch sản xuất trên cơ sở hàng tháng và có thể sẽ có được thông tin phải cần bao nhiêu chi phí cho công tác in ấn. Với một số nhà cung cấp có chế độ cho phép dùng thử máy in miễn phí trong một khoảng thời gian xác định, nhờ vậy doanh nghiệp có thể kiểm tra xem sản phẩm có phù hợp hay không trước khi quyết định chọn mua. Điều mà cần lưu ý khác khi bạn đang băn khoăn nên chọn mua máy in đơn sắc hay máy in màu. Với hầu hết doanh nghiệp chỉ có nhu cầu in văn bản đen trắng nói chung vì nhiều lý do trong đó quan trọng là chúng có chi phí vận hành rẻ hơn nhiều so với máy in màu. Có nghĩa là khi bạn ít khi cần đến bản in màu thì máy in đen trắng sẽ là một lựa chọn tốt dối với điều đó. Ngoài ra, cũng nên nhớ rằng máy in đa chức năng đơn sắc sẽ chỉ cho phép sao chép đen trắng nhưng có thể thực hiện quét màu.

 Xác định các kiểu kết nối

Hầu hết tất cả các mẫu máy in ngày nay đều có thể kết nối bằng cách sử dụng cổng USB truyền thống. Không chỉ vậy mà các mẫu máy in cho doanh nghiệp còn được trang bị cổng Ethernet nhằm để hỗ trợ kết nối với hệ thống mạng nội bộ chia sẻ các chức năng cho nhiều khách hàng.

In ấn di động qua mạng không dây đang là xu hướng phổ biến.

Các công nghệ kết nối không dây như Wi-Fi , Bluetooth hoặc NFC đang là những lựa chọn xuất hiện ngày càng phổ biến trên các mẫu máy in đời mới. Mặt khác thì công nghệ máy in cũng đang bắt kịp mô hình điện toán đám mây với nhiều mô hình mới tương thích các giải pháp dựa trên đám mây, cho phép in từ bất cứ nơi nào và bất kỳ thiết bị nào, chẳng hạn như Google Cloud Print.

Máy in có tốc độ thế nào

Đối với mặt kỹ thuật thì tốc độ để in một trang tài liệu phần lớn sẽ phụ thuộc vào độ phức tạp của tài liệu này và bao nhiêu trang sẽ được in. Ví dụ như khi bạn in 50 trang tài liệu A4 chỉ bao gồm văn bản thì tốc độ in có lẽ sẽ nhanh hơn so với khi in một bức ảnh 100 megapixel trên một tờ giấy A4. Máy in còn phải phụ thuộc rất nhiều vào máy tính mà nó kết nối để tính toán sử dụng tài nguyên bộ nhớ.

Với một số máy in ngày nay được tích hợp cấu hình phần cứng mạnh mẽ tương đương với một chiếc điện thoại thông minh vì vậy có thể nhanh chóng xử lý các tập tin hình ảnh dung lượng lớn. Và hầu hết máy in laser thường có tốc độ in nhanh hơn so với máy in phun.

Ước lượng số trang in hàng tháng

Những hãng sản xuất thì thường công bố công suất hàng tháng mà máy in của họ có thể đạt được, nhưng chủ yếu là số bản in trung bình mà thiết bị được thiết kế để in ra. Con số này có thể thay đổi từ một vài nghìn cho đến hàng chục nghìn trang mỗi tháng. Máy in với công suất cao thì thường có khả năng xử lý giấy tốt hơn nhiều, di chuyển qua các trục giấy đơn giản nhất và hạn chế tình trạng kẹt giấy.

Ước lượng chi phí in ấn

Đối với một số doanh nghiệp, câu hỏi đầu tiên được đặt ra trước khi mua máy in đó là ngân sách cho phép nằm trong khoảng bao nhiêu. Cũng như bất kỳ các khoản chi khác liên quan đến thiết bị IT, máy in cũng cần đến chi phí để vận hành, không chỉ bao gồm chi phí mực và giấy mà còn có cả tiền điện. Do đó, bạn cần phải kiểm tra tổng chi phí sở hữu, kể cả chi phí đầu tư để mua máy in ban đầu lẫn chi phí hoạt động hàng tháng.

Máy in công suất cao nhưng có chi phí hợp lý đang là lựa chọn của hầu hết doanh nghiệp.

Ở trong kinh doanh, doanh nghiệp thì thường tính tổng chi phí sở hữu bằng công thức: TCO = chi phí đầu tư mua máy in ban đầu + COP + AEC. Nhưng cụm từ TCO (Total cost of ownership) thì thường được dùng để nói đến tổng chi phí sở hữu, COP (Cost of print) để nói đến chi phí in ấn hàng tháng bao gồm mực và giấy, AEC (Average electricity costs) là tiền điện sử dụng hàng tháng cho máy in.