Nên lựa chọn máy chấm công theo những tiêu chí nào?

Các loại máy chấm công phổ biến trên thị trường Máy chấm công hiện được chia làm hai loại cơ bản nhất là máy chấm công cơ học và máy chấm công điện tử. Đối với máy chấm công cơ học, dữ liệu sẽ được lưu trên thẻ giấy, còn máy chấm công điện tử thì sử dụng phần mềm chấm công để lưu dữ liệu. Đối với máy chấm công thẻ giấy, khi xử lý dữ liệu, bộ phận nhân sự cần phải tự đọc thông tin. Trong khi đó, máy chấm công điện tử là loại máy có bộ nhớ và phần mềm kết nối với máy tính để người sử dụng dễ dàng lấy và xử lý dữ liệu. Máy chấm công điện tử lại được chia làm 3 loại: Chấm công bằng thẻ từ, thẻ cảm ứng hoặc vân tay. Mỗi loại máy chấm công này các đặc điểm riêng, phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp.

Chọn máy chấm công vân tay, thẻ từ hay thẻ giấy? Để biết được nên chọn mua loại máy chấm công nào cho doanh nghiệp mình, người dùng nên cân nhắc những yếu tố sau: Tính năng của máy: Nếu đơn vị bạn làm việc ở văn phòng, nhà xưởng nhỏ, khô thoáng… có dấu vân tay sạch; nhân viên 50 người; cần máy dễ sử dụng, thời gian chấm công nhanh, ổn định, có thể chọn máy chấm công bằng thẻ giấy (chấm công theo ngày, môi trường làm việc khô thoáng) hoặc máy chấm công bằng thẻ cảm ứng (khi phải làm việc với các hóa chất, dầu mỡ). 2 loại máy này chấm công bằng thẻ nên chi phí cao, có thể chấm công thay thế được, trong đó chấm công bằng thẻ cảm ứng nhanh hơn, máy được kết nối với internet nên dễ quản lý hơn. Ngoài ra, trên thị trường còn có những máy chấm công sử dụng kết hợp cả dấu vân tay và thẻ cảm ứng, vừa rút ngắn thời gian chấm công mà thông tin lại được bảo mật tốt hơn. Nhu cầu sử dụng: Đơn vị bạn cần máy chỉ thực hiện chấm công hay vừa chấm công vừa kiểm soát cửa vào/ra (Ronald Jack F8, Wise eye WSE 850A). Tiếp đó là các yêu cầu về dung lượng bộ nhớ máy, thời gian chấm công, số lượng ca quản lý, dạng in của dữ liệu… Những máy chấm công có pin lưu điện sẽ không bị sập nguồn khi cúp điện, lưu trữ dữ liệu trong thời gian dài. Máy sử dụng công nghệ cao như công nghệ in kim (máy thẻ giấy); mắt đọc cảm biến quang học thay cho cảm biến hình ảnh, đầu đọc thẻ không bị mài mòn (máy vân tay và thẻ cảm ứng)… được nhiều đơn vị lựa chọn. Thương hiệu tốt, giá cạnh tranh: Trên thị trường có rất nhiều thương hiệu máy chấm công xuất xứ từ Malaysia, Đài Loan, Hàn Quốc, Mexico… đảm bảo chất lượng như Ronald Jack (2,5- trên 5 triệu), Wise eye (2,5- trên 9 triệu), Hitech(Hitech X628C- giá gần 3 triệu), Actatek, Metron (Metron K400- giá gần 7 triệu)… Chế độ bảo hành: Máy chấm công là thiết bị phần cứng để nhận diện nên cần phải kết nối với máy tính có cài đặt phần mềm chấm công (trừ máy bằng thẻ giấy) để truy xuất dữ liệu. Việc cài đặt, sử dụng phần mềm hơi phức tạp cần người hướng dẫn và xử lý sự cố. Bạn nên chọn những đơn vị có chế độ bảo hành tốt, thời gian bảo hành lâu, có thể hỗ trợ trực tiếp hoặc từ xa vào mọi thời điểm…

Hệ thống chấm công, quản lý ra vào sử dụng vân tay bao gồm 2 thành phần chính: Máy đọc vân tay và Phần mềm quản lý để xử lý dữ liệu và in bảng báo cáo. Máy chấm công vân tay có nhiều loại, nhiều thương hiệu và xuất xứ khác nhau, các dòng máy phổ thông như: Adel, Ronald Jack, Vigilance, Wise eye, Silicon, Hitech, Adel, Sunbeam, Robotron, HIP... Thông thường các dòng máy chấm công vân tay phổ thông sử dụng mắt đọc cảm biến, các loại cao hơn sử dụng mắt đọc cảm biến quang học (Optical Sensor). Mắt đọc là một trong những bộ phận quan trọng nhất của đầu đọc vân tay. Về chức năng của máy đọc vân tay, chúng ta nên lưu ý có 2 dòng: Chỉ chấm công Hoặc Chấm công và kiểm soát ra vào. Máy chấm công vân tay chỉ có chức năng chấm công có nghĩa là nó làm nhiệm vụ duy nhất là ghi nhận thời gian ra vào của từng ID để phục vụ cho việc xử lý bảng công Kiểm soát vào ra là loại vừa chấm công và kiểm soát ra vào có thêm chức năng điều đóng mở cửa ra vào ( có khe cắm khoá điện tử, đầu đọc phụ, Nút exit...) Chính vì thế, trước khi lựa chọn loại máy và nhà cung cấp phù hợp, chúng ta nên xác định rõ nhu cầu quản lý tại đơn vị của mình như thế nào để có được giải pháp phù hợp nhất. Trước khi mua, các bạn nên trả lời được một số câu hỏi gợi ý sau: 1. Cân nhắc giữa các loại công nghệ chấm công: Thẻ giấy, thẻ từ, vân tay ? Chi phí dự kiến ? Tại sao nên chọn công nghệ đó ? 2. Nhu cầu chỉ cần chấm công In/Out hay cả kiểm soát cửa? 3. Mô hình và lĩnh vực hoạt động của cty bạn thế nào: Văn phòng, nhà máy sản xuất, số lượng NV bao nhiêu? Mô hình của bạn có đặc thù gì? 4. Yêu cầu dữ liệu báo cáo cần in ra như thế nào? Thông tin quản lý nào mà xếp bạn yêu cầu cần có 5. Có bao nhiêu cửa ra vào, bao nhiêu ca làm việc, số lượng NV ra / vào tại cùng 1 cửa như thế nào? Dựa trên một số tiêu chí gợi ý trên , các bạn sẽ có thể hình dung rõ ràng hơn về sản phẩm mình cần. Từ đó đi đến việc lựa chọn nhà cung cấp dễ dàng hơn. Khi bạn đã xác định được khá rõ nhu cầu của mình thì việc lựa chọn nhà cung cấp sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn. Tuy nhiên, Hệ thống chấm công và kiểm soát ra vào khá phức tạp, nó là sự kết hợp của cả phần cứng và phần mềm, sự kết hợp giữa máy móc và sự thoả mãn nghiệp vụ quản lý tại từng cty, là 1 hệ thống mà được cài đặt và vận hành trên nền của máy tính, là hệ thống xử lý và hỗ trợ công việc cho cán bộ quản lý nhân sự. Hi vọng bài viết này sẽ giúp các bạn chọn và mua được một loại máy chấm công thích hợp cho công ty, doanh nghiệp mình. Các bạn lưu ý nhé: Máy chấm công thì có rất nhiều công ty phẩn phối và lắp đặt nhưng điều quan trọng nhất là: - Bảo hành 1 hay 2 năm - Hỗ trợ kỹ thuật có nhiệt tình hay không

+ chấm công vân tay:sử dụng dấu vân tay của mỗi người để chấm công. Mỗi người có thể sử dụng từ 1 đến 10 ngón tay để lấy dấu vân tay. Ưu điểm: Không chấm công hộ được, chấm công ổn định Hạn chế: nhân viên tiếp xúc hóa chất, làm cưa bào, nhà máy sản xuất… dễ mất dấu vân tay -> khó chấm công. + chấm công thẻ từ (thẻ cảm ứng/thẻ không tiếp xúc/thẻ RFID):dùng để quẹt thẻ khi chấm công, thẻ không tiếp xúc, khoảng cách quẹt thẻ thường từ 2 – 20cm. Có 2 loại thẻ phổ biến là thẻ Promixity (không có bộ nhớ, sử dụng cố định theo số ID thẻ) và thẻ Mifare (đắt hơn – lưu được thông tin, có thể thay đổi thông tin lưu trên thẻ). Có thể in ảnh, thông tin nhân viên lên thẻ để kết hợp thẻ nhân viên làm thẻ chấm công. Ưu điểm: chấm công nhanh, ổn định, có thể dùng thành thẻ nhân viên Hạn chế: có thể chấm công hộ nhau, quên thẻ, mất thẻ + chấm công khuôn mặt:sử dụng các đặc điểm trên khuôn mặt mỗi người để chấm công. Ưu điểm: loại bỏ hoàn toàn việc gian lận khi chấm công, hoạt động ổn định Hạn chế: chấm công chậm hơn so với chấm công thẻ. Không phù hợp với những doanh nghiệp có số lượng nhân sự đông 500-1000 người.

Dung lượng lưu trữ Đối với mỗi quy mô doanh nghiệp khác nhau mà các bạn lựa chọn bộ nhớ lưu trữ phù hợp. + Lưu trữ vân tay/thẻ/khuôn mặt: cũng chính là số lượng người dùng có thể quản lý được, tùy từng máy chấm công có bộ nhớ lưu trữ lớn nhỏ khác nhau. Số lượng vân tay thường đạt 3000 vân tay, số lượng thẻ lớn hơn rất nhiều, khuôn mặt thường ít hơn từ 200 – 1000 khuôn mặt. + Lượt chấm công: lưu trữ số lần vào/ra của nhân viên. Các máy chấm công phổ biến thường lưu được 100,000 lượt chấm công. Cách thức hoạt động + Chỉ hoạt động độc lập: không kết nối với máy tính, loại này thường ít phổ biến + Network: kết nối với phần mềm trên máy tính để chấm công thông qua phần mềm, rất tiện dụng và chuyên nghiệp. Thường các máy chấm công hiện nay đều có thể vừa hoạt động độc lập vừa có thể hoạt động trên mạng. Tích hợp với các cổng giao tiếp: + giao tiếp USB: sử dụng USB cắm trực tiếp vào máy chấm công để lấy dữ liệu thủ công trên máy đưa vào USB. Rất phù hợp trong những trường hợp máy chấm công liên tục di chuyển vị trí VD: chấm công ở các xưởng xí nghiệp… + giao tiếp TCP/IP: được dùng rất nhiều, kết nối máy chấm công với hệ thống mạng Lan/Internet thông qua modem mạng. Tiện lợi khi có thể cài phần mềm chấm công trên bất kỳ một máy tính nào có thể kết nối mạng Lan/Internet. Tiết kiệm chi phí kéo dây, lắp đặt dễ dàng đơn giản. + giao tiếp Serial (COM/RS232): đặc biệt ít dùng, kết nối trực tiếp máy chấm công với máy tính thông qua cổng Serial, cấu hình phức tạp, lắp đặt khó khăn khi khoảng cách cable nối ngắn. Máy chấm công kết hợp kiểm soát cửa ra vào. Các bạn có nhu cầu vừa chấm công vừa kiểm soát việc ra vào cửa phòng ban, công ty có thể sử dụng phương án này. Nhiều dòng máy chấm công hỗ trợ kết nối đến các hệ thống khóa điện tử để tiện cho việc nhân viên chấm công thành công sẽ kết hợp mở khóa cửa để vào công ty, phòng ban. Thường loại máy này đắt tiền hơn máy chỉ có chức năng chấm công.

bạn có thể vào đây tham khảo, bên mình đảm bảo giá tốt nhất cho bạn http://thietbitudong.net.vn/may-cham-cong-realand/